La gestion des utilisateurs professionnels des réseaux Sudoc

1.2.  Les droits des utilisateurs Sudoc : récapitulatif des groupes et des habilitations

Dans le Sudoc, chaque identifiant ou login est rattaché à un groupe caractérisé par un ensemble d’habilitations.

Ces habilitations concernent

Un utilisateur du Sudoc dispose de droits et d’accès différents, en fonction du login qu’il utilise.

L’ABES a créé les 13 groupes suivants pour les utilisateurs du réseau Sudoc :

Nom du groupe dans le Sudoc

Code de l’identifiant

WinIBW

Bases accessibles

Autres outils et services accessibles autour du Sudoc

Habilitation

Gestion

coordinateur

XX

Base SU, Supeb, RCR, bases externes

IdRef

Webstats

SelfSudoc

Exemplarisation automatique

Exports à la demande

Groupe destiné aux  coordinateurs locaux du Sudoc (tous droits de catalogage, droit de gérer tous les logins des utilisateurs de leur établissement)

ABES

crcat

XX

Base SU, Supeb, RCR, bases externes

CIDEMIS

COLODUS

IdRef

Webstats

SelfSudoc

Exemplarisation automatique

Exports à la demande

Groupe destiné aux responsables de centres régionaux du Sudoc-PS (tous les droits de catalogage avec l’usage d’un format de catalogage des données d’exemplaire spécifique).

ABES

vcatalogueur

CA

Base SU, Supeb, RCR, bases externes

CIDEMIS

COLODUS

IdRef

Webstats

Groupe destiné aux professionnels ayant tous les droits de catalogage, y compris celui de verrouiller les notices bibliographiques

Coordinateur local

CERLHPB

CA

Base SU, Supeb, RCR, bases externes, Base CERL

CIDEMIS

COLODUS

IdRef

Webstats

Groupe destiné aux professionnels ayant tous les droits de catalogage, y compris celui de verrouiller les notices bibliographiques, et disposant du droit supplémentaire d’accéder à la base externe CERL. Un login de type CA peut être associé à ce groupe SI ET SEULEMENT SI l’établissement (ILN) a signé la convention ABES-CERL.

ABES

tcatalogueur

TA

Base SU, Supeb, RCR, bases externes

CIDEMIS

COLODUS

IdRef

Webstats

Groupe destiné aux professionnels (correspondants Autorités/Reameau) ayant tous les droits de catalogage, y compris ceux de créer et modifier des notices d’autorités, d’intervenir sur les notices d’autorités de niveau 7, de dédoublonner les notices d’autorités

Coordinateur local

« dédoublonneur habilité par l’ABES »

DED

Base SU, Supeb, RCR, bases externes

COLODUS

IdRef

Webstats

Groupe destiné aux professionnels ayant tous les droits de catalogage, plus celui de dédoublonner les notices bibliographiques

ABES

catalogueur

CB

Base SU, Supeb, RCR, bases externes

CIDEMIS

COLODUS

IdRef

Webstats

Groupe destiné aux professionnels ayant tous les droits de catalogage, sauf celui de verrouiller

Coordinateur local

exemplarisation

CC

Base SU, Supeb, RCR, bases externes

CIDEMIS

COLODUS

Webstats

Groupe destiné aux professionnels habilités à intervenir sur les exemplaires (créer, modifier, supprimer le niveau 2 des notices uniquement).

Pas d’intervention possible sur les notices bibliographiques (niveau 1) et sur les notices d’autorité

Coordinateur local

consultation

LA

Base SU, Supeb et RCR

Webstats

Groupe destiné aux professionnels habilités à consulter le Sudoc via WinIBW, à consulter le service Webstats

Pas de droit de catalogage et de PEB

Coordinateur local

pebprof

PA

Base SU, Supeb et RCR

Webstats

Groupe des professionnels du PEB

Coordinateur local

pebfinal

Nomenclature spécifique

Base Supeb et RCR

Groupe des lecteurs habilités à émettre des demandes préliminaires de PEB

Professionnels du PEB

pebdirect

Nomenclature spécifique

Base Supeb

Groupe des lecteurs habilités à émettre des demandes directes de PEB

Professionnels du PEB

pebdirint

Nomenclature spécifique

Base Supeb

Groupe des lecteurs habilités à émettre des demandes directes et internationales de PEB

Professionnels du PEB

Les habilitations d’un groupe d’utilisateur sont vérifiables par les coordinateurs et les responsables de CR, mais elles ne sont modifiables que par les administrateurs du système (ABES).

