Date de création du document : 29/05/2000
Date de dernière mise à jour du document : 15/10/2009

Règles de catalogage des données d'exemplaires - Généralités


Les objectifs

Qu'est-ce qu'un exemplaire?

Les différentes options de catalogage

Le choix d'une option

Le format de saisie des données d'exemplaire

La zone 999

Données requises

Les objectifs

Les pratiques en matière de catalogage des données d'exemplaire du Système universitaire de documentation sont dictées par un double souci :

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Qu'est-ce qu'un exemplaire?

Les acceptions du terme "exemplaire" varient suivant les systèmes informatiques et suivant les règles de catalogage. Elles sont de toute façon étroitement liées aux éléments descriptifs bibliographiques d'une part, et d'autre part au traitement des exemplaires dans les bibliothèques elles-mêmes, par exemple dans le module de prêt d'un système local.

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Les différentes options de catalogage

Le système universitaire n'a pas vocation à se substituer à la gestion dans un système informatique local de (notamment) l'identification et la circulation de tout ou partie des exemplaires conservés, et son but n'est pas non plus de se substituer en l'espèce aux catalogues locaux, si les bibliothèques ne le souhaitent pas.

De ce fait, le format de saisie des données d'exemplaire, et les règles de catalogage afférentes, ont été conçues d'une manière suffisamment souple mais aussi suffisamment spécifique pour qu'on puisse au choix cataloguer dans le Sudoc :

  1. le minimum d'informations pour un exemplaire identifié d'un document décrit de manière ou non univoque (voir la fiche Catalogage des monographies en plusieurs volumes) par la notice bibliographique à laquelle la notice d'exemplaire est liée.

    Cette option doit être utilisée dans le cas où la bibliothèque souhaite simplement indiquer qu'elle possède au moins un exemplaire d'un document donné, se réservant de saisir dans son système local l'intégralité des informations descriptives de cet exemplaire, et de tous les autres possédés.

  2. la totalité des informations disponibles pour au moins un exemplaire.

    Cette option doit être utilisée notamment dans le cas où l'ensemble des exemplaires conservés a les mêmes caractéristiques, sans que la bibliothèque éprouve le besoin de signaler exhaustivement le nombre d'exemplaires conservés, par exemple dans le cas d'ouvrages courants possédés en un grand nombre d'exemplaires, ou d'ouvrages possédés en plusieurs exemplaires dont un seul peut être utilisé pour le prêt entre bibliothèques, etc. stockés au même endroit.

    Remarque: le format de saisie ne prévoit pas de gérer la notion de nombre d'exemplaires. Elle peut cependant, si les bibliothèques le souhaitent, être incluse dans la zone 999

  3. le minimum d'informations pour tout ou partie des exemplaires, dans la limite de 99 exemplaires par ILN.

    Cette option doit être utilisée par exemple dans le cas où la bibliothèque souhaite générer, lors de la restitution de sa production dans son système local, autant de notices d'exemplaire que d'exemplaires effectifs, mais en se réservant d'y ajouter des informations spécifiquement locales.

  4. le maximum d'informations pour tout ou partie des exemplaires, dans la limite de 99 exemplaires par ILN.

    Cette option doit être utilisée par exemple dans le cas où la bibliothèque, n'étant pas encore équipée d'un système local, souhaite utiliser le Sudoc comme substitut de catalogue local.

    Il n'est pas possible, dans la première phase de production du catalogue, d'imposer aux bibliothèques le choix de telle ou telle des options listées ci-dessus. Néanmoins, l'Abes privilégie la mise en oeuvre de l'option 3, la plus à même d'assurer une utilisation pertinente du prêt entre bibliothèques.

    Dans tous les cas, le système conservera, au moins dans les premières années de son utilisation, l'ensemble des informations saisies, modifiées et mises à jour concernant les données d'exemplaire, y compris celles figurant dans la zone 999 mentionnée plus bas.

