Présentation de Star⚓

La production et la diffusion des thèses sous une forme électronique a pris une dimension nouvelle :

• avec la publication de l'Arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat et rendant obligatoire le dépôt électronique à partir du 1er septembre 2016 ;
• avec l'application Star (Signalement des Thèses électroniques et ARchivage), gérée par l'ABES, qui constitue le cœur de ce circuit modernisé ;
• avec la recommandation publiée par le groupe AFNOR sur les métadonnées (TEF) sur lesquelles reposent le signalement des thèses électroniques.

Si la transition vers l'électronique se fait en douceur, c'est que le défi n'est pas seulement de produire et de déposer les thèses sous une forme électronique. En effet, même après un tel dépôt, plusieurs questions cruciales restent en suspens :

• comment rendre les thèses accessibles ?
• comment les indexer ?
• comment les signaler ?
• comment garantir leur conservation à long terme ?

C'est bien d'un dispositif global qu'il s'agit, qui implique différents acteurs au sein des établissements de soutenance, mais aussi les acteurs nationaux mentionnés dans l'Arrêté du 25 mai 2016 . En effet, si la thèse est un document produit et validé localement par un établissement donné, sa vocation est bien plus large. L'établissement de soutenance doit collaborer avec d'autres partenaires, pour assurer aux thèses une diffusion plus large, un signalement exhaustif et une conservation durable.

Comment ne pas profiter de la dématérialisation des thèses pour dématérialiser aussi le circuit de gestion et de diffusion des thèses et, par la même occasion, rationaliser et fluidifier ce circuit, tout en offrant de nouveaux débouchés pour le signalement, la recherche et la diffusion des thèses ?

C'est précisément dans cet esprit que l'ABES a développé l'application Star, qui est un point central dans le nouveau circuit national des thèses. Star sert d'interface entre les établissements de soutenance et les autres acteurs du paysage français intéressés par la valorisation des thèses. Star est le guichet unique par lequel l'établissement de soutenance peut donner à ses thèses de nouveaux débouchés, qu'il s'agisse de débouchés incontournables (archivage, signalement) ou optionnels (serveurs de diffusion extérieurs à l'établissement, indexation du texte intégral). Autre métaphore, Star est une gare de triage.

L'application Star prend place dans un ensemble d'applications liées aux thèses, gérées par l'ABES, et utilisées par les professionnels ou le public :

Star propose une interface permettant le dépôt national de la thèse (obligation réglementaire de l'Arrêté du 25 mai 2016) mais aussi la mise à jour des fiches de thèse (métadonnées et versions) post-archivage.

Le cycle DEPOT NATIONAL correspond à la vie de la fiche de thèse pré-archivage, de l'inscription du doctorant à la délivrance du diplôme.

Ce cycle a pour obligation :

• l'alimentation d'une fiche de thèse au format TEF conforme ;
• le dépôt au serveur du CINES de la version d'archivage pérenne de la thèse soutenue (seule la version estampillée « Dépôt national » est archivée au CINES ) ;
• le signalement dans le catalogue Sudoc et dans le moteur de recherche theses.fr ;
• l'export des métadonnées dans le serveur OAI-PMH de Star (le réservoir OAI-PMH met à la disposition de l'ensemble de la communauté les métadonnées descriptives des thèses électroniques soutenues en France et validées dans Star, avec ou sans le lien vers le texte intégral) ;
• l'envoi à l'établissement de soutenance d'une édition de diffusion de la thèse et de ses métadonnées dans le format souhaité ( TEF , mais aussi DC, OAI_DC, ETDms du NDLTD, Unimarc en XML).

À côté de ces débouchés obligatoires, Star propose à chaque établissement, dans le cycle dépôt national, des options supplémentaires :

• diffusion des thèses sur les plates-formes HAL thèses ou PASTEL .
• diffusion sur la plate-forme d'hébergement de l'ABES (il s'agit d'une plate-forme de stockage et d'accès URL au texte intégral des thèses).

Quel que soit le choix de la plate forme de diffusion, Star ne permet la diffusion que de la version estampillée « dépôt national ».

Le cycle MISE A JOUR correspond à la vie de la fiche de thèse post-archivage à des fins de corrections ou d'ajouts de métadonnées, ainsi que de dépôts d'éditions de diffusion de la thèse.

