Identifiant EAD⚓
Bonne pratique pour Identifiant EAD : <eadid>⚓
Attention : Points de vigilance⚓
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Spécificités Calames :⚓
Exemple :
<eadheader>
<eadid contrycode="FR" mainagencycode="341720001" identifier="FR-751029801_CALAMESFileId-2254">FR-751029801_CALAMESFileId-2254_Fonds Milliet</eadid>
</eadheader>
L'établissement responsable de la publication est systématiquement l'Abes⚓
L'attribut COUNTRYCODE est toujours FR et l'attribut MAINAGENCYCODE toujours 341720001, RCR de l'Abes, qui est 
« l’institution responsable de la publication de l’instrument de recherche ».
Des éléments d'identification automatiquement calculés par Calames⚓
Création automatique de la valeur de l'attribut IDENTIFIER⚓
La valeur de l'attribut IDENTIFIER est automatiquement ajoutée par Calames lors de la première publication du document EAD sur le modèle :
FR- [tiret] suivi du RCR présent dans l'attribut AUTHFILENUMBER du <corpname> du <repository> = identifiant de l'établissement responsable des fonds :
FR-751059805
_ [underscore] suivi de CALAMES _CALAMES
FileId-[tiret] suivi de la clé du fichier attribuée automatiquement par Calames, tel qu'exploitée pour la construction de l'url dans l'affichage public FileId-[clé du fichier]
Dans FileId, il s'agit d'un i majuscule pour Identifiant
Exemple : FR-751059805_CALAMESFileId-2254
Remarque :
Le calcul automatique de cette valeur d'attribut ne fonctionne que si l'attribut IDENTIFIER est vide : il doit être vidé lorsque le fichier EAD est créé dans Calames par copie ou import d'un fichier extérieur.
Si l'attribut IDENTIFIER est vide au moment de la première publication, Calames calcule la valeur de l'IDENTIFIER et la copie dans le contenu textuel d'<eadid> en écrasant ce qui s'y trouvait.
Réglementaire :
Nouvelle règle mise en place dans Calames à partir du 1er janvier 2025 afin de garantir le caractère unique au niveau international des identifiants des fichiers Calames. Le rétrospectif va donner lieu à un chantier qualité spécifique.
Le contenu textuel⚓
Un contenu textuel par défaut⚓
Calames impose que le contenu textuel de <eadid>,s'il existe, débute par la valeur de l'attribut IDENTIFIER.
Á la création automatique de l'IDENTIFIER, lors de la première publication du fichier EAD, Calames crée aussi le contenu textuel d'<eadid> selon la même construction, en écrasant ce qui pouvait y avoir été saisi.
Un contenu qui peut être enrichi⚓
Calames permet de compléter la valeur calculée par un _ [underscore] suivi d'une mention plus facilement identifiable par des humains.
Dans l'exemple ci-dessus « _Fonds Milliet » a été ajouté à la valeur de l'IDENTIFIER : FR-751029801_CALAMESFileId-2254 pour donner le contenu textuel : FR-751029801_CALAMESFileId-2254_Fonds Milliet.
Il est fortement recommandé de commencer ce complément par _Maitre ou _SousMaitre pour les fichiers qui organisent l'arborescence mais ne décrivent pas d'unités documentaires car ces fichiers sont peu pertinents à exporter hors de Calames, dont les liaisons entre fichiers sont une spécificité.
L'ajout de ce complément doit intervenir après une première publication, qui aura permis de créé l'IDENTIFIER et le début du contenu textuel.
Quand Calames constate la présence d'une valeur de l'attribut IDENTIFIER, il ne modifie rien dans l'<eadid>.
Remarque : FranceArchives⚓
La présence de ce contenu textuel est une condition technique nécessaire pour que le fichier soit moissonné par FranceArchives.
Ce contenu textuel doit être supprimé pour écarter du moissonnage les fichiers qui sans intérêt dans FranceArchives, notamment les fichiers [sous]-maître.
L'attribut URL⚓
Création automatique de la valeur de l'attribut URL⚓
L'url du fichier est automatiquement calculée et l'attribut URL renseigné lors de la première publication du fichier sur le modèle : https://calames.abes.fr/pub/ms/FileId-[clé du fichier].
Toute URL saisie qui ne commence pas par https://calames.abes.fr/pub/ms/FileId- est écrasée par l'url calculée au moment de chaque publication.
Cas particulier des fichiers liés⚓
Dans le cas de fichiers liés, il vous faut corriger l'URL calculée automatiquement en la remplaçant la clé du fichier lié par la clé du fichier tête de liaison, de manière à ce que soit communiquée aux outils extérieurs (par moissonnage, export, etc.), l'url qui permet réellement d'accéder aux données dans l'interface publique de Calames.
Exemple : soit le fichier 2065 lié au fichier 2051, lui-même lié au fichier tête de liaison 1661. Ces 3 fichiers ont chacun leur <eadid> et leur valeur d'IDENTIFIER ; mais ils ont tous les trois la même valeur de l'attribut URL : https://calames.abes.fr/pub/ms/FileId-1661.
Ce cas où l'URL commence par https://calames.abes.fr/pub/ms/FileId- est le seul cas où la publication n'écrase pas l'URL saisie.
Export et Exposition OAI⚓
Lors d'exports avec conversion en Dublin Core, ou dans les données exposées via OAI-PMH au format Dublin Core, l'url du fichier est attribuée à l'unité documentaire correspondant au <archdesc> du fichier dans le premier dc:identifier.
Cas particulier des données d'identification préexistantes à conserver⚓
Où conserver ces informations à supprimer d'<eadid> ?⚓
L'établissement qui doit conserver la mémoire des identifiants PALME ou qui souhaite conserver dans Calames l'identifiant attribué par un autre système à son fichier EAD avant qu'il ait été importé dans Calames, doit déplacer cette information.
L'IDENTIFIER initial doit figurer dans un <num> typé : <num type="ancien_identifiant_CGM"> , <num type="ancien_identifiant_PALME"> ou <num type="ancien_identifiant"> dans un <profiledesc><creation> (voir le dernier exemple de <creation>).
l'URL initiale, si elle est toujours valable et doit être affichée au public, peut figurer dans <otherfindaid><p>(...)<extref href="https://..."/>.