Date de création du document : 2020-02-05
Date de dernière mise à jour du document : 2021-01-27

Catalogage des thèses de doctorat soutenues à partir de 1985
Partie IV - Signaler les thèses perdues ou incommunicables dans le Sudoc et dans theses.fr

Préambule

Introduction

Cas 1 : La thèse originelle est signalée dans le Sudoc mais son exemplaire a été perdu, détruit, ou est devenu incommunicable

1. L'établissement a pu acquérir une reproduction conforme de la thèse originelle

2. L'établissement n'a pas pu acquérir une reproduction conforme de la thèse originelle

a. L'établissement a pu acquérir une version non corrigée, commercialisée ou remaniée de la thèse

b. L'établissement n'a pu acquérir ni reproduction conforme, ni autre version de la thèse

Cas 2 : La thèse originelle n'a jamais été signalée dans le Sudoc

1. L'établissement de soutenance conserve encore un exemplaire de la thèse originelle ou dispose d'une reproduction conforme à la thèse originelle

2. L'établissement ne possède pas d'exemplaire originel dégradé et n'a pu acquérir une reproduction conforme de la thèse originelle

a. L'établissement a pu acquérir une version non corrigée de la thèse

b. L'établissement a pu acquérir une version commercialisée ou remaniée par l'auteur de la thèse

c. L'établissement n'a pu acquérir ni reproduction conforme, ni autre version de la thèse

Il existe une reproduction conforme de la thèse originelle, conservée par un établissement qui n'est pas l'établissement de soutenance

L'établissement de soutenance ne souhaite pas que le dernier exemplaire perdu de la thèse originelle redescende dans son SIGB

 

Préambule

Nota Bene :

Les présentes consignes s'appliquent aux thèses perdues, dont l'établissement de soutenance a possédé au moins un exemplaire qui, par la suite, a été soit égaré, soit abîmé ou détruit dans un sinistre (inondation, incendie, pollution, contamination, etc.). La présence du document dans les collections est attestée par un fantôme en rayon, une trace dans le SIGB ou dans un registre papier.

Les consignes ne s'appliquent pas aux thèses non déposées par les docteurs, ou non corrigées (voir les consignes de signalement des thèses non déposées ou non corrigées). Si l'établissement n'est pas en mesure de déterminer si une thèse a été perdue ou non déposée, il la considérera, par défaut, comme non déposée, sauf dans le cas des sinistres, où on considérera par défaut les thèses comme perdues.

Les notions de « thèses originelle », « reproduction conforme », « version remaniée », « version commercialisée », utilisées dans les présentes consignes, sont définies sur la page Fondamentaux, définition et grands principes. Pour identifier la version de la thèse à laquelle vous êtes confronté, nous vous invitons à vous référer au tableau These or not these ?

L'archivage des thèses de doctorat est une obligation légale dont les établissements de soutenance doivent s'acquitter. La perte ou la dégradation d'une thèse est grave et doit rester exceptionnelle.

Lorsque les exemplaires d'une thèse originelle sont manquants ou incommunicables, il est impératif :

La notice bibliographique décrivant la thèse originelle ne doit pas être supprimée.

Le dernier exemplaire de la thèse, même s'il est incommunicable/perdu/détruit, ne doit pas être supprimé.

Nous vous rappelons / attirons votre attention sur le fait que supprimer le dernier exemplaire d'une thèse originelle conduit à la disparition de la notice bibliographique dans le Sudoc public et à la disparition de la « famille » de la thèse dans theses.fr. Or, il existe une obligation légale, réglementaire, de signalement des thèses de doctorat dans le Sudoc et dans theses.fr. Le signalement des thèses originelles présente cette particularité de signaler à la fois un document, mais aussi l'obtention d'un diplôme. Les notices de thèses originelles doivent donc rester visibles dans le Sudoc et dans theses.fr, y compris lorsque le document n'existe plus. La notice reste seule à garder la trace de l'obtention du diplôme.

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Introduction

Les présentes consignes portent sur la manière de signaler dans le Sudoc les thèses originelles dont tous les exemplaires ont été perdus, détruits ou abîmés au point de devenir incommunicables.

