Date de création du document : 2019-05-22
Date de dernière mise à jour du document : 2020-01-07

Catalogage des thèses de doctorat soutenues à partir de 1985
Partie II - Règles de signalement de la version originelle d'une thèse

 1. Règles générales

 1.1 Numéro national de thèse

 1.2 Données codées : date

 1.3 Données codées : Langues

 1.4 Données codées : Pays

 1.5 Données codées de monographies : version originelle

 1.6 Titre et mention de responsabilité

 1.7 Adresse bibliographique

 1.8 Note générale

 1.9 Thèses confidentielles

 1.10 Autorisation de reproduction délivrée par le jury

 1.11 Note sur la responsabilité

 1.12 Notes sur la bibliographie et l'index

 1.13 Note de thèse

 1.14 Résumés français et en langue(s) étrangère(s)

 1.15 Titre traduit en langue étrangère

 1.16 Indexation matière

 1.17 – Indexation forme/genre

 1.18 Indice de classification des thèses de doctorat - Code domaine TEF

 1.19 Responsabilités intellectuelles sur la ressource

 1.20 Données d'exemplaire

  2. Caractéristiques des notices générées par STAR

 2.1 Rappels

 2.2 Zones générées automatiquement par STAR

 2.3 Types de données créées par import de STAR

 2.4 Eventuelles interventions après le premier import dans le Sudoc

 3. Cas particuliers

 3.1 Thèses confidentielles

 3.2 Thèses de doctorat soutenues sur un ensemble de travaux

 

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Rappel :

Aujourd'hui, le signalement dans WinIBW sert :

1. Règles générales

1.1 Numéro national de thèse

Principes généraux

La zone 029 Numéro national de thèse est obligatoire pour les thèses originelles.

Ne plus utiliser la zone 301 pour enregistrer le numéro national de thèse.


Description

la zone 029 permet d'indiquer le numéro national attribué à toute thèse soutenue en France - et éventuellement dans d'autres pays, en cotutelle avec une université française.

Ce numéro d'identification, attribué par la bibliothèque de l'établissement de soutenance, est composé de 12 caractères alphanumériques :

On placera :

Le numéro de thèse est accessible au moyen de l'index NUM.

Pour qu'une notice de thèse soit versée dans theses.fr, il est indispensable d'attribuer à la thèse originelle, ainsi qu'à ses reproductions à l'identique, le même numéro national de thèse unique, en zone 029, en respectant la structure sur 12 caractères alphanumériques préconisée ci-dessus.

Voir aussi le manuel Rapports de chargement des données Sudoc dans theses.fr et en particulier le Chapitre 6. Annexe : batterie de tests utilisée par l'algorithme de chargement des données du Sudoc dans theses.fr


Exemple : 029 ##$aFR$b2002PAUU1002
  328 #0$bThèse de doctorat$cÉtudes basques$ePau$d2002
   

Dans le cas du signalement rétrospectif de thèses soutenues au sein d'établissements qui n'existent plus, il est nécessaire de demander de nouveaux codes courts pour constituer le NNT.
Voir la procédure pour l'attribution d'un numéro national de thèse (NNT).

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1.2 Données codées : date

Zone 100, obligatoire

Dans cette zone, l'information fondamentale pour une thèse est la date. Elle doit être toujours identique à la date saisie dans la zone 214$d.

Exemple : 100 0#$a2001
214 #1$d2001

Pour qu'une notice de thèse soit versée dans theses.fr, la zone 100 est obligatoire et la date doit être constituée de 4 caractères numériques.

Voir aussi le manuel Rapports de chargement des données Sudoc dans theses.fr et en particulier le Chapitre 6. Annexe : batterie de tests utilisée par l'algorithme de chargement des données du Sudoc dans theses.fr

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1.3 Données codées : Langues

Zone 101, obligatoire

Exemple : 101 0#$afre$dfre$deng

Valeur Signification Correspondance masque de saisie
$afre La thèse est rédigée en français Langue d'un texte
$d code de langue des résumés Langue d'un résumé

Pour que les résumés s'affichent au bon endroit dans theses.fr (onglets “ Description en français ” et “ Description en [langue étrangère] “ ; voir theses.fr/2013PA010651), il est indispensable de renseigner la langue des résumés en respectant l'ordre suivant : $dfre$d[code langue étrangère].

