Introduction à la formation initiale catalogueur Sudoc

Le Sudoc est né en 2000.

A l'origine, le catalogue a été constitué par la reprise, la conversion (car les notices n'étaient pas au même format de catalogage) et la fusion de plusieurs bases existantes (SIBIL ; BN OPALE  ; AUROC (réseau OCLC) ; TELETHESES ; CCN-PS ; bibliothèques dites « hors source » (c'est-à-dire qu'elles n'appartenaient à aucune des bases précitées).

Elles décrivent :

• Un document, quel que soit son support

  Le catalogue Sudoc est un catalogue multi-supports : parmi les notices bibliographiques, on trouvera donc des notices de documents imprimés, de documents électroniques, de documents multimédia, de documents sonores, des objets en 3 dimensions.

  Le catalogue Sudoc est un catalogue multi-écritures : parmi les notices bibliographiques, on trouvera donc des notices de documents en alphabet non-latin.

• Une collection

  Une notice de collection N'EST PAS une notice d'autorité.

  Une notice de collection est considérée dans le Sudoc comme une ressource continue.

Le nombre de notices bibliographiques localisées correspond aux notices comportant au moins un exemplaire qui se trouve dans une bibliothèque du réseau. Cela représente 70 % environ de la base de notices bibliographiques. Seules les notices localisées sont visibles dans l'interface publique sudoc.abes.fr

Elles décrivent des personnes, des collectivités, des noms géographiques, des sujets - nom commun, etc.

Dans cette catégorie, on trouve :

• des notices résultant du catalogage courant (personne, collectivité, etc.)

• des notices provenant de la BnF (personne, collectivité, etc.)

• des notices du corpus Rameau (langage d'indexation sujet)

• des notices du corpus FMesh (issues de l'Inserm, Medical Subject Headings : langage d'indexation pour les disciplines médicales, traduit en français)

• des notices descriptives des bibliothèques du réseau Sudoc et Sudoc-PS

C'est l'Agence qui coordonne le travail des membres des réseaux Sudoc et Sudoc-PS.

Elle est chargée de :

• fixer les règles de catalogage et les consigne dans le Guide Méthodologique

• assurer la cohérence de la base (évolution du format, coopération avec les partenaires ISSN, Bnf, CCfr, fournisseurs de données, évolutions des outils et services)

• gérer le transfert des données entre la base Sudoc et les SIGB/SGBM

• créer les groupes d'utilisateurs et définir leurs habilitations

• assurer l'assistance aux utilisateurs

• former les correspondants

Chaque établissement nomme des correspondant·es relais : coordinateur ou coordinatrice, correspondant ou correspondante catalogage et correspondant ou correspondante autorité. Les annuaires sont disponible dans le Guide méthodologique.

Le coordinateur ou la coordinatrice est chargé·e de :

• diffuser dans son établissement auprès des publics hors sudoc les infos de l'Abes

• veiller à la cohérence du catalogage dans son établissement en collaboration avec ses collègues coordinateur / coordinatrice et correspondant·e catalogage

• attribuer les logins aux collègues de son établissement pour travailler dans le Sudoc

• gérer les échanges de données entre le Sudoc et le SIGB local

Le correspondant ou la correspondante catalogage est chargé·e de :

• diffuser dans son établissement les infos sur les consignes de catalogage de l'Abes

• veiller à la cohérence du catalogage dans son établissement en collaboration avec ses collègues coordinateur / coordinatrice et correspondant·e autorités

• assurer l'assistance et la formation de premier niveau

Le correspondant ou la correspondante autorités est chargé·e de :

• diffuser dans son établissement les infos sur les consignes de catalogage de l'Abes

• veiller à la cohérence du catalogage dans son établissement en collaboration avec ses collègues coordinateur / cordinatrice et correspondant·e catalogage

• assurer l'assistance et la formation de premier niveau

Le ou la responsable CR est chargé·e de :

• contrôler et suivre les demandes ISSN provenant de toutes les bibliothèques : demandes de numérotation ISSN ou demandes de correction d'une notice ISSN (via une application dédiée, nommée Cidemis)

• contrôler et signaler les ressources continues possédées par les bibliothèques membres du réseau Sudoc-PS

• animer le réseau des bibliothèques de son périmètre (formation aux outils Colodus et Cidemis, communication)

Les catalogueurs et les catalogueuses

• Quand ils ou elles sont dans une Bibliothèques Sudoc : ils ou elles cataloguent tous types de document.

• Quand ils ou elles sont dans une bibliothèque Sudoc-PS : ils ou elles cataloguent uniquement leurs ressources continues.

Chaque établissement est identifié dans le réseau Sudoc par un numéro ILN (Internal Library Number) :

Cet ILN correspond à un établissement de rattachement (SCD par exemple) qui regroupe toutes ses bibliothèques utilisant le même SIGB.

Le réseau Sudoc-PS suit une organisation similaire. Cependant l'ILN correspond au centre de rattachement Sudoc-PS (32 centres).

Le catalogueur se connecte à cette base, et y travaille :

• création de notice avec première localisation,

• modification d'une notice existante localisée,

• ajout d'une localisation.

Toutes les activités de catalogage effectuées dans la base de production du Sudoc sont automatiquement versés dans le système local grâce au dispositif des transferts réguliers.

La mise à jour des catalogues locaux n'est pas immédiate : les données produites sont transmises aux systèmes locaux soit 1 fois par jour, soit 1 fois par semaine selon le choix de l'établissement.

Actualisée et enrichie en permanence, elle fournit :

• La description des zones et sous-zones des formats (Unimarc) : bibliographique, autorité, local et exemplaire

• Les consignes sur la transition bibliographique avec application des éléments RDA-FR dans le Sudoc

• Les règles de description par types de documents

cette documentation à destination des utilisateurs et des utilisatricesprésente l'ensemble des procédures de catalogage dans les outils de production, les circuits de signalement à respecter et les outils associés.

Ces supports variés (fiches synthétiques, vidéos, etc.) fournissent des ressources d'apprentissage :

• des mémos sur l'essentiel du catalogage avec WinIBW (ils sont fournis dans le support de cours)

• le support de cours "catalogueurs"

• l'accès aux tutoriels de la plateforme d'autoformation (diaporama et vidéos)

Cet espace de partage permet de diffuser des documents créés et mis à jour par les membres des réseaux.

Ces profils concernent 5 pages dites « portails documentaires » dédiées aux fonctions spécifiques des Correspondant·es Autorités, Correspondant·es Catalogage, Coordinateurs ou Coordinatrices, Responsables CR, Responsable PEB.