Date de création du document : 2003-10-23
Date de dernière mise à jour du document : 2018-04-18

Conversions rétrospectives en ligne dans le Sudoc : règles de comparaison des notices et règles particulières

L'objet de cette fiche est de donner des éléments objectifs pour le choix entre localisation sous une notice existante et création d'une nouvelle notice lors de rétroconversions faites en ligne à partir de fichiers imprimés ou informatisés, sans recours au document.
Ces règles ne s'appliquent pas à la comparaison de deux notices déjà présentes dans le Sudoc et que l'on soupçonne d'être des doublons. Pour ce cas, voir la fiche Règles de dédoublonnage

1 - Principes de base


1.1 - ISBN
   

1.2 - Titre et mention de responsabilité : cas des congrès et plus généralement des noms d'auteurs liés grammaticalement au titre
   

1.3 - Mention d'édition

1.3.1 - Mention d'édition française

1.3.2 - Cas des éditions étrangères

1.3.3 - Cas des reproductions en fac-similé
   

1.4 - Adresse bibliographique

1.4.1 - Lieu de publication, production, diffusion/distribution, fabrication

1.4.2 - Nom de l'éditeur, du producteur, du diffuseur/distributeur, du fabricant

1.4.3 - Date de publication, production, diffusion/distribution, copyright, fabrication
   

1.5 - Collation

1.5.1 - Ecart de pagination

1.5.2 - Présentation différente de la pagination
   

1.6 - Collection
   

1.7 - Vedette auteur : prénoms et initiales

2 - Règles particulières


2.1 - Ouvrages en plusieurs volumes : cas des fiches comportant du catalogage à niveaux

2.1.1 - Le niveau 2 comporte un titre pour chaque volume

2.1.2 - Le niveau 2 correspond à des divisions chronologiques ou alphabétiques
   

2.2 - Choix entre plusieurs notices assurant la correspondance

2.2.1 - Tirages, réimpressions et éditions

2.2.2 - Notices doublons
   

2.3 - Livre ancien

2.3.1 - La conversion rétrospective directe est possible par localisation ou création

2.3.2 - Une préparation des notices est indispensable
   

2.4 - Création des liens

2.4.1 - Accès auteurs personnes physiques ou collectivités

2.4.2 - Accès collection

2.4.3 - Accès titres uniformes

3 - Zone locale d'identification

Haut de pagehaut de page

 

1 - Principes de base

Si une notice existe déjà dans le Sudoc pour le document décrit par la fiche, il suffit de créer un exemplaire sous la notice Sudoc ; dans le cas contraire, il faut créer une nouvelle notice. Mais les informations qui figurent sur les fiches à rétroconvertir sont souvent succinctes ou peu fiables, et la comparaison avec les notices présentes dans le Sudoc n'est pas aisée. Le présent document établit les cas où les différences doivent conduire à la création d'une nouvelle notice dans le Sudoc et ceux où elles ne sont pas jugées assez significatives et autorisent la localisation sous une notice déjà présente. Dans les tableaux ci-dessous, " 1re " et " 2e " notice désignent donc la notice présente dans le Sudoc et la notice à rétroconvertir (sans notion d'ordre).

Les éléments bibliographiques devant être identiques sont inclus dans les zones et sous-zones suivantes :

La similitude de l'ensemble de ces éléments constitue le principe du choix des notices

Haut de pagehaut de page

 

1.1 - ISBN

L'ISBN est un numéro unique attribué depuis 1970 à un document imprimé, parfois de façon rétroactive, selon la norme ISO 2108. Chaque nouvelle édition d'un ouvrage entraîne l'attribution d'un nouvel ISBN. Il peut arriver cependant, en raison d'erreur d'attribution par l'éditeur, de trouver le même ISBN pour deux ouvrages.

L'ISBN est souvent absent des fiches à rétroconvertir, surtout dans les débuts de l'adoption de ce numéro dans les règles de catalogage.

