Date de création du document : 2020-09-04
Date de dernière mise à jour du document : 2021-01-27

Catalogage des thèses de doctorat soutenues à partir de 1985
Partie V – Signaler les thèses non déposées et non corrigées dans le Sudoc et dans theses.fr

Préambule

1. Les obligations réglementaires

a. L'obligation de dépôt des thèses

b. L'obligation de signalement

2. Dépôt préalable et second dépôt

a. A l'issue de la soutenance, le jury n'a demandé aucune correction au candidat

b. A l'issue de la soutenance, le jury a demandé des corrections au candidat

c. L'établissement demande un second dépôt, sans que le jury ait demandé des corrections

3. Le dépôt préalable de la thèse a été effectué par le candidat, mais pas le second dépôt (avec corrections) : que faire ?

a. A l'issue de la soutenance, le jury a demandé des corrections au candidat

b. L'établissement demande un second dépôt, sans que le jury ait demandé des corrections

4. La thèse n'a pas été déposée : que faire ?

Introduction

Cas 1 : Signaler une thèse non corrigée

1. L'établissement considère que la thèse non corrigée fait office de thèse originelle

2. L'établissement considère que la thèse non corrigée ne fait pas office de thèse originelle

a. Décrire la thèse originelle à partir de la version non corrigée de la thèse

Données bibliographiques
Données d'exemplaire

b. Décrire la version non corrigée de la thèse

Cas 2 : Signaler une thèse non déposée

1. Il existe une version commerciale de la thèse, ou une version remaniée par l'auteur

a. Données bibliographiques

b. Données d'exemplaires

2. Il n'existe aucun document vers lequel renvoyer le lecteur

a. Données bibliographiques 8

b. Données d'exemplaires

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Préambule

Nota Bene :

Les présentes consignes s'appliquent aux thèses devant faire l'objet d'un dépôt légal imprimé signalé dans le Sudoc. Les consignes ne s'appliquent pas aux thèses électroniques à traiter dans STAR.

Les notions de « thèses originelle », « reproduction conforme », « version remaniée », « version commercialisée », utilisées dans les présentes consignes, sont définies sur la page Fondamentaux, définition et grands principes. Pour identifier la version de la thèse à laquelle vous êtes confronté, nous vous invitons à vous référer au tableau These or not these ?

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1. Les obligations réglementaires

a. L'obligation de dépôt des thèses

Le dépôt et l'archivage des thèses de doctorat sont une obligation légale dont les docteurs et les établissements de soutenance doivent s'acquitter (voir l'arrêté du 25 septembre 1985, puis l'arrêté du 7 août 2006, puis l'arrêté du 25 mai 2016) :

Le non dépôt d'une thèse soutenue est grave car contraire à la réglementation.

b. L'obligation de signalement

Les arrêtés ministériels qui régissent les thèses de doctorat rendent obligatoire leur signalement dans une base nationale : le Sudoc et son extension theses.fr. Le signalement des thèses originelles présente cette particularité de signaler à la fois un document, mais aussi l'obtention d'un diplôme. Les notices de thèses originelles doivent donc être visibles dans le Sudoc et dans theses.fr, y compris lorsque le document n'existe plus ou n'a pas été déposé. L'obtention du diplôme doit être publiquement signalée.

Par ailleurs, nous vous rappelons qu'une thèse ne peut être affichée dans theses.fr si la version originelle n'est pas signalée dans le Sudoc. C'est la notice bibliographique de la version originelle de thèse qui sert de noyau à la page theses.fr. L'existence, dans le Sudoc, de notices bibliographiques décrivant des reproductions, des versions non corrigées, remaniées ou commercialisées des thèses ne suffit pas à créer un regroupement de notices dans theses.fr.

