Date de création du document : 2003-12-17
Date de dernière mise à jour du document : 2014-09-02

Spécifications pour les tests de recouvrement et la localisation automatique dans le Sudoc

1. Objectif et procédure
1.1. Evaluation du taux de recouvrement
1.2 Principe général de l'exemplarisation automatique
2. Repérer des notices par leur PPN (monographie)
2.1. Reprise des données des systèmes locaux
2.2. Service d'exemplarisation automatique des e-book
2.3. Service d'exemplarisation automatique des périodiques électroniques (par bouquets)
3. Repérer des notices par leur ISBN
3.1. Fichiers d'ISBN pour les tests de recouvrement
3.2.1. Reprise des données des systèmes locaux
3.2.2. Service d'exemplarisation automatique des ressources électroniques
4. Repérer des notices par requête
4.1. Fichiers de requêtes pour les tests de recouvrement
4.2. Fichiers de requêtes pour la localisation automatique
5. Repérer des notices par leur ISSN (par bouquets)
5.1. Fichiers d'ISSN pour les tests de recouvrement
5.2. Fichiers d'ISSN pour la localisation automatique
6. Création des exemplaires
7. Fichiers résultats
7.1. Fichiers de PPN
7.2. Fichiers d'ISBN
7.3. Fichiers de requêtes
7.4. Fichiers d'ISSN
ANNEXE
Mnémoniques d'index
Mots vides
Ordre des sous-zones

1. Objectif et procédure

1.1 Evaluation du taux de recouvrement

L'ABES établit le taux de recouvrement entre le fonds d'une bibliothèque et le Sudoc en interrogeant son catalogue par des requêtes automatiques, sur la base de fichiers fournis par les bibliothèques demandeuses. Quand les notices sont pourvues d'un ISBN, c'est ce dernier qui sert de clef de recherche.

Quand les notices en sont dépourvues, c'est une requête décrite plus bas qui permet d'interroger la base. Le taux de recouvrement d'une bibliothèque généraliste (et jeune) est maintenant de près de 90%. Celui d'une bibliothèque spécialisée peut naviguer entre 30% et 70%.

Lorsqu'une seule réponse est obtenue lors d'une recherche automatique dans le Sudoc, l'ABES peut procéder à une première localisation automatique. Le taux moyen de réponse unique est de 50% des réponses.

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1.2 Principe général de l'exemplarisation automatique

Après accomplissement des formalités administratives et des tests de recouvrement, la bibliothèque demandeuse s'entend avec l'ABES sur les spécifications des données d'exemplaire à créer, prend connaissance des consignes, notamment à propos de l'ordre des sous-zones (voir l'annexe Ordre des sous-zones) et fournit ensuite des fichiers. Les exemplarisations automatiques sont réalisées en ligne, via l'interface du logiciel client WinIBW, grâce à des programmes que l'ABES aura pris soin d'adapter aux données à créer.

La notice d'exemplaire est ajoutée toutes les fois où les conditions suivantes sont réunies :

Enfin, l'ABES envoie en retour des fichiers de résultats qui permettent de lister les traitements successifs réalisés.

l'exemplarisation automatique ne concerne pas les publications en série (sauf les bouquets de périodiques électroniques)

le cas des monographies en plusieurs volumes :

Pour toutes demandes, utilisez le guichet d'assistance de l'ABES, rubrique Sudoc (espace pro), domaine "Exemplarisation automatique".

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2. Repérer des notices par leur PPN (monographie)

2.1. Reprise des données des systèmes locaux

Des informations que vous désirez insérer dans les exemplaires peuvent être ajoutées comme la cote et/ou le numéro de notice et/ou le numéro d'inventaire. Ces informations seront précédées d'un point-virgule. Il ne doit pas y avoir d'espace (blanc) ni avant, ni après le point-virgule. Dans le cas où une donnée locale est inconnue, la remplacer par deux points-virgules. Une ligne se présente ainsi : PPN;COTE;N° NOTICE LOCALE

Exemple de ce que le fichier doit contenir :

154821154;cote;numéro de notice locale
189632568;;numéro de notice locale
...

