Création de notices d'exemplaires

Chapitre 4. Comment créer un état de collection (zone 955)

1. Sélectionnez la notice bibliographique

Pour afficher la liste abrégée des états de collection d’une revue, taper la commande AFF OB. Vous obtenez une liste de tous les exemplaires ou états de collection classées par bibliothèque. D’autres formats d’affichage des exemplaires sont disponibles. Voir …….

2. Activez le bouton Mode grilles de saisie

3. Cliquez sur le bouton ou Lancez la commande CRE e<n°XX>

<n> correspond au numéro de l’exemplaire à créer (c’est donc « 1 » en cas d’absence d’exemplaire de votre bibliothèque ou bien le numéro du dernier exemplaire créé + 1). Il faut toujours préciser un numéro : e01,e04, e05 etc

4. Dans le formulaire, saisir les données de base (Cet onglet génère la zone 930 du format des données d’exemplaire)

Pour les périodiques, il est indispensable d’ajouter à la suite de la clé de sélection un « O » pour état de collection ouvert ($bxO), un « F » pour état de collection fermé ($bxF) ou un « I » pour état de collection inconnu ($bxI).

5. puis saisir l’état de collection dans les onglets correspondants (Ces onglets génèrent la zone 955 du format des données d’exemplaire) :

Pour tous les détails concernant la structure d’un état de collection et le format, reportez-vous à la section correspondante du Guide méthodologique ou taper F1 en plaçant votre curseur sur la zone concernée.

Ci-dessous, un tableau synthétique qui précise les sous-zones concernées :

Zone 955 : Etat de collection (NON répétable)

Indicateur : 41

1 séquence

Groupe début

$f Série – début

$d volume - début (chiffres)

$e numéro - début (chiffres)

$b jour – début

$c mois – début (3 lettres: jun pour juin)

$a année – début (4 caractères numériques)

Groupe fin

$p Série – fin

$n volume – fin

$o numéro – fin

$l jour – fin

$m mois – fin

$k année – fin

collection ouverte, interdit toutes sous-zones "fin"

séparateur de lacune $0 (dollar zéro) + espace

Zone 959 : Etat des lacunes (NON répétable)

Indicateur : ##

1 lacune

$d volume (chiffres)

$e numéro (chiffres)

$f Série

$b jour

$c mois (3 lettres: jun pour juin)

$a année – début (4 caractères numériques)

$h Information additionnelle sur la numérotation de la livraison manquante

$i Information additionnelle sur le contenu de la livraison manquante

$g Commentaire sur la livraison manquante

$0 Séparateur de lacune

$4 Commentaire général sur l'ensemble des lacunes (affichée en fin de zone)

séparateur de lacunes $0 (dollar zéro) + espace

6. Validez votre notice : appuyez sur la touche ENTREE du pavé numérique ou bien utilisez le bouton WinIBW « Entrée ».

L’identifiant de la bibliothèque se génère automatiquement lors de cette première validation (par l’identification avec le login du numéro RCR de la bibliothèque de rattachement du catalogueur) et la notice d’exemplaire est dotée d’un n° EPN.

Le mode grilles de saisie permet la création d’un état de collection en se servant d’un choix prédéfini de zones (il n’est possible de générer que 6 séquences d’ état de collection). Cela signifie que si des zones non définies dans le formulaire sont requises, il faut valider le contenu du formulaire, puis modifier en mode expert (format d’exemplaire), en tapant la commande MOD e01. Après l’étape de validation, il n’est plus possible de retourner au mode grille de saisie pour modifier le contenu de la notice d’exemplaire.

Pour la saisie des états de collection des ressources continues, 2 formats coexistent dans le catalogue Sudoc : les bibliothèques déployées utilisent les zones 930, 955 et 959 (lacunes) en format UNIMARC, les bibliothèques du Sudoc-PS utilisent les zones CXX, EXX et LXX (lacunes). Le formulaire de saisie est conçu pour générer les étiquettes du format UNIMARC et ne peut être utilisé par les bibliothèques du Sudoc-PS( sauf si elles corrigent l’étiquette des zones générées avant validation). Les bibliothèques du Sudoc-PS doivent utiliser l’application colodus.

NB : l’application COLODUS est une interface Web de saisie des exemplaires SEULEMENT

https://colodus.sudoc.fr/

http://documentation.abes.fr/aidecolodus/accueil/index.html