Seront abordés les cas de figure suivants :

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Cas 1 : La thèse originelle est signalée dans le Sudoc mais son exemplaire a été perdu, détruit, ou est devenu incommunicable

Il existe deux possibilités :

1. L'établissement a pu acquérir une reproduction conforme de la thèse originelle

L'établissement de soutenance doit :

Exemple : E316 ##$aExemplaire incommunicable depuis 2015, pour cause d'inondation $uhttp://www.sudoc.fr/10720858X$2Consulter la reproduction
   
  E316 ##$aExemplaire manquant [constaté en 2014] $uhttp://www.sudoc.fr/PPN$2Consulter la reproduction

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2. L'établissement n'a pas pu acquérir une reproduction conforme de la thèse originelle

Nota Bene :

Avant de recourir à cette procédure, l'établissement de soutenance doit avoir tout mis en oeuvre, dans un premier temps pour retrouver un exemplaire de la thèse originelle, ensuite pour retrouver une reproduction conforme de la thèse originelle.

Le renvoi à une version remaniée de la thèse permet de répondre, pour partie, au besoin du lecteur. Mais, contrairement à une reproduction conforme de la thèse, qui peut se substituer au dépôt légal si l'exemplaire de celui-ci a été détruit, une version remaniée de la thèse n'aura JAMAIS de valeur juridique ou réglementaire et ne sera JAMAIS un substitut valide à la version originelle.

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a. L'établissement a pu acquérir une version non corrigée, commercialisée ou remaniée de la thèse

L'établissement doit :

Exemple : E316 ##$aaExemplaire incommunicable depuis 2015, pour cause d'inondation. Il n'existe pas de copie conforme (au contenu strictement identique) de la version de soutenance $uhttp://www.sudoc.fr/PPN$2Consulter la version non corrigée de la thèse
   
  E316 ##$aExemplaire incommunicable depuis 2019, pour cause de pollution à l'amiante. Il n'existe pas de copie conforme (au contenu strictement identique) de la version de soutenance $uhttp://www.sudoc.fr/PPN$2Consulter la version commercialisée de la thèse
   
  E316 ##$aExemplaire manquant [constaté en 2016]. Il n'existe pas de copie conforme (au contenu strictement identique) de la version de soutenance$uhttp://www.sudoc.fr/PPN$2Consulter une version de la thèse remaniée par l'auteur

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b. L'établissement n'a pu acquérir ni reproduction conforme, ni autre version de la thèse

L'existence de la thèse est attestée par son signalement dans le Sudoc, mais il ne reste aucune trace du document, ni de ses dérivés.

L'établissement doit :

Exemple : E316 ##$aExemplaire incommunicable depuis 2015, pour cause d'inondation
   
  E316 ##$aExemplaire manquant [constaté en 2014]

 

 

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Cas 2 : La thèse originelle n'a jamais été signalée dans le Sudoc

1. L'établissement de soutenance conserve encore un exemplaire de la thèse originelle ou dispose d'une reproduction conforme à la thèse originelle

Dans le cas où :

L'établissement de soutenance doit :

Exemple : E316 ##$aExemplaire incommunicable depuis 2015, pour cause d'inondation$uhttp://www.sudoc.fr/PPN$2Consulter la reproduction
   
  E316 ##$aExemplaire manquant [constaté en 2014]$uhttp://www.sudoc.fr/PPN$2Consulter la reproduction

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2. L'établissement ne possède pas d'exemplaire originel dégradé et n'a pu acquérir une reproduction conforme de la thèse originelle

a. L'établissement a pu acquérir une version non corrigée de la thèse

Si l'établissement de soutenance, à défaut de trouver une reproduction conforme de la thèse, possède une version non corrigée de la thèse, il doit :

Exemple : E316 ##$aExemplaire manquant [constaté en 2015]. Il n'existe pas de copie conforme (au contenu strictement identique) de la version de soutenance $uhttp://www.sudoc.fr/PPN$2Consulter la version non corrigée de la thèse
   