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2.2. Service d'exemplarisation automatique des e-book

Des informations que vous désirez insérer dans les exemplaires peuvent être ajoutées comme la cote. Ces informations seront précédées d'un point-virgule. Il ne doit pas y avoir d'espace (blanc) ni avant, ni après le point-virgule. Dans le cas où une donnée locale est inconnue, la remplacer par deux points-virgules. Une ligne se présente ainsi : PPN;COTE;URI

Exemple de ce que le fichier doit contenir :

125478555;cote;URI
112521251;;URI

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2.3. Service d'exemplarisation automatique des périodiques électroniques (par bouquets)

Des informations que vous désirez insérer dans les exemplaires peuvent être ajoutées comme la cote, l'URI et l'état de collection. Ces informations seront précédées d'un point-virgule. Il ne doit pas y avoir d'espace (blanc) ni avant, ni après le point-virgule. Une ligne se présente ainsi : PPN;COTE;URI;ETAT DE COLLECTION

L'ABES met à la disposition des établissements, sur le guide méthodologique la liste des codes de bouquets.

Afin d'aider les établissements à établir la liste des PPN, il est possible d'utiliser l'index BQT dans le catalogue Sudoc public pour voir les bouquets déjà exemplarisés dans le Sudoc par d'autres établissements.
Il est conseillé d'utiliser "Feuilleter" en recherche experte pour voir l'ensemble des codes.

L'opération d'exemplarisation automatique rajoutera en zone E856 la sous-zone $9 contenant le nom du bouquet.

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3. Repérer des notices par leur ISBN

3.1. Fichiers d'ISBN pour les tests de recouvrement

Exemple de zone ISBN complète :

010 ##$a2-258-03157-5$bbr.$d115 FRF avec le fasc. 12 bis
010 ##$a2-8456-5164-3$brel$d62 F

Le fichier doit contenir :

2-258-03157-5
2-8456-5164-3
...

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3.2. Fichiers d'ISBN pour la localisation automatique

3.2.1. Reprise des données des systèmes locaux

Des informations que vous désirez insérer dans les exemplaires peuvent être ajoutées comme la cote et/ou le numéro de notice et/ou le numéro d'inventaire. Ces informations seront précédées d'un point-virgule. Il ne doit pas y avoir d'espace (blanc) ni avant, ni après le point-virgule. Dans le cas où une donnée locale est inconnue, la remplacer par deux points-virgules. Une ligne se présente ainsi : ISBN;COTE;N° NOTICE LOCALE

Exemple de ce que le fichier doit contenir :

2-258-03157-5;cote;numéro de notice locale
2-8456-5164-3;;numéro de notice locale
...

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3.2.2. Service d'exemplarisation automatique des ressources électroniques

Des informations que vous désirez insérer dans les exemplaires peuvent être ajoutées comme la cote. Ces informations seront précédées d'un point-virgule. Il ne doit pas y avoir d'espace (blanc) ni avant, ni après le point-virgule. Dans le cas où une donnée locale est inconnue, la remplacer par deux points-virgules. Une ligne se présente ainsi : ISBN;COTE;URI

Exemple de ce que le fichier doit contenir :

2-258-03157-5;cote;URI
2-8456-5164-3;;URI

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4. Repérer des notices par requête

Cette fonctionnalité n'est pas proposée pour les ressources électroniques

IMPORTANT

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4.1. Fichiers de requêtes pour les tests de recouvrement

Exemple de requêtes reçues :

1996;;historicité Etat importé
1981;Rouquie;politique mars : processus politiques partis militaires contemporains
1999;Capul;Les collectivités locales en mutation
1965;Adrian;The American political process
1978;Léon;Histoire economique et sociale du monde. T.ii . Les hésitations de la croissance
1974;Auriol;Journal du septennat
...

Traitement de ces requêtes par le programme :

tno t;apu 1996; che mti historicité Etat importé
tno t;apu 1981; che aut Rouquie et mti politique mars processus politiques partis militaires contemporains
tno t;apu 1999; che aut Capul et mti collectivités locales mutation
tno t;apu 1965; che aut Adrian et mti The American political process
tno t;apu 1978; che aut Léon et mti Histoire economique et sociale du monde. . T.ii . Les hesitations de la croissance
tno t;apu 1974; che aut Auriol et mti Journal du septennat
...

