Date de création du document : 2000-05-29
Date de dernière mise à jour du document : 2016-09-09

Saisie de données d'exemplaires des publications en série


Introduction

Contenu de la clé de sélection

Contenu de la zone de la localisation et de la cote

Contenu de la zone de l'état de collection des publications en série, unités bibliographiques principales

Consignes pour la saisie des lacunes

Zones CXX et EXX pour les centres régionaux

Reprise des données du CCNPS

Introduction

Le présent document concerne la saisie des notices d'exemplaire correspondant aux publications en série. Dans le Sudoc, est définie comme "publication en série" une notice bibliographique ayant "b" ou "d" en position 2 de la sous-zone 008 $a ("d" signifiant collection, "b" signifiant autres types de publications en série).

La saisie des notices d'exemplaire des publications en série obéit en principe aux mêmes règles que celles qui s'appliquent aux autres types de documents.

Il existe cependant un certain nombre de règles spécifiques, qui concernent essentiellement :

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Contenu de la clé de sélection (sous-zone eXX $b)

La sous-zone eXX $b est directement issue du format interne des notices. Elle est présente obligatoirement dans toutes les notices d'exemplaire de tous les types de documents. La clé de sélection peut servir à réaliser des tris lors des exports en différé de notices réalisées à partir de la base du Sudoc.

Le contenu de la clé de sélection, sauf pour les publications en série, n'est pas défini pour l'instant par l'ABES. Les établissements qui le souhaitent pourront, à terme, l'utiliser à toutes fins de traitement en différé de leurs notices. Cependant, et par commodité, cette sous-zone obligatoire est pour l'instant automatiquement générée par le système lors de la saisie de chaque notice d'exemplaire avec une seule valeur, la valeur "x" en première position.

Lors de la reprise des données du CCNPS, la clé de sélection a été utilisée pour conserver deux informations importantes qui n'étaient pas gérées par le format des données d'exemplaire proprement dites.

La continuité avec les collections reprises oblige impérativement à saisir les données pertinentes de la clé de sélection pour toutes les notices d'exemplaire de publications en série directement créées dans le Sudoc, que ce soit par les bibliothèques membres directs du réseau ou par les centres régionaux du CCNPS pour les bibliothèques qui relèvent de leur compétence.

 

Position 1 : Reprise ou production

Elle contient un "r" pour "reprise" et un "x" proposé par défaut pour "production dans la base". Cette valeur devra être conservée à "x" lors de la création de notices d'exemplaire.

Position 2 : Collection ouverte (abonnement en cours) ou collection fermée.

Cette position permet de réaliser des tris sur ce critère : "collection ouverte" = "O"; "collection fermée" = "F".

Cette information est présente seulement dans les données reprises du CCNPS. Elle n'a de sens que si elle est renseignée pour tous les exemplaires (de publications en série) d'un même numéro RCR.

Il est indispensable de continuer à saisir cette information, et de la modifier par exemple en cas d'interruption d'abonnement, de disparition de la publication en série, etc.

Note : Dans certains cas, la valeur de cette position a été générée à "I" par le système pour "Inconnu", quand il n'était pas possible de déterminer la valeur correcte "O" ou "F" lors des opérations de reprise. Autant que faire ce peut, il faut rétablir la valeur correcte lors de la modification de la notice d'exemplaire.

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Contenu de la zone de la localisation et de la cote

La zone de la localisation et de la cote est :

Deux sous-zones ont été reprises ou générées lors de la conversion des données du CCNPS dans les zones 930 ou CXX :

Deux sous-zones sont spécifiques à la gestion des plans de conservation partagée :

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Contenu de la zone de l'état de collection des publications en série, unités bibliographiques principales

La zone de l'état de collection des publications en série, unités bibliographiques principales, est :

Les sous-zones de la zone EXX sont exactement les mêmes que celles de la zone 955. L'ensemble des règles applicables à la zone 955 l'est pour chaque occurrence de la zone EXX.

Note 1 : la répétabilité de la zone EXX est liée à celle de la zone CXX. Il doit y avoir autant d'occurrences de EXX que de CXX. Ainsi, on ne peut pas créer E02 si C02 n'existe pas (dans la même notice exemplaire).

Note 2 : Conversions des indicateurs : Il est obligatoire d'utiliser les valeurs "41" (ind.1 = 4; ind.2 = 1) pour la zone 955 ou EXX. La conversion du CCNPS, réalisée avant l'implémentation du format des données d'exemplaire, ayant généré les indicateurs "##", il est nécessaire de les corriger lors de la première mise à jour de la zone.

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Consignes pour la saisie des lacunes

Principes

L'association des deux zones Etat de collection (955 Sudoc/E01 Sudoc-PS) et Etat des lacunes (959 Sudoc/L01 Sudoc_PS) doit rendre compte le plus parfaitement possible de la disponibilité du document signalé, en veillant particulièrement à éviter la redondance des informations saisies. Il est fortement recommandé de signaler les lacunes dans le contexte des Plans de Conservation Partagée des Périodiques.

Les différents cas de figure

Dans tous les cas

Il faut obligatoirement renseigner la sous-zone $7 en 955/E01 avec la mention « Lacunes » qui informe d'un état lacunaire de la collection, sans communiquer le détail.

En résumé

Pour avoir plus de détails, consulter « Articulation entre saisie des états de collection et saisie des lacunes : consignes et exemples »

 

Zones CXX et EXX pour les centres régionaux

Les zones CXX et EXX sont les seules utilisables par les centres régionaux pour le catalogage des publications en série des bibliothèques de leur zone de compétence.

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Reprise des données du CCNPS

Zone 955

Les états de collection étaient saisis dans le CCNPS "librement", c'est-à-dire sans l'utilisation de sous-zones structurées comme c'est le cas avec la zone 955 du format des données d'exemplaire du Système universitaire de documentation. Pour permettre le fonctionnement du PEB du Système universitaire de documentation, ces états de collection en texte libre ont été convertis autant que possible dans les sous-zones adéquates de la zone 955.

Dans la mesure où des erreurs de conversion ont été inévitablement commises lors de cette transition, chaque état de collection de périodique doit donc être contrôlé et si nécessaire modifié pour correspondre exactement au nouveau format.

Note : La zone 999 (TXX pour les centres régionaux) contient la copie de l'état de collection (ou de l'occurrence de l'état de collection pour TXX) tel qu'il figurait dans le CCNPS avant le transfert dans le Sudoc, et permet donc un contrôle de la pertinence des données converties en 955 (ou TXX).

Zone 980

La sous-zone 980 $a contient les mentions "ouvert", "fermé" ou "inconnu" qui correspondaient à "0", "F", ou "I" en position 2 du $b de la zone eXX au moment de la reprise des données CCNPS. Cette information est inutile et ne peut être mise à jour. La zone doit être supprimée par programme offline dès que possible.

Zone 999 (TXX pour les centres régionaux).

La sous-zone 999 $a (ou TXX $a) contient la copie de l'état de collection tel qu'il figurait dans le CCNPS et permet donc de contrôler et de corriger éventuellement la conversion de l'état de collection. Une fois ce travail effectué, cette zone doit être supprimée.

 

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