  E316 ##$aExemplaire manquant depuis 1999, pour cause d'incendie. Il n'existe pas de copie conforme (au contenu strictement identique) de la version de soutenance$uhttp://www.sudoc.fr/PPN$2Consulter la version non corrigée de la thèse

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b. L'établissement a pu acquérir une version commercialisée ou remaniée par l'auteur de la thèse

Si l'établissement de soutenance, à défaut de trouver une reproduction conforme de la thèse, possède une version remaniée ou commercialisée de la thèse, il doit :

Exemple : E316 ##$aExemplaire manquant depuis 2019, pour cause de pollution à l'amiante. Il n'existe pas de copie conforme (au contenu strictement identique) de la version de soutenance$uhttp://www.sudoc.fr/PPN$2Consulter la version commercialisée de la thèse
   
  E316 ##$aExemplaire manquant [constaté en 2016]. Il n'existe pas de copie conforme (au contenu strictement identique) de la version de soutenance$uhttp://www.sudoc.fr/10720858X$2Consulter une version de la thèse remaniée par l'auteur

 

Nota Bene :

Avant de recourir à aux procédures a et b, l'établissement de soutenance doit avoir tout mis en oeuvre, dans un premier temps pour retrouver un exemplaire de la thèse originelle, dans un second temps pour retrouver une reproduction conforme de la thèse originelle.

Le renvoi à une version non corrigée, commercialisée ou remaniée de la thèse permet de répondre, pour partie, au besoin du lecteur. Mais, contrairement à une reproduction conforme de la thèse, qui peut se substituer au dépôt légal si l'exemplaire de celui-ci a été détruit, une version remaniée de la thèse n'aura JAMAIS de valeur juridique ou réglementaire et ne sera JAMAIS un substitut valide à la version originelle.

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c. L'établissement n'a pu acquérir ni reproduction conforme, ni autre version de la thèse

L'existence de la thèse est attestée dans une base de données tierce (base de données de l'ANRT, archives des universités, inventaire), par l'auteur, le directeur de thèse, un membre du jury, par l'existence d'une version remaniée de la thèse, par l'existence de documents administratifs, par une citation dans une bibliographie, etc, mais il ne reste aucune trace du document, ni de ses dérivés.

L'établissement doit :

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Il existe une reproduction conforme de la thèse originelle, conservée par un établissement qui n'est pas l'établissement de soutenance

L'établissement de soutenance d'une thèse est responsable de son archivage pérenne. S'il perd une thèse ou ne peut plus assurer sa communication, il se doit de faire l'acquisition d'une reproduction conforme qui puisse se substituer à la thèse originelle. Si un établissement tiers possède une reproduction conforme de la thèse (contenu strictement identique à la thèse originelle), l'établissement de soutenance de la thèse doit obtenir une copie de ladite reproduction

Si l'établissement de soutenance de la thèse ne parvient pas à obtenir une copie de la reproduction conforme de la thèse présente dans l'établissement tiers, il suivra les procédures de signalement mentionnées ci-dessus, mais en renvoyant à la reproduction conforme détenue par l'établissement tiers et non par lui-même.

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L'établissement de soutenance ne souhaite pas que le dernier exemplaire perdu de la thèse originelle redescende dans son SIGB

Il faut impérativement conserver un exemplaire sous la notice de la thèse originelle, afin que celle-ci soit toujours visible dans le Sudoc et dans theses.fr. Or, le signalement d'un exemplaire incommunicable/perdu implique de fait un import de la notice dans le SIGB de l'établissement via les transferts réguliers.

Si l'établissement ne souhaite pas que les notices de thèses perdues soient importées dans son SIGB, il doit en faire la demande à l'Abes (ABESstp SudocPro Domaine = Autres Objet de la demande = Exemplarisation des thèses perdues), lorsque le cas se présente. L'exemplaire qui sera ajouté sous la notice de la thèse originelle sera alors un exemplaire Abes (RCR : 341725299, ABES-Réseau Sudoc).

Lors de sa demande, l'établissement devra fournir à l'Abes un tableur comprenant : la liste des PPN de thèses perdues à exemplariser / en regard de chaque PPN, le contenu de la E316$a / le contenu de la E316$u (= URL pérenne de la notice de reproduction conforme).

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