Voir aussi le manuel Rapports de chargement des données Sudoc dans theses.fr et en particulier le Chapitre 6. Annexe : batterie de tests utilisée par l'algorithme de chargement des données du Sudoc dans theses.fr

Voir la Tables des codes de langues (ISO 639-2)

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1.4 Données codées : Pays

Zone 102, obligatoire

On saisit en sous-zone 102 $a le code du pays ou du territoire d'obtention du diplôme.

Exemple : 102 ##$aFR

Pour qu'une notice de thèse soit versée dans theses.fr, la zone 102 est obligatoire, avec au moins l'une des valeurs suivantes : FR (France), GP (Guadeloupe), GF (Guyane), MQ (Martinique), YT (Mayotte), NC (Nouvelle-Calédonie), RE (La Réunion), PF (Polynésie française), PM (Saint-Pierre-et-Miquelon), SM (Saint-Martin) ou WF (Wallis et Futuna).

Répéter le $a pour une thèse en cotutelle :
Exemple : 102 ##$aFR$aVA

Voir la Tables des codes de pays (ISO 3166)

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1.5 Données codées de monographies : version originelle

Zone 105, obligatoire.

Type d'ouvrage de référence : la version originelle de la thèse est cataloguée avec $bm : Thèse (document originel) = le document catalogué est la version originelle de la thèse. Cette sous-zone est répétable. De fait, lorsqu'il y a plusieurs $b il est IMPERATIF de saisir le $bm en première position.

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1.6 Titre et mention de responsabilité

Zone 200, obligatoire

Pour la rédaction des mentions de responsabilité, il n'y a pas lieu de s'éloigner de la norme. Si la présentation de la page de titre pose problème, utiliser au maximum la faculté d'abréger les longueurs jugées inutiles prévue par la norme. Au besoin, se contenter d'une mention de fonction entre crochets (en particulier si on a eu recours au formulaire pour identifier le directeur de thèse).

$a@Titre$ecomplément du titre$fAuteur de la thèse

Même si le cas de figure est rare, une thèse peut avoir été préparée, rédigée et soutenue par deux personnes. La sous-zone $f comportera alors deux mentions : auteur et co-auteur.

Le ou les noms du ou des directeurs de thèse sont indiqués en sous-zone $gsous la direction de […]

La plupart du temps : $gsous la direction de Prénom Nom du directeur de thèse
Cas particulier : $gsous la direction de Prénom Nom du directeur de thèse et de Prénom Nom du co-directeur
  (par exemple si la thèse est soutenue dans le cadre de la procédure de cotutelle avec une université étrangère - arrêté du 18-01-1994)

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1.7 Adresse bibliographique

Zone 214, obligatoire

Conformément à RDA-FR 2.8.1 et RDA-FR 2.7.1 les thèses, dans leur version originelle, sont des ressources produites. La version originelle d'une thèse doit être enregistrée :

Ne sont mentionnés ni le lieu de production ni le nom du producteur de la thèse.

Exemple : 214 #1$d2017

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1.8 Note générale

Zone 300, obligatoire pour les thèses soutenues en cotutelle internationale et pour les doubles-diplômes.

Cas des cotutelles internationales

Écrire : 300 ##$aThèse soutenue en cotutelle

La cotutelle de thèse est un dispositif qui favorise la mobilité des doctorants en développant la coopération scientifique entre des équipes de recherche française et étrangère. Il n'y a de cotutelle qu'internationale. Il ne peut y avoir cotutelle entre deux établissements français.

Cas des doubles-diplômes

Si la thèse a donné lieu à la délivrance de plusieurs diplômes, l'information doit apparaître en note.

Ce sera par exemple le cas de thèses de doctorat qui donnent également lieu à la délivrance d'un diplôme de 3e cycle de l'Ecole du Louvre, à la délivrance d'un diplôme de doctorat canonique de l'Institut Catholique de Paris, etc.

Exemple : 300 ##$aThèse soutenue en partenariat avec l'Ecole du Louvre pour l'obtention du Diplôme de 3ème cycle de l'Ecole du Louvre

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1.9 Thèses confidentielles

Voir 3.1 Cas particuliers – Thèses confidentielles

Zone 310, obligatoire

La mention de confidentialité se note en zone 310 selon les formulations suivantes, lesquelles varient en fonction de la date de soutenance (avant et après le passage au dépôt électronique).

