Publier un fichier EAD⚓
Conseil :
Pour savoir si un document EAD a été publié, afficher l'historique de publication depuis les Propriétés ; ne permet pas de savoir si depuis la dernière date de publication le document a été et est resté dépublié
Pour savoir si un document est actuellement publié, vérifier dans l'interface publique en interrogeant l'url construite sur l'identifiant de l'unité documentaire concernée : clé du document EAD ou ID du composant
Pour savoir si la version publique est la dernière version du fichier, afficher les historiques de modification et de publication depuis les Propriétés et comparer les dates. L'historique de modification et de publication n'est alimenté qu'une fois par jour
Pour savoir si un document dont on a lancé la publication le jour même a vu sa publication allait à son terme, afficher le fichier Trace.
Publier sans rien oublier⚓
L'acte de publier 
un document EAD ou composant <c> consiste à copier le fichier (ou le fragment) dans la base de consultation, à l'indexer et enfin à le rendre accessible au public et interrogeable.
Il faut attendre la fin de l'indexation avant de pouvoir Editer ou Voir à nouveau le document dans l'interface de catalogage.
Attention :
La publication peut prendre de quelques minutes à quelques heures, selon la taille du document et le volume d'opérations en cours sur les données de la base.
Attention : Avant toute publication, il est fortement recommandé de :⚓
vérifier la présence d'un RCR Calames valide en /ead/archdesc/did/repository/corpname/@authfilenumber
s'assurer par un export Visio_controle du respect des Bonnes pratiques de l'EAD en bibliothèque, qui conditionne l'affichage correct dans l'interface publique
vérifier qu'il n'y a aucun ID doublon
Lors d'une première publication, il faut systématiquement publier l'ensemble du document EAD.
Les publications partielles ne sont possibles que pour des corrections de documents EAD déjà publiés.
Pendant et après le processus de publication, les traces permettent de contrôler le bon déroulement du processus, et de diagnostiquer les problèmes.
Gérer les doublons⚓
La détection de doublons éventuels est indispensable avant toute publication : la présence de doublons au sein de Calames entraîne l'échec de la publication.
La détection de doublons⚓
La détection de doublons se fait à partir du volet gauche, clic droit sur le document EAD, puis Gestion > Détection doublons
La vérification par le système se fait en 2 étapes :
au sein du document EAD, entre composants
au sein de l'ensemble de la base Calames : ne sont alors examinés que les <c> publiés.
En l'absence de doublon⚓
les traces affichent les mentions suivantes :
En cas de doublons⚓
Les traces précisent les identifiants et les cotes des composants concernés :
La cote permet de retrouver rapidement le composant concerné dans le corps du fichier EAD
Exemple : Dans l'exemple ci-dessus, les traces signalent :⚓
un couple de doublon dans le même document EAD, en l'occurrence les <c> du MS 1 et du MS 33 qui ont le même ID.
aucun autre doublon avec les autres documents EAD : l'opération « détection doublons de ce document par rapport à la base complète » n'affiche aucun <c> en erreur (0 ligne affectée). Cela signifie que ce document ne contient aucun ID déjà publié dans un autre document de la base.
Pour corriger les quelques ID en double⚓
Il est nécessaire de supprimer l'ID à corriger de chaque paire de doublons :
Editer le <c> à l'ID erroné
Supprimer le contenu de l'attribut ID du <c>
Enregistrer.
Le système attribue un nouvel ID unique au <c>. Il n'y a plus de doublons dans ce fichier.
S'il existe des doublons entre documents EAD, la procédure de correction est la même : supprimer le contenu de l'attribut ID du <c> non encore publié pour que le système en génère un nouveau.
Conseil : Pour retrouver les composants concernés⚓
En cas de document EAD conséquent ou de doublons entre différents documents EAD, utilisez la fonction Rechercher sur l'ID problématique, puis Synchroniser (voir détails sur la recherche dans la base)
Pour corriger un gros volume d'ID en double dans un fichier à publier⚓
Si les 2 conditions suivantes sont remplies :
- les doubles dans le nouveau fichier EAD à publier sont en grand nombre,
- le fichier ne contient que des composants jamais publiés dont tous les identifiants peuvent être changés (c'est notamment le cas quand les ID doublons ne sont que des scories de copie pour la création de nouveaux composants),
il est possible, pour supprimer tous les ID en double d'un seul coup, de faire un export kill-id de tout le fichier et de le ré-importer pour que le système attribue un nouvel identifiant à chacun des composants du fichier.
Publier un document EAD complet⚓
Attention : La publication est un processus complexe.⚓
Patientez systématiquement jusqu'au lendemain en cas de processus lancé, qui n'a produit aucun message d'erreur, le temps pour le serveur d'achever dans la nuit la liste des publications lancées par les membres du réseau dans la journée.
Suivre sa publication⚓
Accéder au fichier Traces pour vérifier que la publication est arrivée à son terme⚓
La lecture des Traces 
permet de voir la progression du processus de publication et les éventuelles anomalies.
Le fichier Traces d'une publication débute lorsque démarre effectivement le processus de publication proprement dit du fichier EAD concerné. Selon la charge serveur, il peut donc y avoir une certains décalage avec le lancement par le catalogueur de la demande de publication.
