Les formats d'échanges

4.2. Données d’exemplaire de niveau 2

Les données bibliographiques de niveau 2 sont spécifiques à un exemplaire donné.

Liste des données bibliographiques d’exemplaire de niveau 2 exportées :

(en format d’échange, le préfixe « E » disparaît).

915

Numéro de gestion

991

Indexation locale

917

Données codées sur le prêt, le dépôt, la communication et la reproduction

992

Classification locale

919

Référence dans le système local

E012

Empreinte

930

Localisation et cote

E316

Note sur l'exemplaire

931

Ancienne cote

E317

Note sur la provenance

932

Future cote

E318

Note sur les actions de préservation

955

Etat de collection des publications en série, unités bibliographiques principales

E319

Note sur l'accès et la reproduction

956

Etat de collection des publications en série, unités bibliographiques secondaires - suppléments et matériel d'accompagnement

E702

Nom de personne - Mention de responsabilité secondaire [auteur secondaire]

957

Etat de collection des publications en série, unités bibliographiques secondaires - tables et index

E712

Collectivité - Mention de responsabilité secondaire [auteur secondaire]

958

Nom et importance matérielle d'une partie

E722

Nom générique de famille - Mention de responsabilité secondaire [auteur secondaire]

990

Note de contenu propre à l'établissement

E856

Localisation électronique et accès

Comme pour les zones locales de niveau 1 et conformément aux recommandations sur l’échange des données locales, une sous-zone $5 est générée automatiquement et est présente dans ces zones en export afin de permettre aux systèmes locaux de les reconnaître.

Pour les données d’exemplaire, elle contient le RCR de la bibliothèque de l’ILN localisée suivi de deux points (« : ») puis du numéro d’exemplaire dans la base Sudoc appelé EPN (numéro d’identification de la notice d’exemplaire, sur 9 positions) .

L’EPN doit être utilisé par le SIGB pour faire l’appariement des données d’exemplaire, mais il est conseillé de ne par garder ce numéro en local car il peut changer.

Il ne faut pas utiliser le RCR de la zone $5 pour récupérer le RCR de localisation : officiellement le RCR de localisation se trouve en 930 $b.

Les données d’exemplaire obligatoires sont en 930 et 955 :

Les zones se saisissent et s’exportent comme suit :

Catalogage

Export

Remarques

930

$5 : identifiant de l'exemplaire (RCR : n° EPN)

$b : localisation (RCR)

$b : localisation (RCR)

$j : statut PEB

$j : statut PEB

a : en acquisition, code à utiliser en lien avec les notices d'acquisition. b : consultable sur place dans l'établissement demandeur A utiliser pour les documents (thèses, livres anciens ou rares,...) qui ne peuvent sortir de l'établissement demandeur. u : disponible pour le PEB s : PEB soumis à condition i : non disponible pour le PEB : concerne uniquement les notices ayant servi à la constitution initiale du Sudoc. Pour les nouveaux exemplaires, le code g doit être utilisé. f : disponible sous forme de reproduction pour le PEB g : disponible pour le PEB

$z : Code du plan de conservation partagée

$z : Code du plan de conservation partagée

Liste de codes contrôlés

$p : Pôle de conservation ou pôle associé dans le cadre d'un PCPP

$p : Pôle de conservation ou pôle associé dans le cadre d'un PCPP

PC : pour Pôle de conservation

PA : pour Pôle associé

955

$5 : identification de l'exemplaire (RCR : EPN)

$c, a, b, k, j, i, g, z, w : état de collection

$c, a, b, k, j, i, g, r, z, w : état de collection

$c série (début ou fin de collection)

$a volume (début ou fin de collection)

$b numéro (début ou fin de collection)

$k jour (début ou fin de collection)

$j mois (début ou fin de collection)

$i année (début ou fin de collection)

$g sous-zone utilisée pour la séparation de séquences de publication

$r état de collection généré automatiquement à l’export sous forme textuelle

$z commentaire

$w mention de lacune

959

$5 : identification de l'exemplaire (RCR : EPN)

