Identification et description - <did> de niveau <archdesc>⚓

Nom et localisation de l'institution de conservation - <repository>⚓

Le nom et l'adresse de l'institution de conservation sont encodés dans un élément <repository>, qui est contenu dans l'élément <did> et peut contenir deux éléments : <corpname> et <address>.

Remarque

Dans la plupart des cas, c'est l'institution de conservation qui est responsable de l'accès intellectuel (traitement des documents et rédaction de l'instrument de recherche).

Dans le cas contraire (externalisation du stockage ou de la communication des archives, archivage pérenne de données électroniques), la localisation physique des unités documentaires doit être précisée dans <physloc>, et les conditions éventuelles d'accès dans <accessrestrict>.

<repository><corpname>⚓

<corpname> est obligatoire ; il contient :

  • le nom de l'établissement sous forme usuelle ;

  • un attribut AUTHFILENUMBER, dont la valeur est le numéro RCR ;

  • un attribut SOURCE, dont la valeur est "Répertoire_des_Centres_de_Ressources" ;

  • un attribut NORMAL, dont la valeur est le nom de l'institution sous une forme normalisée.

Le nom de l'établissement est donc encodé selon le modèle suivant :

<corpname authfilenumber="N° RCR" source="Répertoire_des_Centres_de_Ressources" normal="Nom sous forme normalisée">Nom usuel de l'établissement</corpname>

Attention

La valeur de l'attribut AUTHFILENUMBER est capitale : c'est elle qui est prise en compte pour l'indexation des fichiers, pour l'affichage dans la liste des bibliothèques dans l'interface de recherche et pour l'accès direct par bibliothèque.

Remarque

Dans <repository>, <corpname> ne doit pas contenir d'attribut ROLE (même si de ce fait, pour l'instant, le contenu de <corpname> apparaît souligné dans l'interface de production de Calames).

Si l'attribut ROLE est utilisé, le contenu de <corpname> sera affiché une deuxième fois au haut niveau, précédé du rôle, et pris en compte par l'indexation, donc hérité dans toutes les notices de l'instance. Or aucune valeur de l'attribut ROLE ne correspond à la fonction « organisme responsable de l'accès intellectuel », notion exprimée par <repository>.

<repository><address>⚓

Toutes les coordonnées de l'établissement sont données dans un élément Adresse - <address>, subdivisé en plusieurs éléments Ligne d'adresse - <addressline> qui permettent la mise en page (voir Annexe 1).

La mention du site web de l'établissement peut se faire sous forme de lien hypertexte, en employant l'élément <extref> à la suite immédiate des balises <adress><adressline>.

Exemple

Exemple :

1
<repository><corpname authfilenumber="315552108" source="Répertoire_des_Centres_de_Ressources" normal="Service interétablissements de coopération documentaire (Toulouse). Service du livre ancien">SICD (Toulouse). Service du livre ancien</corpname>
2
<address>
3
<addressline>11, rue des Puits-Creusés</addressline>
4
<addressline>BP 7093</addressline>
5
<addressline>31070 Toulouse Cedex 7</addressline>
6
<addressline>Téléphone : 05.34.45.61.58 ou 61.59</addressline>
7
<addressline>Télécopie : 05.34.45.61.50</addressline>
8
<addressline>Marielle.Mouranche@biu-toulouse.fr </addressline>
9
<addressline>Autre adresse électronique : Agnes.Bach@biu-toulouse.fr </addressline>
10
</address>
11
<extref href="http://bibliotheques.univ-toulouse.fr/81739013/0/fiche___pagelibre/">Accéder au site web du SICD / fonds ancien</extref>
12
</repository>

Truc & astuce

La présence du caractère "@" au sein d'une balise <adressline> permet de générer une fonction supplémentaire à l'affichage. Le bouton « Contacter la bibliothèque » s'affiche alors dans la boîte à outils de toutes les notices publiées de l'instance ainsi renseignée.

Il est recommandé de suivre ce dispositif pour toutes les instances d'un même établissement. Dans l'exemple ci-dessus, le contact privilégié par le système sera la première chaîne de caractères comportant un "@", au détriment des suivantes.

Identification de l'ensemble - <unittitle> et <unitid>⚓

Au niveau <archdesc> l'élément <unittitle> (contenu dans le <did>) est important car dans Calames il s'affiche non seulement sur la page de description du fonds, mais il est aussi rappelé au-dessus de chaque notice.

L'élément <unitid> (avec l'attribut type="cote") est très utile lorsque le fichier correspond spécifiquement à un fonds d'archives. Il ne l'est pas pour un fichier de type supplément du CGM, par exemple (Dans le cadre de la rétroconversion CGM, l'attribut type="cotes_extremes" a cependant été utilisé.).