Par ailleurs, les différents tirages d'un même ouvrage doivent en principe porter le même ISBN, même s'ils ont des dates différentes. Certains éditeurs dérogent cependant à cette règle (cf. § 2.2.1)

On ne peut pas considérer que les deux notices sont semblables sur le seul critère de l'ISBN. Il faut toujours vérifier que les autres critères correspondent (titre, auteur, éditeur...)

Haut de pagehaut de page

 

1.2 - Titre et mention de responsabilité : cas des congrès et plus généralement des noms d'auteurs liés grammaticalement au titre

1ère notice 2ème notice
Actes / du Congrès de... Actes du Congrès de ...
le nom de l'auteur ne figure pas dans le titre : Œuvres complètes le nom de l'auteur est compris dans le titre : Œuvres complètes de Voltaire
Lettres / de Joséphine Cèdre-Chastedive à Léonce Pain Lettres de Joséphine Cèdre-Chastedive à Léonce Pain

on considère les deux notices comme semblables

Haut de pagehaut de page

 

1.3 - Mention d'édition

1.3.1 - Mention d'édition française

1ère notice 2ème notice
mention d'édition aucune mention d'édition
mention 1ère édition aucune mention d'édition
mention édition revue... mention 2ème édition

on considère les deux notices comme semblables

Haut de pagehaut de page

 

1.3.2 - Cas des éditions étrangères

1ère notice 2ème notice
si la mention d'édition contient un qualificatif (verbesserte, neue, new,...) si la mention d'édition ne contient qu'un n° et l'équivalent du mot " édition " :
  • Aufl., Ausg. (allemand)
  • ed. (anglais et autres langues)
  • opl. (danois)
  • kiad. (hongrois)
  • uitg. (néerlandais)
  • oppl. (norvégien)
  • wyd. (polonais)
  • izd. (serbo-croate)
  • vyd. (slovaque, tchèque)
  • uppl., utg. (suédois)
  • on ne considère pas les deux notices comme semblables

    Pour les documents publiés en Espagne et en Italie, cf. § 2.2.1

    Haut de pagehaut de page

     

    1.3.3 - Cas des reproductions en fac-similé

    Lorsque l'une des deux notices porte la mention "reprod. en fac-sim" (ou une autre formulation équivalente) dans la mention d'édition (205 ) et/ou dans la note de fac-similé (324) même si tous les autres éléments sont identiques

    on ne considère pas les deux notices comme semblables

    Haut de pagehaut de page

     

    1.4 - Adresse bibliographique

    1.4.1 - Lieu de publication, production, diffusion/distribution, fabrication

    1ère notice 2ème notice
    mention S.l. ou Lieu de publication inconnu lieu d'édition présent avec ou sans crochets

    on considère les deux notices comme semblables

    Plusieurs lieux d'édition

    1ère notice 2ème notice
    plusieurs lieux un seul lieu

    on considère les deux notices comme semblables

    Haut de pagehaut de page

     

    1.4.2 - Nom de l'éditeur, du producteur, du diffuseur/distributeur, du fabricant

    1ère notice 2ème notice
    mention s.n. ou Nom de l'éditeur inconnu nom de l'éditeur présent ou entre crochets

    on considère les deux notices comme semblables

    1.4.2.1 - Plusieurs noms d'éditeurs

    1ère notice 2ème notice
    plusieurs éléments un seul éditeur

    on considère les deux notices comme semblables

    1.4.2.2 - Si les mentions d'éditeurs ne sont pas identiques parce que l'un est subordonné à l'autre

    1ère notice 2ème notice
    éditeur X éditeur Y (subordonné à X)

    on considère les deux notices comme semblables

    1.4.2.3 - Collectivités éditrices abrégées

    1ère notice 2ème notice
    édition X nom de la collectivité éditrice : X
    ex : édition du CNRS Ex : CNRS

    on considère les deux notices comme semblables

    Haut de pagehaut de page

     

    1.4.3 - Date de publication, production, diffusion/distribution, copyright, fabrication