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Le choix d'une option

Il paraît logique de considérer que, si chaque bibliothèque (sous réserve d'examen des problèmes de cohérence au sein d'un établissement partageant le même système local pour plusieurs bibliothèques par exemple) conserve une liberté de choix entre les options ci-dessus définies, elle devra assurer une uniformité dans la saisie des données d'exemplaire de ses collections ; en d'autres termes, il ne devra pas être possible d'utiliser plusieurs des options ci-dessus pour une bibliothèque donnée, sauf pour les données considérées comme obligatoires.

De la même manière, dans le cas où la bibliothèque souhaitera faire mettre à jour, du local vers le central, les données d'exemplaire de ses collections signalées dans le Sudoc, via le format d'échange des données d'exemplaire, elle devra le faire en limitant les informations pour des exemplaires ajoutés ou modifiés à celles effectivement saisies pour les exemplaires déjà présents, là encore de façon à assurer, pour une bibliothèque donnée, une cohérence dans la nature et la consistance des données d'exemplaire conservées.

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Le format de saisie des données d'exemplaire

Le format de saisie des données d'exemplaire, largement inspiré du format d'échange élaboré en commun par la Bibliothèque nationale de France, la sous-direction des bibliothèques, la Direction du livre et de la lecture et l'Abes, a été conçu de manière suffisamment détaillée pour répondre aux principaux besoins en matière de saisie des données d'exemplaire, tant pour ce qui est de leur gestion en central que pour ce qui est de leur gestion dans un système local (dans le cas où les établissements choisiraient l'option 2/ ou l'option 4/ notamment).

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La zone 999

Consciente cependant que ce format ne peut pas répondre de manière spécifique aux besoins précis de tel ou tel établissement, l'Abes a souhaité ménager dans ce format une zone 999 comprenant 26 sous-zones de "a" à "z", traitée comme telle à l'échange, et dans laquelle les bibliothèques peuvent introduire des données qui leur sont propres, sans aucune contraire particulière, autres que la non-répétabilité de chacune des sous-zones $a à $z, à charge pour elles de traiter les informations contenues lors des échanges prévus avec les systèmes locaux et, par conséquent, de faire assurer les conversions ad hoc par les prestataires de leurs systèmes.

Certaines données issues de la reprise figurent déjà en 999. Attention à ne pas utiliser de sous-zones de la reprise (et pas encore nettoyées) pour des informations de nature différente. Les traitements mis en place par les fournisseurs de systèmes locaux décrits ci-dessus perdraient leur sens.

Il est bien clair cependant que les informations contenues dans cette zone 999, si elles peuvent être redondantes, ne doivent pas se substituer à la saisie dans les zones et sous-zones existantes du format de saisie des données d'exemplaire si l'information à saisir y est convenablement traitée : dans le cas contraire, les bibliothèques ne pourraient notamment pas faire prendre en compte convenablement, du local vers le central, la modification de certaines données d'exemplaire.

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Données requises

Le format de saisie des données d'exemplaire ne comprend stricto sensu aucune zone obligatoire.

Les mentions requises se limitent au numéro RCR d'une part, et d'autre part à la nature exacte des possibilités de prêt ou de reproduction de l'exemplaire, à l'aide des valeurs codées mentionnées. Cette information n'a pas vocation à se substituer aux spécifications éventuellement plus précises qui seraient définies dans le module de prêt du système local. Celles-ci doivent être saisies par les bibliothèques qui le souhaitent dans l'une des sous-zones de la zone 999 ou dans une note E319.

La zone 955 concernant les états de collection est requise pour les exemplaires d'une publication en série (confer la norme Z 44-063 et le Manuel de l'ISSN pour la définition d'une publication en série), sauf dans le cas des collections.

Il doit cependant être clair que cette zone n'a pas vocation à se substituer au module de bulletinage des systèmes locaux, et qu'elle ne peut contenir qu'une information synthétique sur les états de collection conservés, conformément aux règles de catalogage propres aux données d'exemplaire. Les bibliothèques doivent en tenir compte notamment lors de la restitution de leur production dans leur système local si, dans le dit système, on pratique par exemple une exemplarisation fascicule par fascicule d'une publication en série.

 

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