Écrire : 310 ##$aThèse confidentielle jusqu'en AAAA
  310 ##$aThèse confidentielle jusqu'au JJ-MM-AAAA

STAR génère automatiquement une zone 310 construite sous la forme

  310 ##$aThèse confidentielle jusqu'au JJ-MM-AAAA

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1.10 Autorisation de reproduction délivrée par le jury

Zone 310, obligatoire (avant l'arrêté du 7 août 2006)

NB : dans les règles qui suivent, on entend par “ publication ”, la diffusion de la thèse originelle et de ses reproductions (et non “ publication commerciale ”).

L'autorisation de reproduction et de publication d'une thèse se note en zone 310 selon la formulation suivante, qui varie selon la date de soutenance :

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1.11 Note sur la responsabilité

Zone 314, fortement recommandée. .

La zone 314 sera utilisée pour mentionner les membres du jury ou les partenaires de recherche (école doctorale, laboratoire, composante, établissement membre d'une ComUE, etc.). On créera :

La ou les notes 314 seront complétées par des points d'accès en 701 et 711 avec les codes de fonctions correspondants (voir 1.19 – Responsabilités intellectuelles sur la ressource

Les données seront saisies sur le modèle suivant :

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1.12 Notes sur la bibliographie et l'index

Zone 320, obligatoire dans la mesure où toute thèse comporte une bibliographie et éventuellement un index.

Exemple : 320 ##$aBibliographie 146 ref. Index

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1.13 Note de thèse

La zone 328 reçoit la note de thèse décrite dans le fascicule de documentation AFNOR Z 44-050, § 7.5.1. Cette note est obligatoire dans les notices décrivant tout travail universitaire (et pas seulement des thèses), qu'il s'agisse du document originel, d'une reproduction ou d'une édition commerciale.

Depuis 2003, il convient d'utiliser dans le Sudoc les codes de sous-champ spécifiques à chaque partie de cette note. Les notes de thèse figurant intégralement, ponctuation comprise, dans un sous-champ $a ne sont acceptables que pour les notices rédigées avant le 22 septembre 2003, date de mise en service de la nouvelle structure du champ 328 dans le module de catalogage du Sudoc.

La sous-zone $a est exclusive des sous-zones $b, $c, $d, $e, $t , $z, et inversement.

La note de thèse est accessible au moyen de l'index NTH. Seule la sous-zone $t n'est pas indexée.


Thèse originelle : construction de la note de thèse

Une note de thèse originelle se construit ainsi :

328 #0$bMention du travail universitaire et nature du diplôme$cDiscipline$eÉtablissement de soutenance$dAnnée de soutenance

Ne pas saisir le numéro d'ordre de la thèse dans la zone 328.


$b : Mention du travail universitaire et nature du diplôme

Pour le diplôme de doctorat français “ nouveau régime ”, utiliser la formulation suivante : “ Thèse de doctorat ”.

Pour les autres types de doctorat qui ont pu être également délivrés après 1985, utiliser les formulations suivantes :

Exemples : 328 #0$bThèse de doctorat$cGénie des procédés et des produits$eUniversité de Lorraine$d2015
  328 #0$bThèse de doctorat$cHistoire, histoire de l'art et archéologie$eMontpellier 3$d2014


$c : Discipline

Reporter la mention de la discipline telle qu'elle figure sur la page de titre (ou son équivalent) de la thèse. Si la discipline est hiérarchisée, transcrire tous les échelons, séparés par des points.

Exemple : 328 #0 [...]$cSociologie$e[...]
   
Exemple : 328 #0 [...]$cSciences de la vie et de la matière. Mathématiques et informatique. Géophysique$e[...]
Commentaire : sur la page de titre de la thèse, figure : "Discipline : Sciences de la vie et de la matière. Spécialité : Mathématiques et informatique. Option : Géophysique".


$e : Établissement de soutenance

Établissements français :
Écrire le nom de l'établissement d'après la Table des libellés des universités et établissements.

Thèse soutenue en cotutelle : créer une zone 328 pour l'établissement français et une zone 328, structurée comme mentionnée ci-dessus, pour l'établissement de cotutelle internationale.

Établissements de cotutelle internationale :
Si le nom de la ville fait partie de celui de l'établissement, transcrire le nom de l'établissement de soutenance tel qu'il est cité dans la publication :

Exemples : 328 #0 [...]$eUniversidade nova de Lisboa$d[...]
  328 #0 [...]$eUniversité libre de Bruxelles$d[...]

Sinon, faire précéder le nom de l'établissement de soutenance (transcrit tel qu'il est cité dans la publication) de celui de la ville.