    1.4.3.1 - Pas de mention de date

    1ère notice 2ème notice
    mention s.d. ou Date de publication inconnue mention de date entre crochets ou entre parenthèses : [1900] ou 190? ou ca 1900 ou 19?? ou [19..] ou mention de date en note

    on considère les deux notices comme semblables

    1ère notice 2ème notice
    mention s.d. ou Date de publication inconnue pas de date

    on considère les deux notices comme semblables

    Dans ce cas, il est nécessaire de vérifier sur l'ouvrage la date de publication, et si l'ouvrage lui-même est sans date, d'évaluer au moins le siècle de publication (exemple 18..), afin de compléter la notice (cf. § 2.3)

    1.4.3.2 - Dates différentes

    on considère les deux notices comme semblables

    Lorsqu'il s'agit d'impressions différentes de la même édition, voir § 2.2.1

    1.4.3.3 - Date ouverte, dates multiples fermées

    1ère notice 2ème notice
    1980- 1980-1985

    on considère les deux notices comme semblables

    Haut de pagehaut de page

     

    1.5 - Collation

    1.5.1 - Ecart de pagination

    A condition que tous les autres éléments entrent dans le cadre des principes de base, deux notices sont considérées comme semblables :

    Haut de pagehaut de page

     

    1.5.2 - Présentation différente de la pagination

    1ère notice 2ème notice
    1 vol. mention pagination multiple plusieurs séquences de pages : 52, 23, 10 p., ou le total entre crochets : [86] p.
    1 vol. sans mention de pagination nombre de pages entre crochets : [50] p.
    X vol. en 1 : 3 vol. en 1

    X séquences de pages : 215, 127, 208 p.

    on considère les deux notices comme semblables

    Haut de pagehaut de page

     

    1.6 - Collection

    Les mentions de collection doivent être identiques et présentes dans les deux notices pour qu'on puisse considérer les deux notices comme semblables.

    Les numéros dans la collection doivent être identiques pour qu'on puisse considérer deux notices comme semblables.

    Cependant, si :

    1ère notice 2ème notice
    un n° de collection pas de mention de n°

    on considère les deux notices comme semblables

    1ère notice 2ème notice
    collection avec mention de responsabilité collection sans mention de responsabilité

    on considère les deux notices comme semblables

    1ère notice 2ème notice
    collection avec mention de responsabilité mention de responsabilité seule

    on considère les deux notices comme semblables

    1ère notice 2ème notice
    plusieurs mentions de collection une seule mention identique à une des autres

    on considère les deux notices comme semblables

    1ère notice 2ème notice
    mention de collection principale et de sous-collection seule mention de collection principale

    on considère les deux notices comme semblables

    1ère notice 2ème notice
    mention de collection principale et de sous-collection seule mention de sous-collection

    on considère les deux notices comme semblables

    Haut de pagehaut de page

     

    1.7 - Vedette auteur : prénoms et initiales

    Dans le cas d'initiales correspondant à la première lettre des prénoms d'une part, et de prénoms développés d'autre part, si tous les autres éléments entrent dans le cadre des principes de base, on considère les deux notices comme semblables.

    1ère notice 2ème notice
    initiales des prénoms prénoms développés (conforme aux initiales)

    on considère les deux notices comme semblables

    Haut de pagehaut de page

     

    2 - Règles particulières

    2.1 - Ouvrages en plusieurs volumes : cas des fiches comportant du catalogage à niveaux

    : Sur ces fiches, le niveau 1 comporte les mentions communes à tous les volumes et le niveau 2, les mentions spécifiques à chaque volume.

    2.1.1 - Le niveau 2 comporte un titre pour chaque volume

    Choisir les notices décrivant chacun des volumes, et jamais une notice globale à la place d'une notice décrivant un volume.

    2.1.1.1 - Titre significatif

    Le titre significatif du niveau 2 doit être comparé à celui figurant dans la zone 200 $a et le titre général à celui figurant dans la zone 461 $t de la notice décrivant le volume.