$d, e, f, b, c, a, h, i, g, 0, 4 : état de lacunes

$d, e, f, b, c, a, h, i, g, 0, 4 : état de lacunes

$d Volume

$e numéro

$f Série (niveau supplémentaire dans la numérotation, ne pas confondre avec "hors-série")

$b jour

$c mois

$a année

$h Information additionnelle sur la numérotation de la livraison manquante

$i Information additionnelle sur le contenu de la livraison manquante

$g commentaire sur la livraison manquante

$0 séparateur de séquence

$4 commentaire générale sur l’ensemble des lacunes

Cas particuliers de l’export de la zone 955 :

Cas des publications qui ne sont conservées que pendant une durée limitée :

Exemple : PPN 055793630

Conservation : 6 mois

Catalogage : 955 41$16M

Export :

Avant juillet 2009, seule une 916 était exportée : 916 $5341722102:139850732$a4d6m

Depuis juillet 2009, à l’export la 916 est doublée d’une 955.

Pour cet exemple on obtiendra donc :

916 $5341722102:139850732$a4d6m

955 $5341722102:139850732$r conservé pendant 6 mois

Affichage public Sudoc : « Durée de conservation : 6 mois »

Cas des publications conservées sans interruption depuis une date donnée :

Exemple : PPN 055793711

Conservation : depuis le n°1, vol. 1, 1ère série, du 1er janvier 1990

Catalogage : 955 41$fSér. 1$d1$e1$b01$cjan$a1990-

Export : 955 41$5341722102:139850805$cSér.1$a1$b1$k01$jjan$i1990$i$j$k$a$b$c

On note la correspondance des sous-zones :

$f (catalogage) = $c (export)

$d (catalogage)= $a (export)

$e (catalogage)= $b (export)

$b (catalogage)= $k (export)

$c (catalogage)= $j (export)

$a (catalogage)= $i (export)

- (catalogage)= $i$j$k$a$b$c (export)

NB : Les sous-zones avec contenu sont toujours dans cet ordre (si présentes).

Les sous-zones sans contenu sont toujours dans cet ordre et remplacent le tiret du catalogage (indication que l'abonnement est toujours en cours)

Affichage public Sudoc :

« Etat de collection: Sér. 1 vol. 1 no. 1 (01-jan-1990) -... »

Cas des publications conservées depuis une année donnée :

Conservation : depuis 1999

Catalogage : 955 41$21999

Export :

Depuis juillet 2009, le 955$2 génère à l’export un $r:

955 41$5341722101 :114029253$rconservé depuis 1999

Cas des publications conservées pendant une période donnée :

Exemple : PPN 055793754

Conservation : depuis le n°1, vol. 1, 1ère série, du 1er janvier 1990 jusqu'au n°12, vol.10, 2ème série, du 31 décembre 1999.

Catalogage :

955 41$fSér. 1$d1$e1$b01$cjan$a1990$pSér.2$n10$o12$l31$mdec$k1999

On retrouve l'équivalent des sous-zones employées pour le début (ici pour la fin de collection) :

$p = série / $n = n° de volume / $o = numéro / $l = jour / $m = mois / $k = année

NB : Ces sous-zones sont rarement toutes présentes en même temps. Elles sont toujours dans cet ordre.

Export :

955 41$5 341722102:139851097$cSér. 1$a1$b1$k01$jjan$i1990$cSér.2$a10$b12$k31$jdec$i1999

On note la correspondance des sous-zones :

$p (catalogage) = $c (export)

$n (catalogage) = $a (export)

$o (catalogage) = $b (export)

$l (catalogage) = $k (export)

$m (catalogage)= $j (export)

$k (catalogage)= $i (export)

NB : Les sous-zones avec contenu sont toujours dans cet ordre (si présentes).

L'absence de sous-zones sans contenu indique que l'abonnement est terminé.

Affichage public Sudoc :

«  Etat de collection: Sér. 1 vol. 1 no. 1 (01-jan-1990) -Sér.2 vol. 10 no. 12 (31-dec-1999) »

Cas des publications avec commentaires et mentions de lacunes :

Exemple : PPN 055793797

Catalogage :

Le commentaire ($4) et la mention de lacunes ($7) doivent s’appliquer à l’ensemble de la collection. Les sous-zones ne sont pas répétables, et sont toujours, dans cet ordre, en fin de 955.

