Le dédoublonnage

5.2. Fusion des notices de monographies avec des notices de périodiques

Soit une publication annuelle, traitée dans le Sudoc comme une monographie (Aa) alors que l’examen précédent a conclu qu’il fallait la traiter comme un périodique (Ab). Que faire ?

D'abord créer la notice "Ab" si elle n'existe pas et faire suivre une demande de numérotation ISSN.

Ensuite signaler via le guichet d’assistance ABESstp (Application « Sudoc (espace pro) », domaine « Fusion monog./publication en série ») ce "doublon" d'un type un peu particulier :

Après quoi l'ABES fera deux choses :

Pourquoi ? Simplement parce que, après la fusion, il y aura sous la notice "Ab" (pour un même RCR) tous les exemplaires présents sous les notices de monographies (+ éventuellement celle de la PS), et que le but du jeu est qu'il n'y ait plus qu'un seul exemplaire par RCR, avec état de collection unique.

NB 1 : Dans la mesure où il est dit plus haut que rien n'empêche le SIGB de garder les notices de monographie initiales, l'ABES devra utiliser une table de fusion qui ne reportera pas en 035 dans la notice "Ab" les numéros ppn des notices fusionnées. Ce qui implique que la bibliothèque qui souhaite fonctionner comme le Sudoc devra détruire les notices de monographie dans sa base. Pour éviter toute perte d'information, les anciens ppn et anciens numéros source seront cependant stockés dans la notice résultante, éventuellement en zone 830, pour ne pas perturber affichage et export.

NB 2 : La question des ISBN  de ces publications annuelles :

Dans un premier temps, il a été proposé de mentionner ces ISBN en 301 à condition de commencer par la saisie de l’ISBN lui-même.

Exemples :

301 $a 2-7384-6231-6 (ISBN 1997-1998)

301 $a 2-7384-7341-5 (ISBN 1998-1999)

Ceci permet de pouvoir retrouver les documents en utilisant l’index NUM

Depuis septembre 2005, la zone 010 (ISBN) comporte une nouvelle sous-zone ($9, répétable) qui permet d'indiquer les ISBN des annuaires et autres "périodiques" pour lesquels les notices de monographies sont supprimées dans Sudoc.

Cette sous-zone n'est autorisée que dans les notices ayant "b" en position 2 de 008 $a et doit contenir exclusivement des ISBN valides. Ces ISBN sont indexés dans ISB. Ceci permet, lors d'une recherche par ISBN, de tomber directement sur la notice de PS et évitera, du moins nous l'espérons, la création de notices de monographie inutiles.

Il s'agit ici exclusivement d'une aide au catalogage. C'est pourquoi cette sous-zone ne sera ni affichée (dans un autre affichage que "unm" ou "unma"), ni exportée.

L'utilisation de cette sous-zone exclut celle des autres sous-zones du format. Autrement dit, désormais, on ne peut plus utiliser 010 $a, $b, $d, $z dans les notices de type "008 $a*bx3".

Pour que ce système fonctionne, il faut que ces ISBN soient ajoutés au fur et à mesure des parutions (un par an dans la plupart des cas).