Le nom de la ville est transcrit tel qu'il est cité dans la publication ou, à défaut, dans la langue du pays concerné ou de la zone linguistique dans laquelle est située la ville (pays multilingues). Les noms des villes du Canada et des États-Unis doivent être suivis, entre parenthèses, du nom de la province ou de l'état, sous forme abrégée (cf. Liste des abréviations des noms des états et provinces d'Amérique du nord (Etats-Unis et Canada). Le nom de la ville, éventuellement complété de celui de la province ou de l'état, est suivi d'une virgule :

Exemples : 328 #0 [...]$eLugano, Università della Svizzera italiana$d[...]
  328 #0 [...]$eCambridge (Mass.), Harvard University$d[...]

$d : Année civile de soutenance
Exemple : 328 #0 [...]$d2003


Exemples de note de thèse pour une thèse originelle

Exemple : 029 ## $aFr$b2002PAUU1002
  328 #0$bThèse de doctorat$cEtudes basques$ePau$d2002
Commentaire : Thèse, document originel (la notice comporte également une zone 029 pour le numéro national de thèse).


Cas des doubles-diplômes

Si la thèse a donné lieu à la délivrance de plusieurs diplômes, il faut ajouter une zone 328 pour chacun des diplômes, en explicitant pourquoi en zone 300.

Ce sera par exemple le cas de thèses de doctorat qui donnent également lieu à la délivrance d'un diplôme de 3e cycle de l'Ecole du Louvre, à la délivrance d'un diplôme de doctorat canonique de l'Institut Catholique de Paris, etc.

Il revient à l'établissement qui a délivré le diplôme de doctorat de créer la notice bibliographique de la version originelle de la thèse (via STAR pour les thèses déposées au format électronique). L'établissement qui a délivré le second diplôme intervient après, pour ajouter une seconde zone 328 dans la notice bibliographique. Si la thèse a fait l'objet, auprès de l'établissement qui a délivré le second diplôme, d'un dépôt sur un support différent du support de dépôt légal, le document doit être considéré comme une reproduction et être signalé comme tel dans le Sudoc (105$bv).

Exemples : 300 ## $aThèse soutenue en partenariat avec l'Ecole du Louvre pour l'obtention du Diplôme de 3ème cycle de l'Ecole du Louvre
  328 #0 $bThèse de doctorat?$cSciences de l'information et de la communication?$eSorbonne Paris Cité?$d2016
  328 #0 $bMémoire de diplôme de 3ème cycle?$c[Médiation]?$eÉcole du Louvre (Paris)?$d2016


Pour être versée dans theses.fr, une notice de thèse (reproduction ou autres éditions) doit contenir une zone 328 et celle-ci doit être structurée.

Voir aussi le manuel Rapports de chargement des données Sudoc dans theses.fr et en particulier le Chapitre 6. Annexe : batterie de tests utilisée par l'algorithme de chargement des données du Sudoc dans theses.fr

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1.14 résumés français et en langue(s) étrangère(s)

Zone 330, recommandé

Exemple : 101 ##$afre$dfre$deng
  330 ##$aLa réflexion que mènent les Lumières avec enthousiasme sur la société et leur constat de la dégradation des moeurs les conduisent à s'interroger sur l'éducation, et plus particulièrement sur celle des filles, ces futures mères qui formeraient les hommes d'une société nouvelle. [...].
  330 ##$aThe ardent reflections of the Age of Enlightenment writers leads them to an awareness of the decline in the moral standards of their contemporary society and thence to an inquiring look at the educational system. [...].

Pour que les résumés s'affichent au bon endroit dans theses.fr (onglets Description en français, Description en [langue étrangère], etc., il est indispensable de renseigner la langue des résumés en zone 101$d en respectant dans l'ordre suivant : $dfre$d[code langue étrangère].

Voir aussi le manuel Rapports de chargement des données Sudoc dans theses.fr et en particulier le Chapitre 6. Annexe : batterie de tests utilisée par l'algorithme de chargement des données du Sudoc dans theses.fr

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1.15 Titre traduit en langue étrangère

Zone 541

Exemple : 541 ##$a@Geography of ball in France$eregional diversity$zeng

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1.16 Indexation matière

Les zones 600 à 607 sont obligatoires


Zone 610. La zone sert à enregistrer des mots-clés libres. Elle peut être utilisée en complément des points d'accès Rameau ou Fmesh.
NB : lorsqu'on on dispose de mots-clés en anglais (via le formulaire d'enregistrement) qui n'ont pas d'équivalent en indexation Rameau, ils ne peuvent figurer dans la notice (ou sinon, seulement sous une forme traduite en français).

