Lier aux autorités Sudoc via IdRef⚓

Le lien aux notices d'autorité du Sudoc permet de normaliser la forme des points d'accès.

Cette normalisation améliore la recherche et le feuilletage dans Calames

Le lien aux autorités permet de donner accès aux unités documentaires de Calames depuis une autorité affichée dans l'interface publique d'IdRef.

ConseilReportez-vous à la documentation relative aux autorités Sudoc :⚓

ProcédurePour lier un élément EAD <persname>, <corpname>, <famname>, <geogname>, <subject> à une notice d'autorité Sudoc :⚓

Procédure
  1. Surligner le terme concerné (qu'il soit balisé ou à baliser)⚓

    Voir la documentation sur le balisage d'un texte préexistant

    Dans le cas d'un <controlaccess> il n'est pas nécessaire d'avoir saisi du texte à sélectionner : il suffit de positionner son curseur dans l'élément vide :

    Cas particulier de la recherche par PPN⚓

    L'élément d'indexation à lier doit impérativement avoir été inséré. S'il n'y a pas d'élément avant de commencer la procédure de lien, le système ajoute systématiquement l'élément <persname> sans tenir compte de la nature réelle de l'autorité.

  2. Cliquer sur le bouton ⚓

    L'application IdRef s'ouvre dans une nouvelle fenêtre : la zone de recherche (colonne centrale) est automatiquement alimentée.

  3. Vérifier, si besoin, l'index Type d'autorité pré-selectionné (colonne de gauche)⚓

    Si le terme concerné à l'étape 1 n'est pas balisé dans Calames, l'index Type d'autorité pré-selectionné est systématiquement "Nom de personne".

    Préciser le bon index.

    Si le terme concerné à l'étape 1 est déjà balisé dans Calames, l'index Type d'autorité est pré-selectionné dans IdRef selon la logique suivante :

    • Élément <persname> - Index IdRef : Nom de personne

    • Élément <corpname> - Index IdRef : Nom de collectivité 

      Par défaut la recherche depuis un <corpname> correspond dans IdRef au Type de notice "collectivité".

      Pour rechercher un congrès, il faut donc cochez dans IdRef le "type de notice" Indifférent pour élargir sa recherche aux notices d'autorité congrès.

    • Élément <famname> - Index IdRef : Famille

    • Élément <geogname> - Index IdRef : Nom géographique

    • Élément <subject> - Index IdRef : Nom commun 

      Dans Calames, il faut utiliser le répertoire d'autorités sujet Rameau.

    • Élément <title> - Index IdRef : Titre

      Il ne faut pas établir de liens entre Calames et des notices « Auteur-titre ».

    Dans le cas d'une recherche par PPN modifier l'index d'Idref présélectionné par défaut en fonction de l'élément saisi dans Calames pour sélectionner Identifiant IdRef (n° PPN) avant de lancer sa recherche

    Conseil

    Consulter la documentation sur le fonctionnement de la recherche dans IdRef

  4. Sélectionner la bonne autorité pour l'afficher dans la partie droite de l'affichage IdRef⚓

    • Si plusieurs homonymes sont trouvés, une liste de résultats apparaîtra. Sélectionner l'autorité pertinente pour afficher la notice détaillée

    • S'il n'y a qu'une seule notice d'autorité, la notice détaillée apparaîtra directement

    • S'il n'y a aucun résultat, vous devez créer la notice d'autorité

    ConseilReportez-vous à la documentation relative aux autorités Sudoc :⚓

    Conseil

    Consulter la documentation sur l'affichage des résultats dans IdRef

  5. Lier la notice en cliquant sur le bouton ⚓

    Résultat dans Calames :⚓

    • Si le terme n'était pas balisé à l'étape 1, la balise conforme à la nature de l'autorité, est ajoutée

      Les attributs sont renseignés :

      - NORMAL avec la forme retenue du point d'accès

      - SOURCE avec "Sudoc"

      - AUTHFILENUMBER avec le ppn qui identifie la notice d'autorité Sudoc

      Pour une indexation au fil du texte, le contenu textuel de l'élément est respecté

    • Si l’élément de départ de l'étape était inclus dans un <controlaccess> la forme d'autorité est également rapatriée comme contenu textuel de l'élément (PCData) et se substitue au texte sélectionné s'il existait

    AttentionSi la forme retenue du point d'accès comprend des guillemets⚓

    Vous devez les supprimer de cette forme automatiquement importée dans l'attribut NORMAL. En effet, le caractère  &quot; qui remplace les doubles quotes " en XML, n'est pas accepté dans les attributs.