    2.1.1.2 - Titre dépendant

    Si le titre est dépendant, l'ensemble titre général + titre dépendant doit être comparé à la zone 200 $a , $h , $i , et le titre général seul à la zone 461 $t de la notice décrivant chaque volume. Dans ce cas, la zone 200 est structurée comme suit :

    $a@Titre général….$h$ititre dépendant

    Nota Bene :

  • Il est possible cependant de trouver des ouvrages en plusieurs volumes ayant chacun un titre particulier, mais catalogués avec une seule notice décrivant l'ensemble.
  • Il est possible de trouver le titre général en mention de collection.
  • Si les notices décrivant chaque volume ne sont pas trouvées, mais si une notice globale comportant une zone de dépouillement (327) est trouvée, ne pas choisir la notice, même si l'un des volumes est cité en 327.

    Haut de pagehaut de page

     

    2.1.2 - Le niveau 2 correspond à des divisions chronologiques ou alphabétiques

    Si le titre du niveau 2 ne contient que des divisions chronologiques ou alphabétiques, on choisit la notice décrivant l'ensemble.

    Le titre général figurant dans le niveau 1 de la fiche papier doit être comparé à la zone 200 de la notice générale. Le détail des volumes décrit au niveau 2 doit être comparé à la zone 327, le nombre de volumes et le nombre de pages à ceux figurant dans la zone 215.

    choisir la notice

    ne pas choisir la notice

    Haut de pagehaut de page

     

    2.2 - Choix entre plusieurs notices assurant la correspondance

    2.2.1 - Tirages, réimpressions et éditions

    Dans l'annexe B de la norme Z 44-050, on trouve la définition suivante de la notion de "tirage" (qui recouvre a priori la même réalité que la notion de "retirage" ou d'"impression") :

    Le "tirage" est défini comme l'ensemble des exemplaires d'une monographie tirés en une seule fois ou en une seule opération à partir de la même composition typographique ou à partir d'une même matrice. On peut donc considérer la notion de "tirage" comme un sous-ensemble de la notion d'"édition", recouvrant à chaque fois une même réalité bibliographique.

    Un tirage différent ou un retirage ne saurait donc justifier, dans le Sudoc, la création d'une notice bibliographique distincte.

    on considère les deux notices comme semblables

    On met dans la zone de l'adresse (219 $d) et dans la zone 100 la date la plus ancienne, et on ajoute la date la plus récente en zone 305 (305 ##$aAutre(s) tirage(s) : [année]) ; on peut de surcroît signaler la date du tirage possédé par la bibliothèque dans les données d'exemplaires (E316)

    On peut trouver dans le Sudoc une seule et même notice qui comporte différents ISBN, si l'éditeur a indûment attribué un nouvel ISBN au nouveau tirage. Les ISBN sont alors suivis de la mention du tirage en 010 $b

    Exemple 010 ##$aa2-86847-658-9$bbtirage 2002

    on crée une nouvelle notice.

    Cas des ouvrages brochés et reliés

    La mention de "broché" ou "relié" n'est pas un critère à prendre en compte pour établir que les deux notices sont différentes.

    Haut de pagehaut de page

     

    2.2.2 - Notices doublons

    2.2.2.1 - Notices "candidats doublons" (statut "B")

    Si la notice convoitée a le statut "B" (zone 008 position 3), il est impossible de se localiser tout de suite. La bibliothèque doit décider si cette notice est un doublon ou non de celle à laquelle elle est liée par la zone 024. Voir règles de dédoublonnage.

    2.2.2.2 - Notices doublons (en statut autre que "B" et comportant une zone 024)

    Si la notice convoitée n'a pas le statut "B" mais comporte une zone 024 qui pointe vers une autre notice en $3, il faut se localiser sous la notice indiquée en $3.