Ce cycle permet donc :

• l'automatisation de la mise à jour de la notice bibliographique dans le catalogue Sudoc ;
• l'envoi à l'établissement de soutenance de la version de diffusion de la thèse ou/et ses métadonnées mises à jour dans le format souhaité ( TEF , mais aussi DC, OAI_DC, ETDms du NDLTD, Unimarc en XML) ;
• l'export des métadonnées dans le serveur OAI-PMH de Star (Le réservoir OAI-PMH met à la disposition de l'ensemble de la communauté les métadonnées descriptives des thèses électroniques soutenues en France et validées dans Star, avec ou sans le lien vers le texte intégral).

À côté de ces débouchés obligatoires, Star propose à chaque établissement, dans le cycle mise à jour, des options supplémentaires :

• mise à jour des métadonnées de thèses sur les plates-formes HAL thèses ou PASTEL
• mise à jour des éditions/versions de diffusion sur la plate-forme d'hébergement de l'ABES (il s'agit d'une plate-forme de stockage et d'accès URL au texte intégral des thèses).

Avant de déclarer qu'une version de la thèse est diffusable à l'extérieur de l'établissement, celui-ci doit s'assurer que les conditions juridiques de la diffusion de la thèse sont réunies (droits accordés par le doctorant, droit accordés par l'établissement, éventuelle déclaration de ressources "travaux", etc)

La procédure de déclaration de diffusion des thèses électroniques dans Star repose donc sur les canaux de diffusion choisis (internet/intranet), le respect des règles de la propriété intellectuelle, le choix de la version de la thèse (complète/incomplète), le choix de l'édition de la thèse (pdf, xml, html).

Star propose un cheminement "balisé" pour effectuer cette procédure :

Étape par étape, chaque établissement répondra aux questions posées par l'application. Chaque réponse formulée conditionnera la question suivante, adaptant ainsi les différentes possibilités au contexte de l'établissement. Au fur et à mesure, les scénarios s'affinent, jusqu'à ce qu'un seul scénario – le plus pertinent par rapport à la situation de l'établissement – soit proposé.

Ainsi, au fur et à mesure de vos choix, vous définissez le scénario de diffusion de votre établissement :

• sur les canaux de diffusion choisis : les thèses de l'établissement sont-elles diffusées sur Internet ?

  • si oui, quel scénario de diffusion sur internet (et intranet) correspond à celui de votre établissement ?
  • si non, quel scénario de diffusion sur intranet correspond à celui de votre établissement ?

• sur le respect des règles de la propriété intellectuelle :

  • par défaut, l'impression est-elle autorisée ?
  • par défaut, la réutilisation du contenu est-elle autorisée ?

• sur le choix de la version de la thèse :

  • la version diffusée sur ... est la version complète de la thèse ?
  • la version diffusée sur ... est une version partielle (incomplète) de la thèse ?

• sur le choix de l'édition de la thèse :

  • un autre jeu de fichiers de la version complète [forme (ou format) différent de l'édition d'archivage, contenu identique] est destiné à être diffusé sur... ?
  • un jeu de fichiers de la version incomplète est destiné à être diffusé sur ... ?

Dans Star, 6 scénarios différents sont ainsi "balisés", qui peuvent être encore déclinés selon les versions/éditions de la thèse.

Les établissements utilisent l'application pour venir y déposer les fichiers (éditions d'archivage et de diffusion) de la thèse et alimenter les métadonnées associées, qu'il s'agisse des métadonnées descriptives ou des métadonnées de gestion (administration, archivage, droits). Chaque établissement dispose dans l'application d'un espace de travail collaboratif, dans lequel interviendront ses différentes composantes (doctorant, école doctorale, scolarité, bibliothèque, ...), pour y effectuer les tâches pour lesquelles elles sont habilitées. Star offre plusieurs configurations pour s'adapter aux différents modes d'organisation des établissements et permet une alimentation soit par les formulaires web, soit par import des applications locales.

Dans un souci d'interopérabilité et de simplification de la saisie, Star est articulé avec :

• les systèmes d'information locaux : au lieu de saisir ou ressaisir les métadonnées de thèses dans Star, les établissements peuvent importer leurs données dans le format TEF . Ce schéma XML a précisément pour vocation d'échanger, sous une forme normalisée et validée, les métadonnées des thèses électroniques françaises ;
• les référentiels d'autorité du Sudoc : le lien et la création aux notices d'autorités du Sudoc se fait directement dans Star.

