Le circuit de signalement des ressources continues

7.3. Cas particulier des notices de gestion

Une notice de gestion est une notice de ressource continue (008 1ere pos. « b » ou « d ») qui décrit une entité bibliographique pour laquelle une demande de numérotation ISSN a été refusée par un centre national ISSN.

Elle n'est donc pas considérée comme une ressource continue au regard des critères ISSN mais est néanmoins jugée importante à conserver dans le Sudoc pour des besoins de gestion du catalogue : pour les notices de collections, dans les cas où un nombre important de notices de monographies lui sont rattachées, la suppression de la notice risquerait de générer ultérieurement du travail supplémentaire avec d'autres demandes de numérotation pour cette même entité bibliographique, suivi d'autres refus ISSN pour le même motif.

La notice peut alors être conservée comme "notice de gestion" : il revient au CR qui prend l'initiative de la conserver (après concertation avec les autres CR du réseau Sudoc-PS) de compléter la zone 301 dans laquelle la mention du refus ISSN aura été ajoutée par CIDEMIS :

301 $aDemande de numérotation refusée par ISSN le AAAA-MM-JJ. Motif : [commentaire inséré par ISSN dans CIDEMIS]. Notice conservée dans le Sudoc comme notice de gestion par le CRXX le AAAA-MM-JJ

Si exceptionnellement le refus de numérotation est anticipé (cas où des demandes similaires ont été refusées, par exemple dans le cas d'un ensemble de "sous-collections" pour lesquelles une ou plusieurs d'entre elles ont déjà reçues un avis de refus de numérotation) et qu'aucune demande de numérotation n'est envoyé à ISSN, la demande est rejetée par le responsable CR sans être transmise à ISSN. S’il le souhaite, le responsable CR peut renseigner lui-même la zone 301, qui prend la forme suivante :

301 $aNotice conservée dans le Sudoc comme « notice de gestion » par le CRXX le AAAA-MM-JJ sans demande de numérotation à ISSN

La mention des dates (aussi bien celle du refus de numérotation par ISSN que celle de la décision de conserver une notice comme notice de gestion) doit permettre de gérer d'éventuels changements de politique de numérotation de la part d'ISSN ainsi que l'historique des notices dans le Sudoc.

ATTENTION Les notices de gestion sont des notices propres au catalogue Sudoc et ne doivent pas comporter certaines des zones relevant de l'autorité ISSN. La zone 530 qui pouvait être présente dans la notice au moment de la demande de numérotation est à supprimer. Aucun lien 4XX ne doit être établi depuis cette notice vers une notice de périodique ou de collection. Et bien entendu, aucune demande de correction ne peut être formulée pour demander un lien 4XX depuis une notice de périodique ou de collection vers une de ces notices de gestion.