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1.17 Indexation forme/genre

Zone 608 obligatoire

Ajout obligatoire d'une indexation forme/genre Thèses et écrits académiques (PPN 027253139), suivie d'une sous-zone $2rameau pour mentionner le vocabulaire d'indexation choisi.

La zone 608 est répétable et peut être employée pour indexer d'autres autorités forme/genre associées à la thèse.

Exemple : 608 ##$3027253139 Thèses et écrits académiques$2rameau
  608 ##$3040837017 Biographie$2rameau
Unimarc export : 606 ##$3027253139$aThèses et écrits académiques$2rameau

La zone 608 ne peut comporter d'autorité du vocabulaire d'indexation Fmesh. Les autorités fmesh peuvent être enregistrées dans toutes les zones 60X SAUF en 608.

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1.18 Indice de classification des thèses de doctorat - Code domaine TEF

Zone 686 obligatoire

Pour les besoins de la recherche par facettes dans theses.fr, la présence d'un un code domaine conforme à la recommandation TEF (Thèses électroniques françaises) est obligatoire dans les notices décrivant la version originelle de la thèse.

Cette nomenclature s'appuyant sur les indices à 3 chiffres de la Classification Décimale Dewey, le code est saisi en zone 686 $a. Il est rendu identifiable en étant obligatoirement suivi en $2 par la valeur "TEF"

NB : Une même notice peut mentionner plus d'un code de domaine TEF

Exemple :
686 ##$a530$2TEF
686 ##$a620$2TEF

Pour être versée dans theses.fr, une notice de thèse doit contenir un code domaine conforme à la recommandation TEF en zone 686.

Voir aussi le manuel Rapports de chargement des données Sudoc dans theses.fr et en particulier le Chapitre 6. Annexe : batterie de tests utilisée par l'algorithme de chargement des données du Sudoc dans theses.fr

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1.19 Responsabilités intellectuelles sur la ressource

Zones 7XX obligatoires

On crée un accès “ responsabilité intellectuelle ” pour :

  Étiquette Code de fonction ($4)   Affichage Sudoc
L'auteur 700 070 Obligatoire Auteur
Le co-auteur (s'il y a lieu) 701 070 Obligatoire Auteur
Le directeur du travail universitaire (et le co-directeur s'il y a lieu) 701 727 Obligatoire Directeur de thèse
L'établissement de soutenance 711 295 Obligatoire Organisme de soutenance
L'établissement de cotutelle 711 995 Obligatoire s'il s'agit d'une thèse en cotutelle internationale Organisme de cotutelle

Accès à l'établissement de soutenance : puisque c'est l'établissement qui délivre le diplôme, c'est lui qui fait l'objet d'un point d'accès. En cas de cotutelle internationale, il est obligatoire de faire un accès à l'établissement de cotutelle. Enfin, une bibliothèque qui le souhaite peut également faire (en plus) un accès une ou des composante(s) (école doctorale, laboratoire, ...). (voir ci-dessous)

Exemple : 711 02$3026403447@Université de Nantes$4295
  711 02$3033124884@Université de Nantes. Faculté des sciences et des technique$4985
  711 02$3134081668@École doctorale Matériaux, Matières, Molécules en Pays de la Loire (3MPL) (Le Mans)$4996

Pour chaque accès créé, il est obligatoire d'établir le lien avec la notice d'autorité correspondante, et de créer celle-ci si elle n'existe pas (ce sera presque toujours le cas pour l'auteur et l'éventuel co-auteur).

Cas des doubles-diplômes

Pour être versée dans theses.fr, une notice de thèse doit mentionner un auteur en zone 700 et un directeur de thèse en zone 701.

Voir aussi le manuel Rapports de chargement des données Sudoc dans theses.fr et en particulier le Chapitre 6. Annexe : batterie de tests utilisée par l'algorithme de chargement des données du Sudoc dans theses.fr

Zones facultatives

On peut également créer des accès "responsabilité intellectuelle" pour les écoles doctorales, les partenaires de recherche et les membres du jury.

Voir les j.e-cours Description plus fine des thèses de doctorat. Partie II - Le jury et les partenaires de recherche et Panorama des autorités : Identifiants personnes & structures. Partie 2 : Les identifiants de structures

Depuis 2006, les thèses de doctorat soutenues en France sont décrites soit via WInIBW soit via STAR, selon le mode de dépôt décidé par l'établissement de soutenance. Depuis mai 2016, le dépôt des thèses doit obligatoirement se faire dans STAR sous format électronique. L'ensemble des données est ensuite visible dans theses.fr .

