Consignes générales de catalogage

4.3. Le type de notice et le support matériel (zone 008)

Le type de notice et le support matériel sont des facteurs déterminants lors des contrôles de validation.

Le format UNIMARC retient, dans les positions 6 et 7 du label de notice, des options fondamentales quant au type de document traité (position 6 : type de document) et à la catégorie à laquelle ce document ou cet ensemble de documents appartient (position 7 : niveau bibliographique).

Dans le logiciel WinIBW ces éléments sont générés par le biais de la zone 008, position 1 et 2, qui a été rajoutée au format de catalogage. Quel que soit le type de notice, cette zone est une zone fondamentale. La précision du format de catalogage (zone 008) permet d’utiliser une combinaison de codes qui définissent tous types de documents (en position 1) et de supports associés (en position 2).

Les contrôles de qualité et de complétude d’une notice lors de sa validation dépendent de son statut qui est défini par le code présent en troisième position de la sous-zone 008 $a. Ce code est placé dans le champs ETAT de l’onglet Générales du formulaire de saisie des données codées.

Des valeurs différentes co-existent dans le Sudoc selon le type de notice : Codes « alphabétiques » pour les notices bibliographiques (utilisés en troisième position de la sous-zone 008 $a)

Ces valeurs sont celles du système PICA. Dans la mesure où la table de valeurs correspondantes du format UNIMARC est moins étendue, il n’y aura pas de correspondance univoque avec le format dans ce cas précis. Même si l’ensemble des valeurs listées ci-dessous peut être utilisé, dans la pratique, les catalogueurs se limiteront principalement à l’utilisation des valeurs " v ", " x ", " r " et " a ".

STATUT

CODE

DEFINITION

Niveau complet validé

v

Une notice de statut v doit répondre à des exigences spécifiques de qualité et de cohérence : présence d’un certain nombre de zones obligatoires ; présence des liens avec les notices d’autorité, par exemple. Voir à ce sujet dans le Guide méthodologique « Richesse et complétude du catalogage en ligne ».

La bibliothèque qui applique le statut v prend en même temps la responsabilité de la qualité de la notice. La bibliothèque responsable du passage en statut v de la notice est indiquée dans la zone 006, qui contient le RCR de la bibliothèque en question et la date d’application du statut v.

Les bibliothèques autres que la bibliothèque responsable ne peuvent pas modifier le contenu de la plupart des zones d’une notice passée en statut v: celles-ci sont protégées et apparaissent en rouge en mode expert.

Les données locales et d’exemplaires peuvent toujours être ajoutées / modifiées par la bibliothèque détentrice de l’exemplaire, mais uniquement si :

- pour les données locales, le RCR auquel est rattaché le « logon » du catalogueur fait partie de l’ILN concerné par ces données.

- pour les données d’exemplaire, le RCR auquel est rattaché le « logon » de l’utilisateur concerné est celui qui figure dans la notice d’exemplaire.

Dans le cas où des modifications du contenu des zones protégées semblent nécessaires dans une notice en statut v, un message sera adressé à la bibliothèque responsable.

L’enrichissement (ajout des zones non encore présentes) de la notice bibliographique est possible pour les zones 6XX seulement, à insérer en fin de notice.

Ce statut n'est pas approprié aux titres de publications en série vivants. Il est attribué par les CR du Sudoc-PS pour les titres morts.

Niveau complet

x

Notice complète créée par un catalogueur du Sudoc ou provenant d’une source bibliographique extérieure telle que les bibliographies nationales. Une notice en état x peut être modifiée par tout participant du Sudoc qui a les autorisations nécessaires.

C'est le statut préconisé pour le catalogage courant

Notice de rétro-conversion

r

Notices créées dans les programmes de catalogage rétrospectif. La base d’information pour la création de la notice est donc une fiche de catalogue dans la plupart des cas = la notice n’a pas été créée « livre en main ».

En cours d’acquisition

a

Notice créée lors de la commande d’un document chez un fournisseur. Ces notices ne sont pas saisies livre en main, mais proviennent de l’extérieur et font partie du réservoir interne du Sudoc.

En cours de catalogage

c

Notice créée sur la base de renseignements des éditeurs avant la publication de l’ouvrage (CIP). Ces notices ne sont pas saisies manuellement, mais proviennent de l’extérieur et font partie du réservoir interne du Sudoc.

Provisoire

y

Notice provisoire créée par un catalogueur du Sudoc mais non complète.

Doublon potentiel

B ?

Ce statut est utilisé pour signaler qu’une notice chargée dans la base du Sudoc est similaire à une autre notice déjà présente dans la base. Depuis le 1er janvier 2006, ce statut est attribué ponctuellement et provisoirement à des notices en cours de traitement par l’ABES. Les notices, sous lesquelles on ne peut pas se localiser, sont traitées dans la journée ou la semaine par l’ABES. La localisation est ensuite possible.

Les codes utilisés en quatrième position de la sous-zone 008 $a indiquent le niveau de catalogage descriptif. Ce code est placé dans le champs ETAT de l’onglet Générales du formulaire de saisie des données codées.

Les codes disponibles avec leur statut associé sont les suivants :

3

Notice conforme ISBD

Le niveau de catalogage descriptif attendue dans le Sudoc doit être conforme à l’ISBD.

2

Notice partiellement conforme ISBD

1

Notice non conforme ISBD

Les notices comportant ce code sont souvent issues d’opération de rétroconversion et doivent être améliorées.