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2. Dépôt préalable et second dépôt

Depuis 1985, la réglementation prévoit que toutes les thèses de doctorat doivent faire l'objet d'un dépôt préalable auprès du service en charge, au sein de l'établissement de soutenance, de la gestion des doctorants. Le dépôt est effectué entre 3 semaines et 1 mois avant la soutenance (en fonction de la réglementation en vigueur au moment de la soutenance) et conditionne l'organisation de celle-ci. Il est donc obligatoire. Plusieurs cas de figures peuvent survenir ensuite :

a. A l'issue de la soutenance, le jury n'a demandé aucune correction au candidat

Si le jury de la thèse n'a demandé aucune correction à l'issue de la soutenance de thèse, alors le dépôt préalable est considéré comme le dépôt définitif, la version originelle, validée, de la thèse. Il n'est pas nécessaire de demander au docteur d'effectuer un second dépôt.

b. A l'issue de la soutenance, le jury a demandé des corrections au candidat

En revanche, si des corrections ont été demandées par le jury, le dépôt préalable doit être considéré comme une version non corrigée de la thèse. Le docteur doit effectuer un second dépôt, qui comportera les corrections demandées par le jury. C'est ce second dépôt qui sera considéré comme la version originelle, validée.

Le docteur dispose de 3 mois pour effectuer ce second dépôt.

c. L'établissement demande un second dépôt, sans que le jury ait demandé des corrections

Certains établissements autorisent, voire systématisent, un second dépôt, pour permettre aux docteurs d'apporter des corrections d'ordre cosmétique à leur thèse (orthographe, mise en forme, remerciements, etc). C'est ce second dépôt qui sera considéré comme la version originelle, validée, de la thèse. ATTENTION, ce second dépôt, qui n'est pas inscrit dans la réglementation, doit être inscrit dans les procédures mises en place localement par l'établissement. La bibliothèque doit être informée qu'un second dépôt a été autorisé, sans demande de correction de la part du jury. Le contenu scientifique de la thèse ne doit pas être altéré.

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3. Le dépôt préalable de la thèse a été effectué par le candidat, mais pas le second dépôt (avec corrections) : que faire ?

a. A l'issue de la soutenance, le jury a demandé des corrections au candidat

Le docteur dispose de 3 mois pour effectuer ce second dépôt. Passé ce délai, il revient à l'établissement de soutenance de choisir quelle conduite tenir :

Dans tous les cas, il est impératif :

b. L'établissement demande un second dépôt, sans que le jury ait demandé des corrections

Dans le cadre du traitement rétrospectif des thèses, les établissements qui ont fait le choix d'introduire systématiquement un second dépôt « de convenance » doivent décider, lorsqu'ils ne disposent que du dépôt préalable validé par le jury, et non du second dépôt, quel statut conférer au dépôt préalable : s'agit-il de la version validée, ou non ? D'un point de vue réglementaire, si le jury n'a pas demandé de corrections au candidat, le dépôt préalable de la thèse est considéré comme le dépôt validé, avec ou sans corrections cosmétiques apportées par le candidat.

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4. La thèse n'a pas été déposée : que faire ?

Si une thèse n'a pas été déposée par son auteur, il est impératif de tenter par tous les moyens d'en récupérer un exemplaire :

Si vous parvenez à récupérer un exemplaire du dépôt préalable, mais que des corrections ont été demandées par le jury et que vous ne disposez pas du second dépôt corrigé : voir les consignes de signalement des thèses non corrigées.

Si vous ne parvenez à récupérer aucun exemplaire de la thèse : voir les consignes de signalement des thèses non déposées, Cas 2.1 et 2.

Si vous parvenez à récupérer un exemplaire de la thèse sans pouvoir identifier s'il s'agit de la version originelle ou d'une version non corrigée : dans le doute, il faudra considérer qu'il s'agit de la version non corrigée (voir les consignes de signalement des thèses non corrigées)

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Introduction

Les présentes consignes portent sur la manière de signaler dans le Sudoc les thèses originelles imprimées qui n'ont pas été déposées par leur auteur, ou pour lesquelles l'établissement ne dispose que de la version non corrigée.

Avant d'appliquer les consignes, l'établissement doit avoir tout mis en œuvre pour récupérer un exemplaire de la version validée de la thèse.

Seront abordés les cas de figure suivants :

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Cas 1 : Signaler une thèse non corrigée

Les thèses non corrigées sont les thèses pour lesquelles le jury a demandé des corrections, qui n'ont pas été apportées par le candidat.

L'établissement en possession d'une thèse imprimée soutenue en son sein mais non corrigée doit d'abord vérifier auprès des services en charge de la gestion des doctorants et docteurs que la thèse a bien été validée à l'issue de la soutenance et que le diplôme de doctorat a bien été délivré au candidat.

