Effectuer une demande de création de notice ISSN⚓

Lorsque le catalogueur d'une bibliothèque non déployée ne trouve pas la notice bibliographique qui correspond à son périodique dans le catalogue Sudoc, ou qu'il souhaite effectuer une demande de numérotation sur une notice existante, il effectue une demande de création de notice.

Le responsable CR qui reçoit cette demande crée la notice ou/et en demande la numérotation, selon le cas.

Procédure
  1. Sélectionner l'onglet « Nouvelle demande »⚓
  2. Choisir l'option « Création de notice » dans la liste déroulante⚓
  3. Saisir le titre du périodique pour lequel la demande de création de notice est effectuée⚓
  4. Cliquer sur la flèche verte pour ouvrir et compléter le formulaire de demande de création de notice⚓

    Attention

    Dans le cas où la demande concerne une numérotation de notice déjà présente dans le Sudoc, mettre le n° PPN correspondant dans le cadre « commentaires ».

  5. Ajouter des commentaires⚓

    ExempleExemples⚓

    Demande de NUM

    Demande de NUM liée à la demande de COR Cidemis numéro XXXXX

    Ce titre correspond à cette notice trouvée sur le catalogue YYYYY [mettre le lien vers la notice de ce catalogue]

    AttentionA SAVOIR afficher les commentaires destinés à ISSN-France ou le CIEPS⚓

    Cocher la case

    Pour les échanges entre catalogueurs et responsables CR : interrogation, doute , incertitude, questions liées au signalement dans le Sudoc, tout commentaire qui ne serait pas explicitement destiné aux centres ISSN, la case doit être décochée.

    Dans tous les cas, c'est le responsable CR qui décidera en dernier de la pertinence de transmission d'un propos à ISSN.

  6. Joindre des justificatifs : attacher un ou plusieurs fichier(s)⚓

    Chaque demande de numérotation ou de correction ISSN doit être accompagnée de justificatifs. Ces documents peuvent être des numérisations ou des photographies de pages de titre, pages de couverture, ours, liens d'autres catalogues, etc.

    Voir les pièces justificatives préconisées.

    • Cliquer sur « Parcourir » pour sélectionner votre fichier

    • Cliquer sur « Ajouter justificatif » pour ajouter un autre fichier

    • Supprimer un justificatif en cliquant sur le bouton « supprimer ».

      Les pièces justificatives des demandes traitées sont conservées 2 ans.

    ConseilRecommandations !⚓

    Rassembler les justificatifs

    • Il est préférable d'avoir tous les scans dans un seul et même fichier pour une même demande.

    • Il est également recommandé de scanner toutes les pages dans le même sens.

    Vérifier le nommage du fichier

    • Nommer le fichier sous cette forme : [NomDuFichier]

      Le nom du fichier ne doit pas comporter de caractères spéciaux ou accentués, ni de ponctuation, ni d'espace.

    • Les fichiers sont renommés par Cidemis au moment du dépôt selon la syntaxe suivante : [Numérodedemande_TypedeDemande_NomDuFichier]

      exemples :

      Pour une demande de numérotation : « 12038_NUM_LeMonde » pour un justificatif correspondant à la demande de numérotation ISSN du titre Le Monde.

      Pour une demande de correction : « 13205_COR_LeMonde » pour un justificatif correspondant à la demande de correction du titre Le Monde.

    Vérifier la taille et le format des fichiers

    • Utiliser le format PDF

    • L'ensemble des justificatifs attachés à une demande ne peut excéder 20Mo

  7. Terminer la demande⚓

    Attention

    A SAVOIR :

    Dans le souci d'améliorer la qualité bibliographique des notices transmises aux centres ISSN, les contrôles bibliographiques propres au catalogage dans le Sudoc ont été activés lors de l'enregistrement ou de la validation des demandes de numérotation ou de correction.

    Si la notice n'est pas conforme aux spécifications à jour de catalogage dans le Sudoc, un message de ce type peut apparaître :

    • Pour les bibliothèques déployées et les responsables CR, la notice doit alors être modifiée et revalidée dans le Sudoc conformément aux indications du ou des messages d'erreur.

    • Pour les bibliothèques non déployées, contacter le responsable CR

    Il convient ensuite d'attendre un certain temps avant de demander à nouveau l'enregistrement ou la validation de la demande dans l'application.

    La demande est sauvegardée dans le tableau de bord mais n'est pas envoyée et permet des modifications ultérieures ou suppression.

    • Pour le catalogueur, la demande passe en état "A valider par le catalogueur"

    • Pour le responsable CR, la demande passe en état "A valider par le CR".

    • Un identifiant est attribué à la demande au moment de son enregistrement.

    La demande est envoyée : elle n'est plus modifiable par l'utilisateur qui a validé

    • La demande change d'état :

      - Pour le catalogueur, sa demande passe en état "Validée par le catalogueur", elle apparaît alors sur le tableau de bord du responsable CR.

      - Pour le responsable CR, sa demande passe en état "Validé par le CR - Vers la France" ou "Validé par le CR - Vers l'international" selon le cas, elle apparaît alors sur le tableau de bord du centre ISSN concerné.

    • Selon la nature de la demande, une zone spécifique est insérée dans la notice Sudoc :

      - Pour une demande de numérotation : la validation insère la zone 301.

      301 ##$aDemande de numérotation ISSN en cours par XXXX le AAAA-MM-JJ (identifiant Cidemis : XXXXX)

      - pour une demande de correction : la validation insère la zone 830.

      830 ##$aDemande de correction ISSN en cours pour la zone XXX par XXXX le AAAA-MM-JJ (identifiant Cidemis : XXXXX)

    La demande n'est pas sauvegardée.