Déploiement

Chapitre 2.  Comment compléter le formulaire Exemplarisation automatique dans le cadre d’un déploiement

Les champs sur fond rouge, sont pré-remplis

1ère étape : VOUS IDENTIFIER

Votre ILN est reconnu (en fonction du login utilisé pour vous authentifier). Il apparait pré-saisi dans le cadre « Références de la demande » (en cas d’erreur contacter notre service assistance) :

Il faut vous identifier maintenant en tant que demandeur : saisissez dans le bloc « Demande » une adresse-mail et un n° de téléphone valides.

Dans ce bloc, le statut de la demande doit être précisé. 2 valeurs sont proposées dans le menu déroulant :

En saisie : vous permet de compléter votre demande comme bon vous semble, en plusieurs fois. Les données sont sauvegardées. Ce n’est que lorsque vous la basculerez en statut "demandé" que celle-ci sera validée et envoyée pour traitement à l’ABES.

Demandé : ce statut valide définitivement votre demande auprès de nos services. Aucune modification ne pourra y être apportée ultérieurement.

2ième étape : DONNER DES PRÉCISIONS

Un bloc « Boîte de dialogue » permet la saisie libre des précisions, spécifications liées à votre demande, à destination de l’ABES.

Vous pouvez ensuite choisir les options suivantes concernant votre demande :

3ième étape : DÉPOSER UN FICHIER

Enfin vous devez obligatoirement charger un fichier au format .txt (Bouton Attacher des fichiers, puis parcourir les répertoires de votre ordinateur et sélectionner le fichier voulu avant de cliquer sur Ouvrir)

Chaque fichier est testé avant de pouvoir être déposé, un message d’erreur vous indiquera éventuellement sur quelle ligne le fichier n’est pas conforme.

A savoir ! Pour charger d’autres fichiers, il suffit de cliquer à nouveau sur le bouton Attacher des fichiers

Vous devez ensuite, sur l’écran d’enregistrement de votre fichier, indiquer ces spécifications :

Nom : Nom du fichier que vous venez de déposer

Index de recherche : choisir sur quel index sera effectué l’exemplarisation de ce fichier

Structure du fichier : par défaut la structure standard vous est présentée, choisir Autre si elle ne correspond pas à votre fichier sans oublier d’indiquer dans la zone prévue à cet effet la structure que vous avez privilégiée :

Enfin, indiquez le n° RCR pour lequel cette exemplarisation est demandée, le nombre de notices concernées et le code peb à associer aux exemplaires :

Lors de l’enregistrement de votre demande, le système procèdera à un contrôle de cohérence entre le fichier chargé et l’index de recherche spécifié.

Un message d’erreur vous indiquera éventuellement ce qui ne va pas.

Le nom de votre fichier sera modifié afin de simplifier le traitement (le nom initial de votre fichier est mentionné entre parenthèses).

4ième étape : ENREGISTRER LA DEMANDE

Enregistrez votre saisie en cliquant sur le bouton situé en haut et en bas du formulaire.

En fonction du statut attribué à la demande lors de la 1ère étape (bloc « Demande »), le bouton ENREGISTRER aura 2 conséquences différentes :

Tant que la demande est en statut « En saisie » : cliquer sur le bouton ENREGISTRER ne fait que sauvegarder les données renseignées, pour éventuellement les compléter ultérieurement. La demande n’est pas prise en compte et n’est pas traitée par l’ABES.

Lorsque la demande est en statut «Demandé » : cliquer sur le bouton ENREGISTRER entraîne la prise en compte de la demande et le début de son traitement par l’ABES.

Le statut « Demandé » est donc à utiliser lorsque vous êtes assurés que la demande est complète, que le ou les fichiers sont bien valides et correctement déposés.

Pour annuler la saisie cliquer sur (présent en haut et en bas du formulaire).