Réponses obtenues :

tno t;apu 1996; che mti historicité Etat importé
2 réponses

tno t;apu 1981; che aut Rouquie et mti politique mars processus politiques partis militaires contemporains
1 réponse

tno t;apu 1999; che aut Capul et mti collectivités locales mutation
1 réponse

tno t;apu 1965; che aut Adrian et mti The American political process
Pas de réponse. Il faut ôter le mot " The " pour obtenir la notice unique

tno t;apu 1978; che aut Léon et mti Histoire economique et sociale du monde. . T.ii . Les hesitations de la croissance
Pas de réponse. En enlevant " T.ii " , on obtient deux réponses

tno t;apu 1974; che aut Auriol et mti Journal septennat
...
3 réponses

Ces exemples montrent que pour obtenir un bon taux de réponses, il faut "nettoyer" le fichier avant de l'utiliser. Tout traitement de texte permet de remplacer des mots par des espaces.

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4.2. Fichiers de requêtes pour la localisation automatique

Exemple de ce que le fichier doit contenir :

1996;;historicité de l'Etat importé;cote;numéro de notice locale
1981;Rouquie;politique mars processus politiques partis militaires contemporains;cote;numéro de notice locale
...

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5. Repérer des notices par leur ISSN (par bouquets)

Cette fonctionnalité n'est proposée que dans le cadre du service d'exemplarisation des ressources électroniques, pour les périodiques

5.1. Fichiers d'ISSN pour les tests de recouvrement

Exemple de ce que le fichier doit contenir :

1177-3901
1472-6939
16772954

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5.2. Fichiers d'ISSN pour la localisation automatique

L'ABES met à la disposition des établissements, sur le guide méthodologique la liste des codes de bouquets.

Afin d'aider les établissements à établir la liste des ISSN, il est possible d'utiliser l'index BQT dans le catalogue Sudoc public pour voir les bouquets déjà exemplarisés dans le Sudoc par d'autres établissements.

L'opération d'exemplarisation automatique rajoutera en zone E856 la sous-zone $9 contenant le nom du bouquet.

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6. Création des exemplaires

Par défaut le service propose pour chaque notice la création d'un seul exemplaire. Sous réserve de faisabilité, il peut être possible de demander la création de plusieurs exemplaires.

Un premier exemplaire pour un RCR est créé (une seule réponse). Si un exemplaire existe déjà pour ce RCR, le fichier résultat le signale.


Les exemplaires sont créés dans WinIBW en ligne, c'est à dire que les notices sont présentes dans les fichiers envoyés au SIGB.

Dans le cadre d'une exemplarisation automatique effectuée lors de la reprise des données du système local, vous pouvez choisir de recevoir ces notices lors de vos transferts réguliers ou bien en dehors des transferts réguliers de votre établissement. Il faudra alors peut-être convenir de dates où le catalogage en ligne par les catalogueurs sera suspendu, pour tout l'ILN.

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7. Fichiers résultats

Les fichiers résultats sont structurés ainsi :

7.1. Fichiers de PPN

Exemple : Création des exemplaires
Cote 372.67 VER ; ppn 115597522 ; ppn 115597522 ; 1 exemplaire créé !
Cote 301 INS ; ppn 117852171 ; Erreur : La notice est supprimée
Cote 370.71 GIO ; ppn 118490796 ; ppn 118490796 ; 1 exemplaire créé !
Cote 370.71 FEN ; ppn 119064731 ; ppn 119064731 ; 1 exemplaire créé !
Cote 370.71 TIZ ; ppn 119348691 ; ppn 119348691 ; 1 exemplaire créé !
Cote 372.21 Mu GUY ; ppn 11971664X ; ppn 11971664X ; 1 exemplaire créé !
Cote 372.67 ADA ; ppn 124537685 ; ppn 124537685 ; 1 exemplaire créé !
Cote 370.71 TIS ; ppn 127529829 ; ppn 127529829 ; 1 exemplaire créé !
Cote 379 AUD ; ppn 127702016 ; ppn 127702016 ; 1 exemplaire créé !


Fini ! Au total 851 notice(s) trouvée(s) sur 851 recherche(s) et 847 exemplaire(s) créé(s)

Résultats détaillés du fichier
0 Notice(s) avec erreur de validation : corriger et créer l'exemplaire
0 ppn erroné(s)
4 ppn supprimé(s)
0 Recherche(s) sans réponse
847 Exemplaire(s) crée(s)
0 Réponse(s) multiple(s) : choisir une notice pour créer l'exemplaire
0 Exemplaire(s) déjà présent(s) pour 180332201