Trace de début d'une publication⚓
 | Le fichier Traces d'une publication débute lorsque démarre effectivement le processus de publication proprement dit du fichier EAD concerné. Selon la charge serveur, il peut donc y avoir une certains décalage avec le lancement par le catalogueur de la demande de publication. ___ Le fichier Traces débute par : Travail « Publication de : [clé de fichier] » : étape 1, « Premiere étape » : début d'exécution de AAAA-MM-JJ HH:MM:SS... (...) |
Le manuel du correspondant détaille sur la structure du fichier traces d'une part, et l'interprétation à donner au contenu du fichier Traces en cas de problème de publication d'autre part
- Faire un clic droit au niveau du document⚓
- Sélectionner Traces⚓
- Cliquer sur OK dans le message éventuel « La publication s'est bien effectuée »⚓
Trace de fin d'une publication aboutie⚓
Ce message signifie que le processus de publication n'a pas rencontré d'erreur (ou pas encore si la publication n'est pas terminée).
___
Si la publication s'est bien passée, les traces se terminent par « fin indexation:mois JJ AAAA HH:MM [SQLSTATE 01000]
Remarque :
Tant qu'un fichier est en cours de publication, son icône est grisée dans l'arbre de gauche. Pour vérifier son état, il suffit de rafraîchir la liste des documents EAD (clic droit sur la racine + Rafraîchir la liste).
Ce qui peut faire échouer une publication⚓
La présence de doublons "ID de <c> en double"
Pour identifier le composant <c> qui possède un ID non unique, il faut appliquer la procédure détaillée Gérer les doublons pour voir l'identifiant et la cote du <c> sources de l'erreur et la corriger.
L'absence d'un RCR Calames reconnu dans l'attribut AUTHFILENUMBER du <corpname> du <repository>
Seul Visio_controle permet de repérer cette erreur en amont de la publication. Il faut corriger le RCR avant de republier
Une publication "sacrifiée" par le système
Il faut relancer la publication en veillant à la programmer la nuit ou le week-end si le fichier est conséquent (2,5 à 3,5 Mo).
Conseil : Pour aider au diagnostic⚓
Reportez vous aux procédures d'analyse détaillées dans le manuel du correspondant.
Attention : Des anomalies qui n'empêchent pas la publication mais perturbent l'affichage public⚓
Reportez vous aux procédures d'analyse détaillées dans le manuel du correspondant.
Attention : La publication est un processus complexe.⚓
Patientez systématiquement jusqu'au lendemain en cas de processus lancé, qui n'a produit aucun message d'erreur, le temps pour le serveur d'achever dans la nuit la liste des publications lancées par les membres du réseau dans la journée.
Re-publier un document EAD⚓
Republication complète d'un document EAD⚓
Qu'un document EAD soit publié n'empêche pas de continuer à l'enrichir ou le corriger, sans que la version visible dans l'interface publique en soit affectée.
Pour que des modifications soient rendues publiques, il est nécessaire de republier le document EAD.
Procédure⚓
La procédure est la même que pour la primo publication d'un document EAD entier : clic droit au niveau du document EAD dans l'arbre de gauche Publier
Attention :
La republication directe suffit dans le cas de création de nouveaux composants ou l'enrichissement de composants déjà présents dans un document EAD déjà publié. Mais certains types de modifications imposent la dépublication préalable à la republication.
(Re)publication partielle d'un composant⚓
Lorsqu'un composant, déjà publié une première fois, a été modifié, il est possible de procéder à une republication partielle du seul <c> modifié au lieu du document EAD complet.
La republication partielle est destinée à des publications ponctuelles
Par exemple, quand vient d'être corrigé un titre ou ajoutée une indexation, voire la création de quelques composants enfants.
En revanche, dès qu'on multiplie les modifications ponctuelles ou qu'on modifie un composant important (notamment en raison du nombre ou de la taille de ses enfants), il est recommandé de procéder à une publication totale du fichier.
Le système impose automatiquement une (re)publication totale de tout le document EAD dès que la publication partielle demandée doit s'appliquer à un composant d'une certaine taille. Apparaît alors le message : Vous devez publier tout le document.
Procédure⚓
La procédure est de même nature que pour la publication d'un document EAD entier : clic droit au niveau du composant <c> dans l'arbre de gauche Publier
Publier⚓Oui,⚓Nonet procéder aux vérifications⚓Attention : Avant toute publication, il est fortement recommandé de :⚓
vérifier la présence d'un RCR Calames valide en /ead/archdesc/did/repository/corpname/@authfilenumber
s'assurer par un export Visio_controle du respect des Bonnes pratiques de l'EAD en bibliothèque, qui conditionne l'affichage correct dans l'interface publique
vérifier qu'il n'y a aucun ID doublon
Ouipermet la publication effective, et éventuellement de la programmer.⚓Pour publier immédiatement, cliquer seulement sur
ValiderPour programmer la publication : décocher Publication immédiate, modifier le jour et/ou l'heure de la publication avant de cliquer sur
Valider.La publication peut prendre de quelques minutes à quelques heures, selon la taille du document et le volume d'opérations en cours et le nombre du fichiers à publier en attente de traitement par le système.
Conseil : Les gros fichiers EAD⚓
Il est nécessaire de programmer la (re)publication des gros fichiers la nuit ou le week-end, afin de ne pas provoquer de blocage complet des publications pour l'ensemble du réseau.
Dès que la publication est prise en compte par le serveur (ce qui ne signifie pas qu'elle soit déjà lancée), le dossier dans l'arbre de gauche se transforme en chevron gris. Il reprend sa forme de dossier quand le processus de publication est achevé.
Le fichier trace démarre lorsque le serveur débute le processus de publication proprement dit. Il peut donc y avoir un décalage entre l'inscription dans la file d'attente des fichiers à publier (apparition du chevon gris
) et le début du traitement effectif (ouverture du fichier Traces)