1. L'établissement considère que la thèse non corrigée fait office de thèse originelle

La notice bibliographique décrivant la thèse originelle doit être rédigée en suivant les consignes de la page Signaler la version originelle d'une thèse.

Il est important que les informations administratives (titre de la thèse, date de soutenance, nom du directeur, composition du jury) soient correctes. Elles devront donc être vérifiées à partir du PV de soutenance de la thèse, du bordereau d'enregistrement, ou de tout autre document administratif faisant foi (copie du diplôme, logiciel de gestion des doctorants, informations obtenues auprès de la scolarité ou du service en charge de la gestion des doctorants et docteurs).

Le catalogueur devra ajouter dans la notice bibliographique une note 305$a, dont le contenu sera : « En l'absence de dépôt de la version définitive de la thèse, la version non corrigée fait office de dépôt légal ».

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2. L'établissement considère que la thèse non corrigée ne fait pas office de thèse originelle

Il faut, dans WinIBW :

a. Décrire la thèse originelle à partir de la version non corrigée de la thèse

Données bibliographiques

La notice bibliographique décrivant la thèse originelle doit être rédigée :

Il est important que les informations administratives (titre de la thèse, date de soutenance, nom du directeur, composition du jury) soient correctes. Elles devront donc être vérifiées à partir du PV de soutenance de la thèse, du bordereau d'enregistrement, ou de tout autre document administratif faisant foi (copie du diplôme, logiciel de gestion des doctorants, informations obtenues auprès de la scolarité ou du service en charge de la gestion des doctorants et docteurs).

Zone 035

La notice devra comporter une zone 035 ##$a dans laquelle on saisira un identifiant composé :

Exemple : 035 ##$aTHOAPA05

Cette zone 035 permettra à l'Abes et à aux établissements de repérer tout ou partie des thèses perdues, détruites, non déposées, non corrigées, à l'aide d'une requête CHE SOU THOA? (pour repérer toutes les thèses concernées dans le Sudoc) ou CHE SOU THOA[code court établissement] (pour repérer les thèses d'un établissement en particulier).

Zone 215

Etant donné qu'il n'existe aucun exemplaire de la thèse originelle, la description matérielle du document (zone 215) sera minimale :

Exemple : 215 #0$a3 vol.$d29 cm

Zone 303

Par ailleurs, le catalogueur devra ajouter dans la notice bibliographique une note 303$a, dont le contenu sera : « Notice élaborée à partir de la version non corrigée de la thèse : la version de soutenance n'a pas été déposée ».

Exemple : 303 ##$aNotice élaborée à partir de la version non corrigée de la thèse : la version de soutenance n'a pas été déposée

Données d'exemplaire

L'établissement doit s'exemplariser sous la notice de la thèse originelle afin que celle-ci apparaisse dans le Sudoc et dans theses.fr.

Les données d'exemplaires devront comprendre une note d'exemplaire (E316), structurée comme suit :

Exemple : E316 #0$aExemplaire manquant : le docteur n'a jamais déposé la version corrigée, validée, de sa thèse$uhttp://www.sudoc.fr/PPNVersionNonCorrigée$2Consulter la version non corrigée de la thèse


b. Décrire la version non corrigée de la thèse

La notice bibliographique décrivant la version non corrigée de la thèse doit être rédigée en suivant les consignes de la page Signaler les reproductions et autres éditions de thèse. La thèse non corrigée est à traiter comme une version remaniée de la thèse.

La note de thèse, en 328, devra débutée par $zVersion non corrigée de

Exemple : 328 #0$zVersion non corrigée de$b[...]

Le catalogueur devra ajouter dans la notice bibliographique une note 305$a, dont le contenu sera : « Version non corrigée de la thèse. »

Exemple : 305 ##$aVersion non corrigée de la thèse

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Cas 2 : Signaler une thèse non déposée

1. Il existe une version commerciale de la thèse, ou une version remaniée par l'auteur

On considère ici le cas de figure suivant :

Il faut au préalable vérifier que la thèse a bien été soutenue et validée en France, en se basant sur les documents administratifs existants (PV de soutenance, diplôme, bordereau d'enregistrement, etc). Une fois les vérifications effectuées, il faut, dans WinIBW :

a. Données bibliographiques

La notice bibliographique décrivant la thèse originelle doit être rédigée en suivant les consignes de la page Signaler la version originelle d'une thèse.