Le pourcentage d'exemplaires créés sur le nombre de recherches est de 100%

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7.2. Fichiers d'ISBN

Exemple : Taux de recouvrement
isbn 0-03-046616-4 : Pas de réponse
isbn : 0-465-02482-3 : ppn 018964079
isbn : 0-669-02185-7 : 2 réponses
isbn 0-19-502520-2 : Pas de réponse
isbn : 3-534-07245-6 : ppn 006671365
isbn 0-669-02172-5 : Pas de réponse
isbn : 0-08-022497-0 : ppn 002917602
isbn 0-253-16219-X : Pas de réponse
isbn 3-88323-110-X : Pas de réponse
isbn 0-89158-162-6 : Pas de réponse
isbn : 0-89250-008-5 : 2 réponses
isbn : 0-252-00633-X : ppn 00208578X
...

Fini ! 306 ISBN trouvés sur 538 recherches
Nombre de non réponses : 232
Nombre de réponses uniques : 262
Nombre de réponses multiples : 44

Le taux de recouvrement est de 56%
Le taux de création possible d'un exemplaire est de 48%

Exemple : Création des exemplaires
isbn 2-7013-0064-9 ; ppn 000131776 ; 1 exemplaire créé !
isbn 2-7051-0219-1 ; Pas de réponse
isbn 2-7056-5074-1 ; 2 réponses, choisir une notice !
isbn 2-7056-5069-5 ; 4 réponses, choisir une notice !
isbn 0-8248-0388-4 ; Pas de réponse
isbn 0-8248-0383-3 ; ppn 055514375 ; 1 exemplaire créé !
isbn 0-8248-0382-5 ; ppn 055515037 ; 1 exemplaire créé !
isbn 2-7021-0159-3 ; ppn 000592676 ; Erreur dans la zone 010C
isbn 0-8248-0384-1 ; ppn 055514847 ; 1 exemplaire créé !
isbn 0-8263-0303-X ; ppn 047707488 ; 1 exemplaire créé !
isbn 2-7013-0062-2 ; ppn 000111260 ; 1 exemplaire créé !
...

Fini ! 328 ISBN trouvés sur 501 recherches et 266 exemplaires créés

Résultat du fichier
10 Notices avec erreur de validation : corriger et créer l'exemplaire
173 ISBN sans réponse
52 Réponses multiples : choisir une notice pour créer l'exemplaire
0 Exemplaires déjà présents pour ce RCR

Le pourcentage d'exemplaires créés sur les ISBN recherchés est de 53%

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7.3. Fichiers de requêtes

Exemple : Taux de recouvrement Recherche 0 : 2 réponses pour : tno t;apu 1951;che mti faut savoir Nations unies
...

Recherche 4 : nombre de réponses 1
Recherche 4 = ppn 000039926 = tno t;apu 1974;che mti Masson et mti Allégorie

Requête 5 à refaire, pas de réponse.
La requête était tno t;apu 1977;che aut Thomas de Kent et mti The anglo-norman Alexander
(dans ce cas, Le terme " The " bloque la recherche)
...

Fini ! 1997 réponses trouvées sur 3047 recherches
Nombre de non réponses : 1049
Nombre de réponses uniques : 876
Nombre de réponses multiples : 1122

Le taux de recouvrement est de 65%
Le taux de création possible d'un exemplaire est de 28%

Exemple : Création des exemplaires
Requête tno t;apu 1976;che aut terzani et mti giai phong ; 2 réponses, choisir une notice !
Requête tno t;apu 1978;che aut becquet Belgique francaise facilites accordees flamands ; Pas de réponse !
Requête tno t;apu 1998;che aut carasso et mti nonlinear hyperbolic problems ; ppn 00834163X ; Déjà un exemplaire pour 422182103
ppn 000155373 ; 1 exemplaire créé!
...

144 notices trouvés sur 261 recherches et 94 exemplaires créés

2 Notices avec erreur de validation : corriger et créer l'exemplaire
117 Requêtes sans réponse
47 Réponses multiples : choisir une notice pour créer l'exemplaire
1 Un exemplaire déjà présent pour ce RCR

Le pourcentage d'exemplaires créés sur les ISBN recherchés est de 36%

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7.4. Fichiers d'ISSN

Exemple : Taux de recouvrement
issn : 1177-3901 : ppn 445365862
issn : 1472-6939 : ppn 445365870
issn : 1677-2954 : ppn 445365897
issn : 1807-7692 : ppn 445365900
issn 0-585-10522-7 : pas de réponse
issn : 8756-5633 : 2 réponses

