Avant d'effectuer une demande de numérotation, il est nécessaire :
de consulter la version gratuite (ou, si vous êtes abonné, payante) de l'ISSN Portal et de vous assurer que la publication n'a pas déjà été numérotée :
de consulter le catalogue général de la BnF pour les notices de ressources continues françaises (code « FR » dans la sous-zone 102 $a du format UNIMARC) :
s'il existe pour la publication une notice non numérotée, vérifier s'il existe une zone 905 (en affichage Intermarc) indiquant qu'une demande de numérotation pour cette publication a été refusée, pour un motif ou non révocable :
Dans le cas où le refus est irrévocable : ne pas initier ou refuser la demande de numérotation, et envisager la création d'une notice de gestion.
Dans le cas où le refus est révocable : s'assurer de fournir ou demander au créateur de la demande de numérotation de fournir les justificatifs nécessaires au réexamen de la demande.
répondre NON à la question « Cette notice correspond-elle à votre recherche ? » pour retourner au tableau de bord et vérifier le n° PPN avant de recommencer.
Demande de NUM liée à la demande de COR Cidemis numéro XXXXX
Ce titre correspond à cette notice trouvée sur le catalogue YYYYY [mettre le lien vers la notice de ce catalogue]
Attention : A SAVOIR afficher les commentaires destinés à ISSN-France ou le CIEPS⚓
Cocher la case
Pour les échanges entre catalogueurs et responsables CR : interrogation, doute , incertitude, questions liées au signalement dans le Sudoc, tout commentaire qui ne serait pas explicitement destiné aux centres ISSN, la case doit être décochée.
Dans tous les cas, c'est le responsable CR qui décidera en dernier de la pertinence de transmission d'un propos à ISSN.
Joindre des justificatifs : attacher un ou plusieurs fichier(s)⚓
Chaque demande de numérotation ou de correction ISSN doit être accompagnée de justificatifs. Ces documents peuvent être des numérisations ou des photographies de pages de titre, pages de couverture, ours, liens d'autres catalogues, etc.
Dans le souci d'améliorer la qualité bibliographique des notices transmises aux centres ISSN, les contrôles bibliographiques propres au catalogage dans le Sudoc ont été activés lors de l'enregistrement ou de la validation des demandes de numérotation ou de correction.
Si la notice n'est pas conforme aux spécifications à jour de catalogage dans le Sudoc, un message de ce type peut apparaître :
Pour les bibliothèques déployées et les responsables CR, la notice doit alors être modifiée et revalidée dans le Sudoc conformément aux indications du ou des messages d'erreur.
Pour les bibliothèques non déployées, contacter le responsable CR
Il convient ensuite d'attendre un certain temps avant de demander à nouveau l'enregistrement ou la validation de la demande dans l'application.
La demande est sauvegardée dans le tableau de bord mais n'est pas envoyée et permet des modifications ultérieures ou suppression.
Pour le catalogueur, la demande passe en état "A valider par le catalogueur"
Pour le responsable CR, la demande passe en état "A valider par le CR".
Un identifiant est attribué à la demande au moment de son enregistrement.
La demande est envoyée : elle n'est plus modifiable par l'utilisateur qui a validé
La demande change d'état :
- Pour le catalogueur, sa demande passe en état "Validée par le catalogueur", elle apparaît alors sur le tableau de bord du responsable CR.
- Pour le responsable CR, sa demande passe en état "Validé par le CR - Vers la France" ou "Validé par le CR - Vers l'international" selon le cas, elle apparaît alors sur le tableau de bord du centre ISSN concerné.
Selon la nature de la demande, une zone spécifique est insérée dans la notice Sudoc :
- Pour une demande de numérotation : la validation insère la zone 301.
301 ##$aDemande de numérotation ISSN en cours par XXXX le AAAA-MM-JJ (identifiant Cidemis : XXXXX)
- pour une demande de correction : la validation insère la zone 830.
830 ##$aDemande de correction ISSN en cours pour la zone XXX par XXXX le AAAA-MM-JJ (identifiant Cidemis : XXXXX)
La demande n'est pas sauvegardée.
Remarque :
Dès qu'une demande est en statut « Validée par le CR ... », il n'est plus possible de la modifier. Elle est sous la responsabilité du Centre ISSN concerné.
Complément : Préalables à toute demande⚓
Avant d'effectuer une demande de numérotation, il est nécessaire :
de consulter la version gratuite (ou, si vous êtes abonné, payante) de l'ISSN Portal et de vous assurer que la publication n'a pas déjà été numérotée :
si la notice existe, ne pas initier ou refuser la demande de numérotation, et demander l'import de la notice dans le Sudoc via le guichet d'assistance > Sudoc Pro > demande d'import ISSN
de consulter le catalogue général de la BnF pour les notices de ressources continues françaises (code « FR » dans la sous-zone 102 $a du format UNIMARC) :
s'il existe pour la publication une notice non numérotée, vérifier s'il existe une zone 905 (en affichage Intermarc) indiquant qu'une demande de numérotation pour cette publication a été refusée, pour un motif ou non révocable :
Dans le cas où le refus est irrévocable : ne pas initier ou refuser la demande de numérotation, et envisager la création d'une notice de gestion.