Etant donné qu'aucun exemplaire de la thèse n'a été déposé, la rédaction de la notice décrivant la thèse originelle se fera à partir de toutes les sources d'information administratives disponibles : PV de soutenance de la thèse, bordereau d'enregistrement, copie du diplôme, logiciel de gestion des doctorants, informations obtenues auprès de la scolarité ou du service en charge de la gestion des doctorants et docteurs, etc.

La notice devra comporter une zone 035 ##$a dans laquelle on saisira un identifiant composé :

Exemple : 035 ##$aTHOAPA05

Cette zone 035 permettra à l'Abes et à aux établissements de repérer tout ou partie des thèses perdues, détruites, non déposées, non corrigées, à l'aide d'une requête CHE SOU THOA? (pour repérer toutes les thèses concernées dans le Sudoc) ou CHE SOU THOA[code court établissement] (pour repérer les thèses d'un établissement en particulier).

La notice ne comportera pas de zone 215.

Par ailleurs, le catalogueur devra ajouter dans la notice bibliographique :

Exemple : 303 ##$aDescription établie à partir du PV de soutenance et du bordereau d'enregistrement de la thèse
   
  305 ##$aLa version de soutenance n'existe pas. Le docteur n'a déposé aucun exemplaire de sa thèse pour archivage et communication.


b. Données d'exemplaires

L'établissement doit s'exemplariser sous la notice de la thèse originelle afin que celle-ci apparaisse dans le Sudoc et dans theses.fr.

Les données d'exemplaires devront comprendre une note d'exemplaire (E316), structurée comme suit :

Exemple : E316 ##$aExemplaire manquant : le docteur n'a jamais déposé la version de sa thèse validée en soutenance$uhttp://www.sudoc.fr/PPNVersionCommercialisée$2Consulter la version commercialisée de la thèse
   
  E316 ##$aExemplaire manquant : le docteur n'a jamais déposé la version de sa thèse validée en soutenance$uhttp://www.sudoc.fr/PPNVersionRemaniéeAuteur$2Consulter la version de la thèse remaniée par l'auteur

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2. Il n'existe aucun document vers lequel renvoyer le lecteur

On considère ici le cas de figure suivant :

a. Données bibliographiques

La notice bibliographique décrivant la thèse originelle doit être rédigée en suivant les consignes de la page Signaler la version originelle d'une thèse.

Etant donné qu'aucun exemplaire de la thèse n'a été déposé, la rédaction de la notice décrivant la thèse originelle se fera à partir de toutes les sources d'information administratives disponibles : PV de soutenance de la thèse, bordereau d'enregistrement, copie du diplôme, logiciel de gestion des doctorants, informations obtenues auprès de la scolarité ou du service en charge de la gestion des doctorants et docteurs, etc.

La notice devra comporter une zone 035 ##$a dans laquelle on saisira un identifiant composé :

Exemple : 035 ##$aTHOAPA05

Cette zone 035 permettra à l'Abes et à aux établissements de repérer tout ou partie des thèses perdues, détruites, non déposées, non corrigées, à l'aide d'une requête CHE SOU THOA? (pour repérer toutes les thèses concernées dans le Sudoc) ou CHE SOU THOA[code court établissement] (pour repérer les thèses d'un établissement en particulier).

La notice ne comportera pas de zone 215.

Par ailleurs, le catalogueur devra ajouter dans la notice bibliographique :

Exemple : 303 ##$aDescription établie à partir du PV de soutenance et du bordereau d'enregistrement de la thèse
   
  305 ##$aLa version de soutenance n'existe pas. Le docteur n'a déposé aucun exemplaire de sa thèse pour archivage et communication


b. Données d'exemplaires

L'établissement doit s'exemplariser sous la notice de la thèse originelle afin que celle-ci apparaisse dans le Sudoc et dans theses.fr.

Les données d'exemplaires devront comprendre une note d'exemplaire E316, structurée comme suit :

Exemple : E316 #0$aExemplaire manquant : le docteur n'a jamais déposé la thèse

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