    2.2.2.3 - Notices doublons (en statut autre que "B" et ne comportant pas de zone 024)

    Si plusieurs notices décrivent le même document, il faut choisir la plus riche ou la plus correcte, quelle qu'en soit l'origine.

    Haut de pagehaut de page

     

    2.3 - Livre ancien

    On considère comme livre ancien tout ouvrage antérieur à 1811.

    2.3.1 - La conversion rétrospective directe est possible par localisation ou création,

    lorsqu'on est en présence de notices dactylographiées respectant la norme ISBD ou la norme AFNOR livres anciens. Si les fiches à rétroconvertir sont trop succinctes, il faudra recourir soit à une préparation des fiches soit au re-catalogage livre en main.

    Haut de pagehaut de page

     

    2.3.2 - Une préparation des notices est indispensable

    C'est le cas d'anciennes notices papier manuscrites ou dactylographiées très peu précises, où la conversion rétrospective en l'état dans le Sudoc ne nous semble pas possible, l'imprécision des notices ne permettant pas d'identifier l'édition.

    2.3.2.1 - Date

    Vérifier et compléter toutes les notices sans date qui comportent en zone d'adresse, (s.d. ou s.l.n.d ou [s.l. : s. n. : s.d.]).

    La notice doit impérativement comporter en zone 100 une date approximative, au minimum au siècle près : 15XX, 16XX, 17XX, 18XX, 19XX, 20XX, ou à la décennie près : 155X, 181X.

    En zone 219 $d, on indiquera entre crochets une date supposée ou approximative , par exemple [vers 1550] ou [164.] ou [16..].

    Des notices non datées ne peuvent être acceptées dans le Sudoc qui rassemble des ouvrages de tous les siècles.

    2.3.2.2 - Collation

    Elle est importante, dans le livre ancien, pour distinguer différentes éditions, émissions, impressions, qui doivent faire l'objet de notices séparées. Dans des notices anciennes la collation est souvent très imprécise. Il est conseillé de restituer la collation, autant que faire se peut.

    2.3.2.3 - Notes

    Particularités d'exemplaires :

    Haut de pagehaut de page

     

    2.4 - Création des liens

    La création des liens auteurs et titres avec les notices d'autorité ou de collection du Sudoc est requise dans les notices bibliographiques créées.

    2.4.1 - Accès auteurs personnes physiques ou collectivités

    Zones UNIMARC 7XX des notices bibliographiques.

    En cas de création de notice, les zones 7XX doivent être saisies en appliquant les règles AFNOR de rédaction des accès auteurs, et non pas en copiant le contenu de la fiche.

    Haut de pagehaut de page

     

    2.4.2 - Accès collection

    Zone UNIMARC 410 des notices bibliographiques.

    En cas de création de notice, une zone 410 doit être insérée, identique à la zone 225, et le lien à la notice de collection doit être fait.

    Si la notice de collection n'existe pas dans le Sudoc, le texte est conservé en zone 410.

    Haut de pagehaut de page

     

    2.4.3 - Accès titres uniformes

    Zone UNIMARC 500 des notices bibliographiques.

    En cas de création de notice, chercher dans le Sudoc la notice correspondante et faire le lien. Si la notice autorité n'est pas dans le Sudoc, laisser le texte de la fiche.

    Haut de pagehaut de page

     

    3 - Zone locale d'identification : zone 991

    Lors de tout chantier de signalement rétrospectif, que celui-ci soit fait par la bibliothèque elle-même, ou qu'il soit confié à un prestataire, la zone 991 doit être renseignée selon les prescriptions ci-dessous.

    On entend par :

    La notion de "rétrospectif" s'applique aux documents entrés dans le fonds de la bibliothèque au minimum 5 ans avant l'année en cours, ou faisant partie d'un fonds déjà constitué au moment où celui-ci intègre les collections de la bibliothèque. L'année de publication du document n'est pas un critère d'éligibilité à la notion de signalement rétrospectif (un document publié en 1913 pouvant être acquis par don, échange, achat, etc. en 2013, et entrer dans les opérations de catalogage courant).