Dans le catalogue du Sudoc, la complétude d'une notice n'est pas jugée sur l'exhaustivité des informations collectées (notion subjective pour les zones autres que celles du pavé ISBD) mais sur le fait que l'ensemble des informations collectées l'a été conformément aux normes, règles et formats applicables, et que l'intervention d'une nouvelle bibliothèque sur une notice se limite à ajouter des informations non présentes, et non à modifier celles déjà existantes. Dans la pratique, de tels ajouts doivent concerner essentiellement les zones propres aux accès à la notice, et notamment les zones de liens et les zones contrôlées sous autorité.

Une notice est considérée comme complète (statut x3 ) si :

Toutes les autres notices, et en particulier celles qui ne comportent pas de liens aux référentiels d'autorité, ne peuvent pas être considérées comme complètes, sauf bien sûr si la création de liens d'autorité est impossible ou inopérante (romans anonymes par exemple).

Pour éviter de perdre votre notice, vous pouvez la valider dés que les zones obligatoires du format sont présentes (zones UNIMARC 100, 101, 200 en choisissant temporairement le statut y en zone 008 [champs ETAT du formulaire]). Vous pourrez ensuite la compléter en tapant la commande MOD.

Les contrôles de qualité et de complétude d’une notice lors de sa validation dépendent de son statut qui est défini par le code présent en troisième position de la sous-zone 008 $a. Ce code est placé dans le champ ETAT de l’onglet Générales du formulaire de saisie des données codées.

Des valeurs différentes co-existent dans le Sudoc selon le type de notice : Valeurs « numériques » pour les notices d’autorité (utilisés en troisième position de la sous-zone 008 $a).

Pour chacun des types de notice d’autorité, la valeur la plus haute utilisable par un utilisateur est définie dans ses habilitations.

Le système contrôle qu'une valeur supérieure à la valeur la plus haute définie dans les habilitations de l'utilisateur n'est pas déjà attribuée à la notice que l'utilisateur veut modifier (mise à jour) ou n'est pas attribuée par l'utilisateur à la notice qu'il veut valider (création ou mise à jour).

Si une notice existante a un statut égal à la valeur maximale définie dans les habilitations de l'utilisateur pour ce type d'autorité, le fonctionnement "v-statut" s'applique : L'utilisateur ne peut modifier la notice que s'il appartient à la "bibliothèque" du dernier intervenant ayant validé la notice.

Valeur

Signification

1

La notice est une notice BnF issu d'un lot particulier de notices créées lors d'opérations de rétroconversion. Elle ne contient en général qu'une vedette, générée automatiquement à partir d'un point d'accès d'une notice bibliographique, et des données codées par défaut. Son contenu n'a jamais été révisé.

3

La notice est une proposition RAMEAU envoyée à La BnF ou en instance de l'être (le statut 3 est proposé par défaut dans le masque de saisie des données codées et ne doit pas être modifié). Son contenu actuel est provisoire.

5

La notice est une notice de statut standard. Ce statut est proposé comme valeur par défaut Elle n'est pas verrouillée.

La notice peut être mise à jour par tout catalogueur (ou coordinateur).

6

La notice est une notice validée dans le Sudoc avec un statut immédiatement supérieur au statut 5 standard. Cela lui confère un niveau de protection plus élevé qui doit être justifié par son contenu ou le travail qu’elle a nécessité.

La notice ne peut être mise à jour que par un coordinateur ou un « Vcatalogueur ».

7

La notice a été validée par un coordinateur. La présence de ce statut 7 suppose la volonté de "verrouiller" l'accès en modification de cette notice considérant son état de complétude.

La notice ne peut être mise à jour que par un coordinateur de la même bibliothèque que celui qui a attribué le statut 7 à cette notice.

8

La notice est une notice FMeSH ou une notice RAMEAU. La notice est verrouillée. Aucune mise à jour en ligne n'est possible.

9

La notice a été validée par un administrateur. La notice est verrouillée pour des raisons de gestion. Aucune mise à jour en ligne n'est possible.

Les notices d’autorité n’ont pas de quatrième position de la sous-zone 008 $a qui indique le niveau de catalogage descriptif.

Cependant, dans le catalogue du Sudoc, la complétude d'une notice n'est pas jugée sur l'exhaustivité des informations collectées (notion subjective) mais sur le fait que l'ensemble des informations collectées l'a été conformément aux normes, règles et formats applicables.

Hormis la zone vedette, aucune zone du format n'est rendue obligatoire par les normes qui ne statuent en fait que sur le choix ou la forme des seuls points d'accès dans les notices bibliographiques. Seules existent des recommandations proposées par l'IFLA en vue de l'échange des notices d'autorité.

Toutefois, pour des raisons de gestion des fichiers, un certain nombre de données (codées) sont requises dans le Sudoc. Elles sont précisées dans les documents spécifiques aux règles de chaque type de données d'autorité. Des valeurs par défaut sont prévues dans la plupart des cas (valeurs le plus fréquemment utilisées).

On peut tenter de définir 2 niveaux de contenu pour le catalogage des notices d'autorité gérées de manière autonome dans le Sudoc.

Contenu minimal :

Ce contenu correspond à des notices minimales, qui sont cependant parfaitement valides et utilisables dans le Sudoc. De telles notices ne nécessitent pas un travail fastidieux de la part du catalogueur tout en facilitant la gestion des données du Sudoc. Toutefois, en l'absence d'informations plus détaillées sur l'entité décrite, il subsiste des risques, par exemple celui de confondre cette entité avec une entité homonyme.

Contenu moyen souhaité pour le Sudoc :

Le supplément d'informations d'une telle notice par rapport au contenu "minimal" doit permettre de lever toute ambiguïté sur la nature de l'entité décrite et donc de faciliter le choix, pour un catalogueur, d'utiliser ou non la vedette de cette notice comme point d'accès de sa notice bibliographique.

Du point de vue de la consultation du catalogue, les formes d'exclusions permettent une réorientation automatique des requêtes vers les formes retenues.