Date de création du document : 2013-09-30
Date de dernière mise à jour du document : 2014-05-28

Signalement rétrospectif des thèses dans le Sudoc : procédure pour l'attribution d'un numéro national de thèse (NNT)

Introduction

1. De quoi est composé un numéro national de thèse (NNT) ?

2. Comment procéder lorsqu'on ne connaît pas le code court de l'établissement de soutenance ?

3. Comment procéder lorsqu'on ne connaît pas le NNT ?


3.1 Si l'on est la bibliothèque de l'établissement de soutenance

3.2 Si l'on n'est pas la bibliothèque de l'établissement de soutenance et qu'on a besoin d'un NNT

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Introduction

La présence d'un numéro national de thèse (NNT) en 029 est obligatoire dans la notice de thèse. Il constitue un identifiant unique pour chaque thèse. C'est de plus un élément fondamental pour que cette thèse soit visible dans le moteur de recherche theses.fr, lorsqu'elle entrera dans son périmètre (ce qui devrait être le cas, à terme, pour toutes les thèses de doctorat françaises).

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1. De quoi est composé un numéro national de thèse (NNT)?

Le numéro national de thèse (NNT) est construit de la façon suivante :

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2. Comment procéder lorsqu'on ne connaît pas le code court de l'établissement de soutenance ?

C'est le cas lorsqu'un établissement de soutenance ne correspond pas à l'établissement actuel (cas fréquent avant les années 70) pour le signalement rétrospectif par exemple. Dans ce cas :

  1. Vérifier la liste des codes courts publiés par l'ABES.

  2. Si l'établissement et le code court n'y figurent pas, (cas notamment des thèses soutenues avant les années 1970 dans des établissements ayant disparu ou évolué), l'établissement de soutenance (ou plutôt son descendant) contacte l'ABES via le guichet d'assistance Sudoc espace pro (domaine "Autres" ; objet du message "Demande de code court NNT") et fournit les 2 éléments suivants :

  3. L'ABES crée un code court et le libellé à indiquer dans la note de thèse, qu'elle communique ensuite en réponse à l'établissement demandeur. Ces éléments sont également ajoutés dans le Guide Méthodologique.

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3. Comment procéder lorsqu'on ne connaît pas le NNT ?

3.1 Si l'on est la bibliothèque de l'établissement de soutenance

On crée un NNT sur le modèle décrit plus haut, même dans le cas d'une rétroconversion ou d'un catalogage rétrospectif, en veillant à son unicité à l'échelle de l'établissement ainsi qu'à l'échelle nationale.
Pour vérifier cette unicité il est indispensable de balayer l'index NUM

Par exemple pour vérifier les thèses de 1999 soutenues à l'Université de Valenciennes on effectuera la commande : BAL NUM 1999VALE

3.2 Si l'on n'est pas la bibliothèque de l'établissement de soutenance et qu'on a besoin d'un NNT

C'est le cas par exemple lors d'un catalogage rétrospectif, d'une rétroconversion sur fiches assurée en interne (par des personnels titulaires et/ou vacataires) ou d'une rétroconversion sur fiches assurée par un prestataire.
Il existe plusieurs possibilités qui supposent toujours une communication directe entre les deux établissements et un suivi de l'ajout des NNT (sinon risque de doublons).
Dans tous les cas, prendre contact au préalable avec les correspondants catalogage ou les coordinateurs Sudoc :

    ATTENTION : Dans le cas où l'établissement B (établissement de soutenance) n'a pas en sa possession la version originelle (le doctorant n'a jamais déposé son manuscrit auprès de l'établissement B).

    L'établissement A devra signaler l'exemplaire en sa possession comme une reproduction de la thèse originelle selon les modalités suivantes :

    • pas de NNT
    • une sous-zone 105$bv
    • une sous-zone 328$zReproduction de
    • une note mentionnant 301 ##$aCette notice a été créée dans le cadre d'une opération de signalement rétrospectif à partir d'un exemplaire qui n'a pas servi à la soutenance et ne porte donc pas de numéro national de thèse

    Si un jour l'établissement B (établissement de soutenance) obtient, numérote et signale son exemplaire originel, 2 solutions s'offrent à lui :

    • Cas n°1 : il est certain que son exemplaire de soutenance est identique à l'exemplaire détenu par l'établissement A qui a catalogué un exemplaire qui n'a pas servi à la soutenance. Il doit alors :
      • s'exemplariser sous la notice déjà créée
      • ajouter le NNT
      • modifier la sous-zone 105$bv en 105$bm
      • modifier la sous-zone "328$zReproduction de" en "328$bThèse de doctorat"
      • supprimer la note 301 dans la notice de reproduction "

    • Cas n°2 : il est certain que son exemplaire de soutenance est différent de l'exemplaire détenu par l'établissement A qui a catalogué un exemplaire qui n'a pas servi à la soutenance. Il doit alors :
      • créer sa propre notice de thèse originelle
      • avec un NNT
      • avec sous-zone 105$bm
      • avec sous-zone 328$bThèse de doctorat
      • lier cette nouvelle notice à la notice de reproduction avec une zone 456 et faire le lien réciproque 455 dans la notice de reproduction
    • En cas de doute l'établissement B doit systématiquement appliquer le cas n°2

      NB : La bibliothèque qui procède à une rétroconversion à partir d'un exemplaire qui n'a pas servi à la soutenance n'a pas à se poser ces questions ; celles-ci relèvent de la bibliothèque de l'établissement de soutenance.

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RAPPEL : Pour toute question relative à cette procédure, merci d'utiliser le guichet d'assistance de l'ABES : Sudoc (espace pro)
Domaine : Autres
Objet : "Demande de code court NNT"

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