AFF¬HAB¬ permet de visualiser les habilitations de son propre groupe.

AFF¬HAB¬ <IDENTIFIANT> permet de visualiser les habilitations d’un identifiant de son ILN.

Voici l’écran correspondant aux habilitations définies par l’ABES pour le groupe « vcatalogueur » :

Explication des champs :

Administrateur base

Réservé aux administrateurs de la base Sudoc (ABES)

Téléchargement

Droit de télécharger des notices bibliographiques de la base de données vers un fichier électronique.

Dédoublonnage

Droit de dédoublonner des notices bibliographiques

Création doublons

Droit d’insérer des notices bibliographiques doubles

Affich. mots indexés

Droit d’afficher les clés des notices bibliographiques (commande AFF¬CLE)

Affich. mises à jour

Droit d’afficher les mises à jour des notices (commande AFF¬MIS)

Création de notices

Droit de créer des données de niveau 0 (notices bibliographiques, notices d’autorité, notices RCR)

Création données locales

Droit de créer des données de niveau 1 (données bibliographiques locales)

Cre exemplaires (sel)

Droit de créer des données de niveau 2 (données d’exemplaire), mais en utilisant les clés de sélection définies pour sa bibliothèque seulement (commande CRE¬EXX)

Cre exemplaires

Droit de créer des données de niveau 2 (données d’exemplaire), sans limitation en ce qui concerne les clés de sélection ; pour pouvoir utiliser cette option, il faut être habilité à utiliser les clés définies pour sa propre bibliothèque (habilitation précédente)

Modif. notices

Droit de modifier des notices au niveau 0 (notices bibliographiques et d’autorité)

Modif. Données locales

Droit de modifier des données de niveau 1 (données bibliographiques locales)

Modif. exemplaires (sel)

Droit de modifier des données de niveau 2 (données d’exemplaire), mais en utilisant les clés de sélection définies pour sa bibliothèque seulement (commande MOD¬EXX)

Mod exemplaires

Droit de modifier des données de niveau 2 (données d’exemplaire), sans limitation en ce qui concerne les clés de sélection ; pour pouvoir utiliser cette option, il faut être habilité à utiliser les clés définies pour sa propre bibliothèque (habilitation précédente)

Supprimer notices

Droit de supprimer des données de niveau 0 (notices bibliographiques et d’autorité)

Suppr. Données locales

Droit de supprimer des données de niveau 1 (données bibliographiques locales)

Suppr. exemplaires (sel)

Droit de supprimer des données de niveau 2 (données d’exemplaire), mais en utilisant les clés de sélection définies pour sa bibliothèque seulement (commande SUP¬EXX)

Sup exemplaires

Droit de supprimer des données de niveau 2 (données d’exemplaire), sans limitation en ce qui concerne les clés de sélection ; pour pouvoir utiliser cette option, il faut être habilité à utiliser les clés définies pour sa propre bibliothèque (habilitation précédente)

Transfert d’exemplaires

Droit de transférer des données d’exemplaire d’une notice bibliographique à une autre

LOC

Droit d’ajouter des localisations dans un exemplaire existant (pertinent dans le cas des états de collection des périodiques surtout)

LIT/LIA

Droit d’utiliser le mécanisme de recherche et liaison automatique des notices d’autorité (touches de fonction et baguette magique)

Réactiver notices suppr.

Droit de « réactiver » des notices après leur suppression logique

Formulaire PEB

Droit d’afficher et remplir un formulaire de demande de PEB

Demandes libres

Droit d’exécuter une demande libre (PEB)

Enregistrer commande

Droit d’enregistrer une demande (PEB)

Dem. internationales

Droit d’enregistrer une demande internationale (PEB)

Sél. dem. envoyées

Droit de sélectionner les demandes enregistrées (PEB)

Sél rappels

Droit de sélectionner les demandes rappelées (PEB)

Sél rés. négatifs

Droit de sélectionner les résultats des demandes envoyées (PEB)

Sél reçues

Droit de sélectionner les demandes reçues (PEB)

Rep demande

Droit de répondre à une demande (PEB)

Enr demande

Droit de transférer une demande (PEB)

Ann demande

Droit d’annuler une demande (PEB)

Ach demande

Droit d’acheminer une demande (PEB)

Demandes directes

Droit d’envoyer directement une demande (PEB)

Affich. fournisseurs

Droit d’afficher la liste des candidats pour une demande (PEB)

Modif. fournisseurs

Droit de modifier la liste des candidats pour une demande (PEB)

Types de documents interdits

Liste des types de documents interdits en création et/ou modification et/ou suppression et /ou validation (statut v). Cette liste correspond aux positions 1 et 2 de la zone 008

Format de catalogage

Liste des formats de catalogage disponibles

Max. statut par type de document

Droits par rapport aux statuts des notices (zone 008, 3ème position) et aux types de document. La zone permet d’indiquer, pour chaque type de document, quel est le statut ‘maximal’ qui peut être attribué aux notices par un utilisateur du groupe.