Exemplaire 1 : 955 41$d1$a1990-$4Commentaires$7lacunes en 1997

Exemplaire 2 : 955 41$a1990$k1999$4Commentaires$7lacunes en 1997

Export :

Exemplaire 1 : 955 41$5341722102:139851313$a1$i1990$i$j$k$a$b$c$zCommentaires$wlacunes en 1997

Exemplaire 2 : 955 41$5341722102:139851321$i1990$i1999$zCommentaires$wlacunes en 1997

On note la correspondance des sous-zones :

$4 (catalogage) = $z (export)

$7 (catalogage)= $w (export)

Affichage public Sudoc :

exemplaire 1 : « Etat de collection: vol. 1 (1990) -.... [Commentaires] [lacunes en 1997] »

exemplaire 2 : « Etat de collection: (1990) -(1999) [Commentaires] [lacunes en 1997] »

Cas des collections lacunaires (identification précise de la période lacunaire, par opposition à $7 qui est plus imprécis) :

Exemple : PPN 055793851

Lacunes : collection conservée entre 1990 et 1996, puis depuis 1998.

Catalogage :

955 41$d1$a1990$k1996$0 $a1998-$4Commentaires$7lacunes en 1992

La description est découpée en séquences, chaque séquence ayant un début et une fin (sauf la dernière séquence qui peut n'avoir qu'un début).

Les séquences sont séparées par "dollar zéro espace".

NB : Commentaires et mention de lacunes sont toujours en fin de 955 (si présents).

Export :

955 41$5341722102:13985187 $a1$i1990$I1996

$5341722102:139851879$i1998$i$j$k$a$b$c$zCommentaires$wlacunes en 1992

Il y a autant de 955 que de séquences, et toutes ces 955 ont le même $5.

Seule la première 955 contient les indicateurs.

Seule la dernière 955 contient commentaires et mention de lacunes ($z, $w).

Affichage public Sudoc :

« Etat de collection : vol. 1 (1990) -(1996) ; (1998) -.... [Commentaires] [lacunes en 1992] »

NB : Le point-virgule sépare les séquences en affichage public.

Cas des publications dont la date de publication est différente de la date de recouvrement :

Certaines publications peuvent être éditées bien après leur rédaction : la date de recouvrement est alors la date à laquelle les informations ont été collectées, par opposition à la date à laquelle la revue a été imprimée et diffusée.

Exemple : PPN 055793908

Date de publication = date de recouvrement + 2 ans

On conserve de 1990 (=1988) jusqu'à 1996 (=1994), et depuis 1998 (=1996)

Catalogage :

955 41$a1990$k1996$5 $a1988$k1994$0 $a1998$5 $a1996-

Le principe de catalogage est :

Séquence de publication, dollar cinq espace, séquence de recouvrement équivalente à la séquence de publication.

Ici donc :

$a1990$k1996 (publication) a pour équivalent $a1988$k1994 (recouvrement)

$a1998 (publication) a pour équivalent $a1996 (recouvrement).

Publication + recouvrement = une "super séquence" qui fonctionne comme une séquence. C'est après la "super séquence" qu'on met, le "$0", c'est aussi après la "super séquence" qu'on met le "tiret", et s'il le faut, commentaires ($4) et mention de lacunes ($7).

Export :

955 41$5341722102:139852115$i1990$i1996$g $i1988$i1994

955 $5341722102:139852115$i1998$g $i1996$i$j$k$a$b$c

Il y a autant de 955 que de "super séquences", et toutes ces 955 ont le même $5.

Seule la première 955 contient les indicateurs.

Seule la dernière 955 contient commentaires et mention de lacunes ($z, $w).

Chaque "séquence publication" est séparée de la "séquence recouvrement" par "dollar g espace". De part et d'autre de "$g ", on peut trouver les mêmes sous-zones dans le même ordre ($c $a $b $k $j $i).

Affichage public sudoc :

« Etat de collection: (1990) -(1996) = (1988) -(1994) ; (1998) = (1996) -.... »

NB : Le point-virgule sépare les "super séquences" en affichage.