Après validation finale des fichiers et des métadonnées par l'établissement, Star se charge (obligation réglementaire) :

• d'une part d'exporter les fichiers d'archives et certaines métadonnées vers la plate forme d'archivage du CINES (seule la version estampillée "dépôt national" est archivée au CINES ) ;
• d'autre part de convertir les métadonnées TEF en Unimarc pour alimenter le moteur de recherche theses.fr et le catalogue Sudoc . Ainsi, le signalement dans le catalogue Sudoc , incontournable pour constituer la bibliographie nationale des thèses, est simplifié pour les bibliothèques puisqu'il est effectué automatiquement ;
• d'exporter des métadonnées dans le serveur OAI-PMH de Star (le réservoir OAI-PMH met à la disposition de l'ensemble de la communauté les métadonnées descriptives des thèses électroniques soutenues en France et validées dans Star, avec ou sans le lien vers le texte intégral).

À côté de ces fonctions de gare de triage, Star offre des fonctionnalités complémentaires :

• Mise en forme et impression d'une partie des métadonnées sous la forme d'un bordereau. Ce bordereau est aux thèses électroniques ce que le formulaire d'enregistrement de thèse soutenue est aux thèses papier. Car tant que les technologies de signature électronique ne seront pas plus répandues, le circuit électronique de gestion des thèses devra faire un détour par le papier et les signatures traditionnelles.
• Accès aux différents formats de conversion de la thèse : Star vous propose une vue de chaque fiche de thèse dans les formats TEF , Dublin Core et Sudoc. Ces vues peuvent vous aider à constituer vos propres programmes de conversion ou de récupération de ces métadonnées.
• Star sert d'intermédiaire entre les établissements et le CINES , pour toute opération relative à l'archivage électronique des thèses. Cela comprend bien sûr le transfert initial vers le système d'archivage du CINES ( PAC ), mais aussi, en cas de besoin exceptionnel, la récupération d'une thèse archivée.
• Le renseignement des métadonnées des thèses est un processus collaboratif qui fait appel à différents métiers au sein de chaque établissement. Si certaines métadonnées sont communes aux différents métiers (informations sur le doctorant, le directeur de thèse, le jury, date de soutenance, titre de la thèse...), d'autres relèvent exclusivement d'un seul métier. C'est le cas par exemple des métadonnées d'autorité. A partir de Star, afin de simplifier et de contrôler la saisie, le bibliothécaire peut directement lier aux référentiels d'autorité Sudoc (noms de personne, noms de collectivité, indexation sujet) mais aussi créer les notices absentes (notamment noms de personne et de collectivité). D'autres métadonnées sont renseignées automatiquement, comme les métadonnées techniques de chaque fichier de l'édition d'archivage de la thèse.
• La base des métadonnées est interrogeable par chaque établissement, à des fins administratives.
• Un identifiant pérenne, construit à partir du numéro national de thèse (NNT), est associé à chaque thèse. Il permet de citer la thèse en ligne de manière durable, où qu'elle se trouve (ex : http://www.theses.fr/NNT ). C'est à partir de cette racine que l'on peut également accéder au texte intégral de la thèse (lorsque celui-ci est disponible) quelque soit sa plate-forme de diffusion. Dans ce cas l'URL d'accès est construite sous la forme : http://www.theses.fr/NNT/document/ . Dans les notices Sudoc on aura systématiquement un lien vers l'identifiant pérenne de la thèse (http://www.theses.fr/NNT) et en cas de diffusion sur internet de la thèse on trouvera également l'URL http://www.theses.fr/NNT/document. L'ABES maintient un service de résolution d'URL qui assure la correspondance entre cette URL et la (ou les) URL(s) de la thèse. Le suivi de ces URLs se fait dans Star.
• Export de la version de diffusion de la thèse vers une plate-forme de diffusion telle que HAL thèses ou PASTEL ;
• Mise à disposition sur la plate-forme d'hébergement de l'ABES (plate-forme de stockage) et dans le moteur de recherche theses.fr ;