Dépublier un fichier EAD⚓

Dépublier consiste à faire disparaître l'ensemble du document EAD de l'interface publique et à le désindexer enfin de le soustraire aux recherches du public.

Le document EAD retrouve son état pré-primo publication : il n'est accessible que dans l'interface professionnelle de Calames.

Pour dépublier, faire un clic droit depuis le Document EAD dans l'arbre de gauche > Ne plus publier

Le système affiche alors le message

Conseil

Vérifier que la dépublication s'est bien effectuer en allant voir les traces (clic droit depuis le document EAD).

Trace d'une dépublication aboutie⚓

Le fichier Traces débute par : Travail « DesPublication de :3806 » : étape 1, « Premiere étape » : début d'exécution de AAAA-MM-JJ HH:MM:SS...

(...)

Si la dépublication s'est bien passée, les Traces se terminent par :

fin depublication [SQLSTATE 01000]

Dépublier pour republier⚓

Certains types de modifications rendent nécessaire la dépublication préalable à la republication :

  • Les interventions qui affectent les héritages :

    - les scissions

    - les modifications de structure au sein du fichier

  • Les interventions dans l'attribut AUTHFILENUMBER du <corpname> du <repository>

    - ajout ou changement du RCR

  • Les interventions qui affectent l'identification des composants

    - les suppressions de composants

    - les modifications de la valeur de l'attribut ID du <c>

    Les scissions sont aussi concernées par cette catégorie car elles consistent à supprimer des composants d'un document EAD.

Procédure
  1. Procéder à son travail de modification, ajout, suppression⚓
  2. Dépublier : clic droit depuis le Document EAD dans l'arbre de gauche > Ne plus publier⚓
  3. Vérifier dans le fichier Traces que la dépublication est bien achevée (accessible depuis un document EAD dans l'arbre de gauche, clic droit > Traces)⚓
  4. Republier en procédant comme pour une primo-publication : clic droit depuis le Document EAD dans l'arbre de gauche > Publier⚓

    Voir le chapitre Publier un document EAD complet

Remarque

  • L'enrichissement du document EAD (ajout de composants ou ajout d'éléments dans des composants existants) ne nécessite pas de dépublication. Une republication directe suffit.

  • La simple correction du document EAD ne nécessite pas de dépublication. Une republication directe, éventuellement partielle, suffit.

  • Toute modification des liaisons et inclusions entre documents EAD nécessite une republication dans un ordre précis.

AttentionFichier(s) (sous)-maître(s)⚓

En dehors des types de modifications explicitement listées ci-dessus, notamment les interventions dans l'attribut AUTHFILENUMBER du <corpname> du <repository>, il est déconseillé de dépublier le(s) fichier(s) (sous)-maitre avant de republier le(s) fichier modifié(s) (cf. les définitions à la fin de la procédure d'inclusion).

  • Dépublier le fichier maître rend inopérant l'accès par navigation au sein de l'arborescence dans l'interface publique : les lecteurs, en choisissant le nom de l'établissement dans la liste, tomberaient sur une page blanche.

  • Dépublier un fichier sous-maître casse la navigation.

Dépublier pour supprimer⚓

Attention

La suppression d'un fichier est irréversible.

Procédure
  1. Avant toute suppression, un fichier doit avoir été dépublié : clic droit depuis le Document EAD dans l'arbre de gauche > Ne plus publier⚓

    AttentionSi vous ne dépubliez pas avant suppression,⚓

    • le fichier restera visible dans l'interface publique de consultation, constituant ainsi une source d'information erronée. Il vous sera impossible de le dépublier après suppression dans la base de production.

    • Les ID de composants du fichier supprimés resteront enregistrés comme valides et seront pris en compte dans l'analyse d'éventuels doublons sans possibilité de les corriger

    Si vous faites l'erreur, contactez l'Abes par le guichet d'assistance > Calames Pro

  2. Vérifier dans le fichier Traces que la dépublication est bien achevée (accessible depuis un document EAD dans l'arbre de gauche, clic droit > Traces)⚓
  3. Se placer sur le fichier à supprimer depuis l'arbre de gauche et effectuer un clic droit Supprimer⚓