Le modèle de données sur lequel s'appuie STAR (la recommandation TEF) est plus fin que le format UNIMARC. Ainsi, il est possible dans TEF d'exprimer la notion d'école doctorale, de partenaires de recherche ainsi que la qualité des membres du jury de soutenance. Cette distorsion entre TEF et Unimarc est visible dans theses.fr, où l'on peut trouver des thèses très finement décrites en provenance de STAR et des thèses moins finement décrites en provenance du Sudoc.

L'ABES a donc créé de nouveaux codes de fonction relatifs au catalogage des thèses de doctorat. Ce ne sont pas des codes issus du format Unimarc standard (3e édition anglaise, 6e édition française) mais des codes propres aux thèses soutenues en France.

Même s'ils restent facultatifs, ces accès sont essentiels pour améliorer la granularité et la richesse des données de thèses, autant dans le catalogue Sudoc (répertoire national des thèses soutenues en France) que dans theses.fr. que dans theses.fr. Ils sont également garants de la complétude des données attachées aux personnes et aux collectivités.

D'après le Manuel UNIMARC les notes en texte libre précisent, complètent ou développent les points d'accès. De même, d'après la norme AFNOR Z44-059 sur le Choix des accès à la description bibliographique : le choix de ces points d'accès se fait à partir des éléments de la description bibliographique, quelle que soit la source d'information d'où ils proviennent et quels que soient la zone ou le niveau de description où ils apparaissent.

Dans WinIBW, il conviendra donc de mentionner ces responsabilités à l'aide d'une ou plusieurs zones 314 (voir 1.11 Note sur la responsabilité).

Récapitulatif des codes de fonction à utiliser pour le catalogage des thèses

Fonction Zone Unimarc Code Affichage public Sudoc
Auteur (et co-auteur) 700 / 701 070 Auteur
Directeur de thèse (et co-directeur) 701 727 Directeur de thèse
Président du jury 701 956 Président du jury de soutenance
Membre du jury 701 555 Membre du jury
Rapporteur de la thèse 701 958 Rapporteur de la thèse
       
Etablissement de soutenance 711 295 Organisme de soutenance
Etablissement de cotutelle 711 995 Organisme de cotutelle
Ecole doctorale associée à la thèse 711 996 Ecole doctorale associée à la thèse
Equipe de recherche associée à la thèse 711 984 Equipe de recherche associée à la thèse
Laboratoire 711 981 Laboratoire associé à la thèse
Entreprise associée à la thèse 711 982 Entreprise associée à la thèse
Fondation associée à la thèse 711 983 Fondation associé à la thèse
Autre partenaire associé à la thèse 711 985 Autre partenaire associé à la thèse

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1.20 Données d'exemplaire

Leur niveau de détail dépend de chaque établissement. Voir les pages correspondantes du guide méthodologique.

La zone 930 est obligatoire

NB : pour les rétroconversions, consulter également Conversions rétrospectives en ligne dans le Sudoc : règles de comparaison des notices et règles particulières - 3. Zone locale d'identification : zone 991.

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2. Caractéristiques des notices générées par STAR

2.1 Rappels

Aux termes de l'arrêté du 25 mai 2016, les versions originelles de thèse doivent être déposées sous forme électronique et traitées dans STAR. Ces thèses sont automatiquement signalées dans le Sudoc par l'import des données enregistrées dans l'application STAR. Les thèses qui ont fait l'objet d'un dépôt légal sous forme électronique entre 2006 et 2016, ont dû ou doivent également être traitées dans STAR.

Dans STAR, les données sont exprimées en TEF (cf. recommandation TEF (Thèses électroniques Françaises). Lors de la validation dans STAR, ces données TEF sont converties au format Unimarc.

ATTENTION : on trouve dans le Sudoc deux types de notices de thèses sur support électronique :

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2.2 Zones générées automatiquement par STAR

Les zones présentées ci-après sont générées automatiquement par STAR au moment de l'export des données vers le Sudoc.

