Unité documentaire manquante⚓

Pour signaler l'absence permanente du document décrit (disparition constatée, destruction accidentelle, transfert définitif ou dépôt) on saisit l'information dans un élément Note <note> dont l'attribut TYPE aura toujours la valeur "absent".

À l'intérieur de <note>, on saisit les informations dans un ou plusieurs éléments de texte <p>.

Si le manuscrit a définitivement disparu (détruit, égaré avec peu d'espoir de le retrouver, etc.), garder la notice permet de conserver la trace de son existence, ainsi que de signaler d'éventuelles reproductions ou éditions. Dans ce cas, on mentionne dans l'élément <note type="absent"> que le manuscrit a disparu, éventuellement avec les circonstances de cette disparition, et on complète la balise <custodhist> en y mentionnant que le document ne fait plus partie des collections de l'établissement.

Si le manuscrit a été transféré dans une autre institution, l'institution d'origine peut souhaiter conserver sa description dans son catalogue, par exemple parce que celle-ci est plus complète que la description de l'institution où les documents ont été transférés, ou pour éviter d'intriguer le lecteur par une interruption dans les numéros d'ordre.

Dans ce cas, on mentionne dans l'élément <note type="absent"> le transfert dans l'autre institution, et on y fait le lien vers la notice dans le catalogue de l'institution actuelle. On complète <custodhist> en y mentionnant que le document ne fait plus partie des collections de l'établissement.