Création de notices bibliographiques

3.1. Création par copie de la base principale (baguette magique – F5)

A l’issu d’une recherche dans la base Sudoc, il est possible de copier une notice qui comporte de nombreux éléments de similitude (cas fréquent pour les différentes éditions d’un même livre). Vous pouvez copier intégralement cette dernière ou seulement une série de zones pour créer votre nouvelle notice, en y apportant les modifications appropriées.

Ne pas copier une notice correspondant à un autre type de support que celui qu'on a à cataloguer. Il existe des contrôles croisés entre le type de document et la présence/absence de certaines zones dans la notice qui risqueraient de compliquer la validation de la notice.

1. Sélectionner la notice de référence retenue

2. Appuyer sur la touche F5, ou sélectionner l’icône de la barre d’outils supérieure et choisir "Copier notice"

Une fenêtre demande le contexte dans lequel est réalisée la création par copie. A partir de la base principale, seul le choix « Décrire un autre document (une autre autorité) » est préconisé, sinon la notice ainsi créée sera un doublon.

En fonction du choix, la notice est automatiquement copiée dans un nouvel écran d’édition. Les zones propres au document décrit dans la notice ayant servi de modèle ont été automatiquement supprimées. Les zones à vérifier ou modifier sont spécifiées sous <…>

3. Effectuer les modifications nécessaires.

Pour tous les détails concernant le format, utiliser le Guide méthodologique  en aide contextuelle : placer votre curseur sur la zone concernée et taper sur la touche F1 du clavier : le guide méthodologique s’active et se positionne automatiquement sur la zone demandée. Pour ce qui est des différences entre la notice copiée et la notice à cataloguer, bien vérifier les données codées (date), les zones principales du pavé ISBD et au besoin, les modifier ou en ajouter. Pour ce qui est des liens, vérifier qu'ils sont bien toujours pertinents et que le lien avec la notice d'autorité correspondante est bien créé.

4. valider votre notice : appuyer sur la touche ENTREE du pavé numérique ou bien utiliser le bouton WinIBW « Entrée ».

Ce message DOUBLON possible n’empêche pas la validation de la notice. Ce message ne signifie pas toujours que la nouvelle notice est un doublon (cas des multivolumes, des nouvelles éditions, des éditions sur d’autres supports par exemple). Il est de la responsabilité du catalogueur de vérifier la notice dont le n° ppn lui est indiqué et supprimer sa notice si elle s’avère être un doublon.