    Par ailleurs, ne sont pas considérées comme du signalement rétrospectif les opérations suivantes :

    La zone 991 est utilisée dans le but de retrouver les notices de signalement rétrospectif : elle est indexée localement, c'est-à-dire par ILN (index INL) et invisible du public. Elle permet d'identifier les notices de rétroconversion ou de catalogage rétrospectif, de vérifier, par ILN, les notices traitées dans le Sudoc pour chaque type d'opération (localisation ou création), de distinguer celles qui font l'objet d'un financement ABES, et de connaître la date du traitement.

    La zone contient obligatoirement une sous-zone $a et peut être suivie d'une sous-zone $b.

    Remarques sur le contenu de la zone

    $a Elément d'entrée

    Il comporte les éléments d'information suivants :

    La sous-zone $a doit IMPERATIVEMENT être structurée selon l'ordre ci-dessous, chaque information étant séparée de la précédente par un tiret, sans espace (voir exemples 1 à 5).

    $b Subdivision :

    Dans cette sous-zone, peut être ajoutée toute information nécessaire à la bibliothèque et/ou au prestataire.

    991 ##$a[...]$b[Numéro du bon de commande et/ou du lot](facultatif)-[Numéro identifiant de la fiche](facultatif)-[Informations complémentaires] (facultatif)
     
    Parmi les informations complémentaires, les bibliothèques bénéficiaires de financement ABES peuvent indiquer sur quelle année de crédits porte le signalement rétrospectif. Dans ce cas, pour que la recherche et l'indexation fonctionnent, il faut saisir ces informations sous la forme concaténée suivante :
    991 ##$a[...]$bcrédits ABES[AAAA] ([AAAA] représentant l'année, voir exemple 5 ci-dessous).
     
    Les sous-zones $a et $b de la zone 991 sont indexées dans l'index "INL", index par mots. Chaque bibliothèque peut donc effectuer une recherche sur l'année, toujours présente dans la zone, ou sur un fonds, un lot particulier, ou tout autre élément identifié en $a ou $b.
    Les établissements qui souhaitent identifier les opérations de signalement rétrospectif pour un RCR ou un fonds particulier d'un ILN doivent saisir cette information (n° RCR ou intitulé du fonds) à la fin du $a ou en $b (voir exemples ci-dessous).

    Exemples

    Exemple 1
    Rétroconversion faite par un prestataire, sans financement de l'ABES :
    991##$aRETRO-2011-[Nom du prestataire]-CRE SAI-Fonds russe$bBC11/2 lot 01-258
    (CHE INL retro 2011 cre russe bc11/2)
     
    Exemple 2
    Catalogage rétrospectif fait par un prestataire, avec financement de l'ABES :
    991##$aCatalogage rétrospectif-2012-FINANCEMENT ABES-[Nom du prestataire]-LOC-Littérature 19e siècle$bBC26
    (CHE INL catalogage rétrospectif 2012 financement abes loc littérature 19e bc26)
     
    Exemple 3
    Rétroconversion faite par la bibliothèque, sans financement de l'ABES :
    991##$aRETRO-2011-LOC-Bibliothèque langues slaves$bThèses
    (CHE INL retro 2011 thèses slaves)
    ou
    991 ##$aRETRO-2011-CRE DER
    (CHE INL retro 2011 cre der)
     
    Exemple 4
    Rétroconversion faite par la bibliothèque, avec financement de l'ABES :
    991##$aRETRO-2012-FINANCEMENT ABES-CRE SAI$bRCR 341722199
    (CHE INL retro 2012 financement abes 341722199)
     
    Exemple 5
    Rétroconversion faite par la bibliothèque en 2013, sur des crédits accordés par l'ABES en 2012 :
    991##$aRETRO-2013-FINANCEMENT ABES-CRE DER$bcrédits ABES2012
    (CHE INL retro 2013 financement abes crédits abes2012)
     

    Haut de pagehaut de page