Zones pour lesquelles les valeurs sont toujours les mêmes :

Données codées (obligatoires) :

Caractéristiques – type, volume, longueur – du document (obligatoire pour toutes les ressources électroniques) – zone 230 : 230##$aDonnées textuelles

Note sur le titre et la mention de responsabilité – zone 304 : 304##$aTitre provenant de l'écran-titre

Exemple
008 $aOax3
135 ##$ad$br
230 ##$aDonnées textuelles
304 ##$aTitre provenant de l'écran-titre

Zones pour lesquelles les valeurs varient d'une thèse à l'autre :

On reconnait une notice importée de STAR dans winibw à la présence, dans la zone de création 004, et parfois aussi dans la zone de modification 005 du nombre "4001", identifiant du programme d'import de STAR.

Exemple
Création: 4001:20-12-18 Modifié: 4001:20-12-18 12:53:16 Statut: 4001:20-12-18
004 4001:20-12-18
005 4001:20-12-18 12:53:16.000

Dans les données bibliographiques (niveau 0) :

Exemple
002 $aSTAR449$2STAR
033 ##$ahttp://www.theses.fr/2009EVRY0001
035 ##$aSTAR449
856 ##$qPDF$s7620411$uhttp://www.theses.fr/2009EVRY0001/document$zAccès au texte intégral

Dans les données d'exemplaires (niveau 2), la zone 991 comprend en $a la mention de la création automatique de l'exemplaire par STAR.

La fonction d'exemplarisation automatique depuis STAR n'est pas systématique et doit être activée au préalable en saisissant un ou plusieurs RCR dans le formulaire STAR.

Exemple
991 ##$aexemplaire créé automatiquement par STAR

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2.3 Types de données créées par import de STAR

Le catalogage automatique via STAR concerne les notices bibliographiques et éventuellement les données d'exemplaires.

Dans STAR, il est possible de choisir un (ou plusieurs) numéro(s) RCR et ainsi de créer un (ou plusieurs) exemplaire(s).

Les notices d'autorité, notamment celle du docteur, doivent être créées selon la procédure habituelle soit dans WinIBW, soit dans IdRef, soit depuis STAR par l'intermédiaire d'IdRef.

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2.4 Eventuelles interventions après le premier import dans le Sudoc

Une notice est créée par import de STAR. Cette notice “ vit ” dans le Sudoc comme elle “ vit ” dans l'environnement STAR. Il peut être nécessaire de modifier les données. STAR est l'environnement de référence des données relatives aux thèses originelles électroniques ; le Sudoc les reçoit tout comme n'importe quelle plateforme de diffusion. Les données de STAR sont conformes à la recommandation TEF. Même si toutes les métadonnées TEF n'ont pas une correspondance dans le format Marc, la plupart sont converties.

Par conséquent, s'il doit y avoir des modifications, elles doivent être faites dans STAR ; les données de STAR seront alors renvoyées au Sudoc pour mettre à jour la notice bibliographique initialement créée. Elles viendront écraser la plupart des zones utilisées dans le catalogage des thèses, présentes dans cette notice initiale.

Notamment, si une erreur est faite dans le titre de la thèse, le nom de l'auteur, le NNT, le directeur de thèse, l'éventuelle adresse URL d'accès au document sur internet, le code domaine TEF, ..., cette erreur doit être corrigée dans STAR et non directement dans le Sudoc.

Depuis septembre 2010, toute mise à jour des données dans STAR entraine automatiquement un nouvel import dans le Sudoc.

Dans le Sudoc, une notice créée par import de STAR peut être modifiée pour lui ajouter des informations que la recommandation TEF ignore. En effet, lors d'une mise à jour dans STAR et d'un nouvel import dans le Sudoc, ces informations, si elles sont dans une étiquette Unimarc inconnue de TEF, seront conservées.

En pratique, ce qui peut être modifié dans le Sudoc, sans risque que la modification soit écrasée par un rechargement ultérieur des données en provenance de STAR :

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3. Cas particuliers

3.1 – Thèses confidentielles

Rappel : la confidentialité d'une thèse est décidée par l'établissement, et non par le docteur lui-même.
Elle est notifiée par un document administratif visé par les autorités compétentes.


Faut-il cataloguer les thèses confidentielles ?

La thèse de doctorat est un document administratif qui sanctionne la délivrance d'un diplôme. Cette information, publique, est régie par l'arrêté du 25 mai 2016. Le signalement de la thèse dans le catalogue collectif Sudoc ainsi que dans le moteur de recherche theses.fr est une obligation qui s'impose au docteur et à l'établissement.