    Exemple

    Cas de lien à l'autorité titre Les "Phénomènes" d'Aratos

    Il faut modifier le contenu de l'attribut en supprimant les " DANS le titre

    <title normal="Les "Phénomènes" d'Aratos">, sans toucher au PCData pour obtenir :

    <title normal="Les Phénomènes d'Aratos" source="Sudoc" authfilenumber="03527946X" role="titre">Les "Phénomènes" d'Aratos</title>

    Cas particulier de la recherche par PPN⚓

    Quand on clique sur Lier la notice IdRef affiche le message  ; cliquer sur OK, les attributs dans Calames sont alors correctement renseigné.

    Attention

    Veillez à renseigner les autres attributs, notamment l'attribut ROLE

    Remarque

    Toute action de création de liens vers un document EAD Calames par le bouton Lier la notice de la fenêtre IdRef entraîne automatiquement la fermeture de la fenêtre IdRef et le retour à Calames.

    Pour quitter la fenêtre IdRef sans créer de lien, fermer simplement la fenêtre (par l'intermédiaire de la croix en haut à droite de l'encart).

ProcédurePour récupérer les données d’une autorité Rameau Forme ou Genre en EAD dans un <genreform type="genre, forme et fonction">⚓

Pour les autorités Rameau Forme ou Genre, la fonction Lier la notice d’IdRef n’est pas opérante. La procédure spécifique ci-dessous permet cependant de récupérer les données de ces autorités sans avoir à les saisir de nouveau dans Calames.

Procédure
  1. Accéder à IdRef⚓

    soit directement avec l’application IdRef soit via le bouton idref dans Calames.

    Remarque

    Si vous présélectionnez dans Calames le texte destiné à être indexé avant de cliquer sur le bouton idref il vous faudra, dans IdRef, sélectionner l’index pertinent Forme ou genre Rameau avant de lancer la recherche.

  2. Dans IdRef, faire sa recherche d’autorité Forme ou genre Rameau et afficher l’autorité pertinente⚓
  3. Dans IdRef, depuis l’autorité pertinente,⚓

    cliquer sur le bouton EAD

    IdRef affiche alors un message « L’élément EAD a été copié dans votre presse-papier ».

    Remarque

    Vous ne pouvez pas lire l’élément EAD généré directement dans l’interface IdRef mais vous pouvez y accéder en ouvrant votre presse-papier (avec la combinaison de touche Windows + V) ou en le copiant.

    ExempleDans l’exemple ci-dessus figure dans le presse papier :⚓

    1
    <genreform source="idref" authfilenumber="255138873" normal="Lettres de condoléances" type="genre, forme et fonction">Lettres de condoléances</genreform>
  4. Dans l’éditeur XMetal de Calames se positionner dans l’EAD et copier Ctrl+C⚓

    Calames insère alors l’élément EAD <genreform> là où se trouve le curseur, avec la forme retenue du point d'accès (dite d’autorité) en contenu textuel.

    Dans le cas d’une indexation au fil du texte le contenu textuel peut être modifié.

    Les attributs sont renseignés :

    - TYPE avec "genre, forme et fonction"

    - SOURCE avec "idref". Cette valeur, différente de la valeur "sudoc" créée en cas de liage, permet de distinguer les processus de récupération.

    - AUTHFILENUMBER avec le ppn qui identifie la notice d'autorité Sudoc.

    - NORMAL avec la forme retenue du point d'accès.

    AttentionLa valeur de l’attribut NORMAL n’est pas visible dans le bloc dédié aux attributs de Calames.⚓

    Ne s’affichent dans le bloc des attributs de Calames  que les valeurs retenues de la liste fermée.

    Mais l'info-bulle confirme que l’attribut NORMAL est correctement renseigné et sera indexé.

    Exemple