Dans le cas où le refus est révocable : s'assurer de fournir ou demander au créateur de la demande de numérotation de fournir les justificatifs nécessaires au réexamen de la demande.
Consulter le détail des cas particuliers, notamment hors champs de la BnF.
Attention :
Pour effectuer une demande de numérotation, la notice ne doit contenir aucune zone de validation ISSN (011, 035, 801, 802).
Remarque :
Prendre en compte le délai de synchronisation entre le Sudoc et Cidemis
Complément : Si ce n'est pas la notice recherchée⚓
répondre NON à la question « Cette notice correspond-elle à votre recherche ? » pour retourner au tableau de bord et vérifier le n° PPN avant de recommencer.
Complément : Si une demande de numérotation est en cours⚓
une pop-up s'affiche, elle permet de consulter la demande en cours. Cliquer sur Annuler ou fermer la pop-up pour revenir au tableau de bord.
Exemple : Exemples⚓
Demande de NUM
Demande de NUM liée à la demande de COR Cidemis numéro XXXXX
Ce titre correspond à cette notice trouvée sur le catalogue YYYYY [mettre le lien vers la notice de ce catalogue]
Attention : A SAVOIR afficher les commentaires destinés à ISSN-France ou le CIEPS⚓
Cocher la case
Pour les échanges entre catalogueurs et responsables CR : interrogation, doute , incertitude, questions liées au signalement dans le Sudoc, tout commentaire qui ne serait pas explicitement destiné aux centres ISSN, la case doit être décochée.
Dans tous les cas, c'est le responsable CR qui décidera en dernier de la pertinence de transmission d'un propos à ISSN.
Chaque demande de numérotation ou de correction ISSN doit être accompagnée de justificatifs. Ces documents peuvent être des numérisations ou des photographies de pages de titre, pages de couverture, ours, liens d'autres catalogues, etc.
Voir les pièces justificatives préconisées.
Cliquer sur « Parcourir » pour sélectionner votre fichier
Cliquer sur « Ajouter justificatif » pour ajouter un autre fichier
Supprimer un justificatif en cliquant sur le bouton « supprimer ».
Les pièces justificatives des demandes traitées sont conservées 2 ans.
Conseil : Recommandations !⚓
Rassembler les justificatifs
Il est préférable d'avoir tous les scans dans un seul et même fichier pour une même demande.
Il est également recommandé de scanner toutes les pages dans le même sens.
Vérifier le nommage du fichier
Nommer le fichier sous cette forme : [NomDuFichier]
Le nom du fichier ne doit pas comporter de caractères spéciaux ou accentués, ni de ponctuation, ni d'espace.
Les fichiers sont renommés par Cidemis au moment du dépôt selon la syntaxe suivante : [Numérodedemande_TypedeDemande_NomDuFichier]
exemples :
Pour une demande de numérotation : « 12038_NUM_LeMonde » pour un justificatif correspondant à la demande de numérotation ISSN du titre Le Monde.
Pour une demande de correction : « 13205_COR_LeMonde » pour un justificatif correspondant à la demande de correction du titre Le Monde.
Vérifier la taille et le format des fichiers
Utiliser le format PDF
L'ensemble des justificatifs attachés à une demande ne peut excéder 20Mo
Attention :
A SAVOIR :
Dans le souci d'améliorer la qualité bibliographique des notices transmises aux centres ISSN, les contrôles bibliographiques propres au catalogage dans le Sudoc ont été activés lors de l'enregistrement ou de la validation des demandes de numérotation ou de correction.
Si la notice n'est pas conforme aux spécifications à jour de catalogage dans le Sudoc, un message de ce type peut apparaître :
Pour les bibliothèques déployées et les responsables CR, la notice doit alors être modifiée et revalidée dans le Sudoc conformément aux indications du ou des messages d'erreur.
Pour les bibliothèques non déployées, contacter le responsable CR
Il convient ensuite d'attendre un certain temps avant de demander à nouveau l'enregistrement ou la validation de la demande dans l'application.
La demande est sauvegardée dans le tableau de bord mais n'est pas envoyée et permet des modifications ultérieures ou suppression.
Pour le catalogueur, la demande passe en état "A valider par le catalogueur"
Pour le responsable CR, la demande passe en état "A valider par le CR".
Un identifiant est attribué à la demande au moment de son enregistrement.
La demande est envoyée : elle n'est plus modifiable par l'utilisateur qui a validé
La demande change d'état :
- Pour le catalogueur, sa demande passe en état "Validée par le catalogueur", elle apparaît alors sur le tableau de bord du responsable CR.
- Pour le responsable CR, sa demande passe en état "Validé par le CR - Vers la France" ou "Validé par le CR - Vers l'international" selon le cas, elle apparaît alors sur le tableau de bord du centre ISSN concerné.
Selon la nature de la demande, une zone spécifique est insérée dans la notice Sudoc :
- Pour une demande de numérotation : la validation insère la zone 301.
301 ##$aDemande de numérotation ISSN en cours par XXXX le AAAA-MM-JJ (identifiant Cidemis : XXXXX)
- pour une demande de correction : la validation insère la zone 830.
830 ##$aDemande de correction ISSN en cours pour la zone XXX par XXXX le AAAA-MM-JJ (identifiant Cidemis : XXXXX)
La demande n'est pas sauvegardée.