Exemple : **=v signifie « le statut v peut être attribué aux notices de tous les types de documents » Ex : Aa=y signifie « seul le statut « y » est le statut maximal qui peut être attribué aux notices de monographie (code Aa) »

Tout utilisateur peut visualiser les données de son ou de ses identifiants grâce à la commande AFF USA. Cela lui permet de savoir à tout moment avec quel identifiant il est connecté au Sudoc.

AFF¬USA¬ affiche les données de l’identifiant avec lequel vous êtes connecté au Sudoc. Cette commande WinIBW peut être utilisée par tout identifiant quelque soit son groupe de rattachement.

AFF¬ USA¬<IDENTIFIANT> affiche les données d’un login spécifique. Cette commande WinIBW ne peut être utilisée que par le coordinateur local de l’ILN de rattachement.

Exemple :

AFF¬ USA¬<027CA10>

Groupe

Nom du groupe auquel le login appartient

Identifiant

Login de l’utilisateur

Nom

Nom de l’utilisateur. Ce nom est affiché lors de votre connexion au Sudoc (Message « Bienvenue Nom Prénom »). Cette information est facultative.

Bibliothèque

N°RCR de la bibliothèque auquel est rattaché l’identifiant.

Langue

Langue de l’interface. Dans le Sudoc, la valeur doit toujours être « FR » pour Français, sinon le système ne comprendrait pas les commandes françaises indiquées dans ce manuel.

NB : si l’utilisateur a changé ce paramètre, taper la commande FRA pour revenir à un dialogue en français et modifier à nouveau ce paramètre.

Connexion par défaut à la base

La base de données à laquelle l’utilisateur accédera par défaut lors de sa connexion (facultatif) :

1.1 : base SU (pour le catalogage)

2.1 : base SU Peb (notices localisées)

2.2 : base RCR

Si cette zone est vide, l’écran de choix des 3 bases s’affichera lors de chaque connexion.

Type d’utilisateur

Code désignant un utilisateur professionnel ou final.

- « Professionnel L » pour toute activité de catalogage et administration de la base

- « Utilisateur final » (réservé au PEB)

Identification obligatoire

Attention

Cette case ne doit pas être cochée.

(Attention, lorsque cette case est cochée, l’affichage des listes de notices est affecté ainsi que toute l’activité de catalogage -création, modification, lien-)

Identifiant autorisé

Lorsque la valeur de cette case est Oui, l’utilisateur a le droit de se connecter à la base de données.

Choisir la valeur Non permet de désactiver un login d’utilisateur (équivaut à une suspension de son usage).

Administrateur du catalogue

L’utilisateur a tous les droits de l’administrateur du système de catalogage. Réservé à l’ABES.

Coordinateur local

Réservé au coordinateur local de l’établissement (tous les droits de création, modification d’identifiants)

Tous les identifiants des coordinateurs Sudoc ont donc la case « coordinateur local » cochée, pour tous les RCR de leur établissement. Ce paramètre est utile dans deux autres cas :

  • Les professionnels du PEB (rattachés au groupe « pebprof ») doivent être déclarés « administrateur local» pour pouvoir habiliter des lecteurs à lancer des demandes de PEB à partir de l’interface publique du Sudoc.

  • Si le coordinateur Sudoc décide de déléguer une partie de sa tâche de gestion des utilisateurs à une tierce personne, il devra cocher cette case à l’identifiant correspondant.

Statistiques sur l’utilisateur

Ne jamais décocher cette case, sans quoi aucune statistique d’activité ne pourra être générée dans Webstats pour cet utilisateur et aucune bonification pour créations de notices liée à ce login ne pourra être prise en compte lors de la facturation Sudoc pour l’établissement.

Dernière connexion

Date et heure de la dernière connexion de l’utilisateur, mises automatiquement par le système.

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