Le dédoublonnage

Chapitre 2.  Création en ligne de doublon

WinIBW prévoit le signalement de doublons potentiels créés en ligne.

Lors du catalogage, si le catalogueur ne trouve pas de notice sous laquelle se localiser, il en crée une nouvelle. Le système compare cette notice entrant dans la base avec les notices qui s’y trouvent déjà et avertit si elle est presque similaire à une notice de la base.

Les index pris en compte pour établir cette comparaison sont, dans l’ordre :

Exemple :

Le catalogueur reçoit un message immédiat lors de la création de la notice : la notice qu’il vient de créer (PPN 044663978) est bien validée, mais elle ressemble fortement à une autre notice (PPN 044501609), par son titre (CTI, Clé TItre).

Attention : cela ne signifie pas toujours que la nouvelle notice est un doublon. Il y a parfois des fausses alertes, car :

Ce contrôle en ligne est doublé par un traitement systématique nocturne, qui résulte par l’envoi d’un courriel ne signalant plus que les « vrais doublons », le lendemain, à l’adresse électronique enregistrée pour l’ILN concerné.

Cette adresse électronique doit être saisie dans une fiche système, dite « adresse de catalogage ». C’est l’adresse électronique du correspondant catalogage, ou par défaut celle du coordinateur.

Il y a autant de « fiche système adresse de catalogage » que de RCR : une adresse devra donc être saisie pour chaque RCR de l’ILN.

AFF ADR BIB <RCR> CAT affiche la fiche système « adresse de catalogage » 

CRE ADR BIB <RCR> CAT créée une nouvelle fiche système

MOD ADR BIB <RCR> CAT modifie une fiche système existante

Le message permettra au correspondant catalogage ou au coordinateur de vérifier et éventuellement de supprimer la notice en double, après avoir déplacé son exemplaire.