Le circuit de signalement des ressources continues

4.1.  Initiation de la demande : le rôle du catalogueur

Il faut distinguer :

Le catalogueur doit :

ETAPE 1 : identifier si la ressource continue est une collection de monographies ou une publication en série :

ETAPE 2 : Vérifier s’il existe dans le Sudoc 5 notices de monographies concernées par cette collection (ou plus) en exécutant la requête CHE COL <titre de la collection> :

ETAPE 3 : Créer la notice décrivant la collection, avec une zone « 301 ##$aX volume(s) dans le Sudoc au AAAA-MM-JJ : pas de demande de numérotation ISSN», et s’arrêter là.

ETAPE 4 : voir « La demande de numérotation dans CIDEMIS »

S’il appartient à une bibliothèque non déployée, le catalogueur peut ignorer l’étape 3 et suivre la procédure décrite dans la partie « demande de création de notice : le rôle d’une bibliothèque non déployée ». Une fois les renseignements rentrés dans CIDEMIS, le responsable CR prendra en charge la demande et son traitement dans le catalogue.

Le schéma ci-dessous récapitule ce circuit.

Le catalogueur doit :

ETAPE 1 : identifier si la ressource continue est une collection de monographies ou une publication en série :

ETAPE 2 : Vérifier s’il existe dans le Sudoc 5 notices de monographies concernées par cette collection, ou plus, en exécutant la commande CHE COL <titre de la collection> :

ETAPE 3 : Insérer dans la notice existante décrivant la collection une zone « 301 ##$aX volume(s) dans le Sudoc au AAAA-MM-JJ : pas de demande de numérotation ISSN», et s’arrêter là.

ETAPE 4 : Vérifier si la notice est numérotée dans le registre ISSN : la seule solution est alors de vérifier dans ISSN Portal :

ETAPE 5 : Rechercher la notice dans le registre ISSN :

ETAPE 6 : Faire une demande d’import ISSN auprès de l’ABES, via le guichet d’assistance ABESstp, attendre la réponse de l’ABES et s’arrêter là.

ETAPE 7 : voir « La demande de numérotation dans CIDEMIS »

S’il appartient à une bibliothèque non déployée, le catalogueur, arrivé à l’ETAPE 3 ou 4, passe directement à l’ETAPE 7. Une fois les renseignements rentrés dans CIDEMIS, le responsable CR prendra en charge la demande et son traitement dans le catalogue.

Le schéma ci-dessous récapitule ce circuit :

Lors de la création de la demande, CIDEMIS récupère les informations de la notice Sudoc via son ppn. Le formulaire de demande de numérotation contient les informations relatives à la demande et à la notice concernée. Il faut alors compléter la demande avec les justificatifs, et, si nécessaire, des commentaires.

Il est ensuite possible :

Conseils pour la numérisation des documents : l’ensemble des justificatifs attachés à une demande ne peut excéder 20Mo. Vous devez utilisez les formats PDF ou JPG ou PNG. Il est préférable, pour une même demande, d'avoir tous les scans pour un même titre dans un même fichier plutôt qu'un fichier par page. Il est également utile de scanner toutes les pages dans le même sens !

A SAVOIR : le nommage des fichiers

Les fichiers seront nommés par CIDEMIS selon une syntaxe précise.