Donc, oui, il faut cataloguer les thèses confidentielles (les résumés, l'indexation matière - contrôlée ou non -, le titre de la thèse...). Il arrive que la confidentialité porte explicitement et spécifiquement sur l'une des métadonnées descriptives de la thèse et que celle-ci soit indisponible. Dans ce cas, par ailleurs très peu fréquent, l'information est connue de la bibliothèque car clairement mentionnée sur les documents administratifs fournis après la soutenance. Si le catalogueur ne dispose d'aucun document officiel justifiant de la confidentialité de l'une des métadonnées descriptives, cette métadonnée doit être signalée.

Dans le cas où la confidentialité porte sur le titre, le sujet de la thèse a le plus souvent été publié : le catalogueur reprend alors ce sujet dans la notice comme titre de la thèse.

Une thèse ne peut pas être définitivement confidentielle. Le jury indique toujours une date de fin de confidentialité. Cette disposition prise par le jury est indépendante du choix de l'auteur sur les modes de diffusion et de communication de ses travaux (intranet, Internet…).

La note 310 faisant mention de la date de fin de confidentialité, il est inutile de revenir sur les notices pour supprimer cette zone. C'est une donnée qu'il est intéressant de garder du point de vue de la vie du document thèse.

Le signalement des thèses étant obligatoire, une thèse même confidentielle doit être localisée dans le Sudoc.


Signaler la confidentialité d'une thèse

La mention de confidentialité se note en zone 310 selon les formulations suivantes, lesquelles varient en fonction de la date de soutenance (avant et après le passage au dépôt électronique).

Écrire : 310 ##$aThèse confidentielle jusqu'en AAAA
  310 ##$aThèse confidentielle jusqu'au JJ-MM-AAAA

STAR génère automatiquement une zone 310 construite sous la forme :

310 ##$aThèse confidentielle jusqu'au JJ-MM-AAAA

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3.2 – Thèses de doctorat soutenues sur un ensemble de travaux

Qu'est-ce qu'une thèse sur travaux ?

En l'absence de texte officiel définissant clairement la thèse sur travaux, l'interprétation et le traitement catalographique de ce type de thèse sont variables d'un établissement à l'autre.

On peut toutefois la caractériser comme une thèse constituée en partie d'articles ou d'extraits de monographies auxquels le docteur a participé avant la soutenance de sa thèse. La thèse est alors la compilation structurée et commentée de publications effectuées en amont.

NB : un seul article/extrait peut suffire pour considérer qu'il s'agit d'une thèse sur travaux.

Voir le j.e-cours Description plus fine des thèses de doctorat. Description plus fine des thèses de doctorat. Partie I - Les thèses sur travaux. Leçon 1 : Définition


Signaler une thèse sur travaux


Exemple complet de thèse sur travaux :

008   $aAax
029   $aFR$b1987LIL30014
100 0# $a1987
101 0# $afre$dfre$deng
102 ## $aFR
105 ## $ay$bm$c0$d0$e1$fy$gy
200 1# $aL'@homme et son œuvre$el'exemple de Pierre Loti, Marcel Proust et Jean-Paul Sartre$fAlain Buisine$gsous la direction de Jean Decottignies
214 #1 $d1987
215 ## $a1 pochette ([65] f.), 7 vol.
311 ## $aThèse soutenue sur un ensemble de travaux
320 ## $aBibliogr., 4 f.
328 #0 $bThèse d'État $cLittérature française$eLille 3$d1987
330 ## $a[Résumé en français]
330 ## $a[Résumé en anglais]
488 ## $t@Jean-Paul Sartre : questions d'écriture$fAlain Buisine$n[non publié]$p72 f.
488 ## $t@Naturalismes : Guy de Maupassant et la quête de l'identité$fAlain Buisine$n[non publié]$p184 f.
488 ## $t@Science et littérature : Jules Verne et la quête de l'origine$fAlain Buisine$n[non publié]$p184 f.
488 ## $0001395467@Tombeau de Loti
488 ## $0001084593@Proust et ses lettres
488 ## $0001107380@Laideurs de Sartre
541 ## $a@Man and his works$ethe examples of Pierre Loti, Marcel Proust and Jean-Paul Sartre$zeng
606 ## $3028217780 Romanciers françai$3029117054 Critique et interprétation -- 20e siècle$2rameau
608 ## $3027253139 Thèses et écrits académiques$2rameau
700 #1 $3026758539 Buisine, Alain$4070
701 #1 $3026816725 Decottignies, Jean$4727
711 02 $3026404524 @Université Charles de Gaulle (Lille)$4295

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