Résultat: 5 ISSN trouvés sur 6 recherches
Nombre de non réponses : 1
Nombre de réponses uniques : 4
Nombre de réponses multiples : 1

Le taux de recouvrement est de 83,3333333333333 %
Le taux de création possible d'un exemplaire est de 66,6666666666667 %

Exemple : Création des exemplaires issn 1177-3901 ; ppn 445365862 ; 1 exemplaire créé!
Cote cote ; issn 1472-6939 ; ppn 445365870 ; 1 exemplaire créé!
Cote cote ; issn 1677-2954 ; ppn 445365897 ; 1 exemplaire créé!
Cote cote ; issn 1807-7692 ; ppn 445365900 ; 1 exemplaire créé!
Cote cote ; issn 0585-1052 ; pas de réponse !
Cote cote ; issn 8756-5633 ; 2 réponses, choisir une notice !


Fini ! Au total 6 notice(s) trouvée(s) sur 6 recherche(s) et 4 exemplaire(s) créé(s)

Résultats détaillés du fichier
0 Notice(s) avec erreur de validation : corriger et créer l'exemplaire
1 Recherche(s) sans réponse
4 Exemplaire(s) crée(s)
1 Réponse(s) multiple(s) : choisir une notice pour créer l'exemplaire

Le pourcentage d'exemplaires créés sur le nombre de recherches est de 66%

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ANNEXE

Mnémoniques d'index

Mnémoniques d'index
per col
org nos
mti num
rec msa
isb cod
isn inl
ppn cll
dew ati
cla nli
msu slo
mee rcr
cti typ
cot dep
lai spe
pai dom
rbc reg
res mno
the mor
prs eta
aut nom
num for
tou vil
edi dat
sou dac
tir dam
bro nrs
geo adr
mch apu
epn tdo
tab lan
tco pay
dpn fct
sim  
dup  
vma  
lva  
pfm  
mfm  
pra  
mra  
kil  
sel  

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Mots vides

Mots vides
a ab about according across
ad against ainsi al all
alla alle als also altre
am among an and asi
at atque au auf aupres
aus aussi aux avec b
bei bis by c ce
cette ceux chez co comme
como cum d dal dall
dalla dans das de degli
del dell della delle dello
dem den depuis der deren
des desde di die dont
dr du durant durante durch
during e ed ein eine
einem einer eines el en
es et f for from
fuer g gli h his
i ihre ihrer il im
impr in into its j
l la las le les
leur leurs lo los m
mes mit n nach ne
nel no nos notre nous
o oder of on ou
over p par per plus
por pour qu quae que
r s sans se selon
ses sic since sive sn
so some sous st sul
sur te that the their
this to ueber um und
under une unless unter upon
vom von vor vos votre
vous w was we which
with y zu zur  

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Ordre des sous-zones

Ordre des sous-zones
930 $b ; $c ; $d ; $l ; $e ; $z ; $a ; $i ; $j ; $k ; $f ; $g ; $h ; $t ; $v ; $2
955 [Séquence 1] $f $d $e $b $c $a $g $p $n $o $l $m $k $q $0[espace] [Nouvelle séquence] $f $d $e $b $c $a $g $p $n $o $l $m $k $q [Communes aux séquences] $1 $2 $3 $4 $5 $7

Attention : Dans le cadre des exemplarisations automatiques, la zone 955 est utilisée uniquement pour les exemplarisations de périodiques électroniques avec les sous zones $a et $k.

958 $a ; $v ; $c
991 $a ; $b; $c ; $2
992 $a ; $2
999 ordre alphabétique des 26 lettres de l'alphabet puis $A ; $B ; $1 ; $5
E012 $a ; $2
E702 $a ; $b ; $g ; $d ; $9 ; $c ; $f ; $4
E712 $a ; $g ; $h ; $b ; $c ; $d ; $f ; $p ; $e ; $4
E722 $a ; $f ; $4
  Attention : Pour les 3 zones E7XX, les sous-zones $a ou $3 sont obligatoires :
  • Si la sous-zone $3 est présente : aucune autre sous-zone n'est autorisée
  • Si la sous-zone $a est présente : la $3 n'est pas autorisée
E318 $a ; $b ; $c ; $d ; $e ; $f ; $h ; $i ; $j ; $k ; $l ; $n ; $o ; $p ; $r ; $u ; $2
E319 $a ; $b ; $c ; $d ; $x

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