Date de création du document : 2013-09-30
Date de dernière mise à jour du document : 2026-02-13

Signalement rétrospectif des thèses dans le Sudoc : procédure pour l'attribution d'un numéro national de thèse (NNT)

Introduction

1. De quoi est composé un numéro national de thèse (NNT) ?

2. Comment procéder lorsqu'on ne connaît pas le code court de l'établissement de soutenance ?

3. Comment procéder lorsqu'on ne connaît pas le NNT ?

4. Cas du signalement rétrospectif des thèses parisiennes

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Introduction

La présence d'un numéro national de thèse (NNT) en 029 est obligatoire dans la notice de thèse. Il constitue un identifiant unique pour chaque thèse. C'est de plus un élément fondamental pour que cette thèse soit visible dans le moteur de recherche theses.fr, lorsqu'elle entrera dans son périmètre (ce qui devrait être le cas, à terme, pour toutes les thèses de doctorat françaises).

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1. De quoi est composé un numéro national de thèse (NNT)?

• Les 4 premiers caractères correspondent strictement à l'année de soutenance ;
• Les 4 caractères suivants correspondent strictement au code court de l'établissement de soutenance attribué par l'Abes ;
• Les 4 derniers correspondent à une séquence numérique ou alphanumérique d'enregistrement attribuée par la bibliothèque de l'établissement de soutenance.

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2. Comment procéder lorsqu'on ne connaît pas le code court de l'établissement de soutenance ?

C'est le cas lorsqu'un établissement de soutenance ne correspond pas à l'établissement actuel (cas fréquent avant les années 70) pour le signalement rétrospectif par exemple. Dans ce cas :

1. Vérifier la liste des codes courts publiés par l'Abes.


2. Si l'établissement et le code court n'y figurent pas, (cas notamment des thèses soutenues avant les années 1970 dans des établissements ayant disparu ou évolué), l'établissement de soutenance (ou plutôt son descendant) contacte l'Abes via le guichet d'assistance (objet du ticket "Demande de code court NNT") et fournit les 2 éléments suivants :


• Les dates précises d'activité de l'établissement de soutenance (dates de début et de fin d'exercice sous la forme JJ/MM/AAAA)
• le nom officiel de l'établissement durant cette période (ex : faculté de ...., chaire de ...).
  La demande doit émaner de l'établissement de soutenance et non de l'établissement qui cataloguerait des thèses soutenues dans un autre établissement, car celui-ci ne dispose probablement pas des informations historiques nécessaires.
  
  

  Par exemple, pour l'Université de Lyon 1, les informations suivantes...

  09/12/1833 : naissance de la Faculté de sciences.

  13/06/1841 : création de l'École préparatoire de médecine et de pharmacie.

  08/12/1974 : l'École préparatoire de médecine devient Faculté de médecine et pharmacie

  10/07/1896 : création de l'Université de Lyon qui s'est scindée par la suite en trois unités dont l'Université de Lyon 1 (future Université Claude Bernard), créée le 08/12/1970

  ...permettent à l'ABES de créer 4 nouveaux codes courts et libellés (328$e) pour les anciennes universités et facultés ancêtres de Lyon 1. Ces codes courts et libellés correspondant à une période de validité précise.

  
  
L'Abes crée un code court et le libellé à indiquer dans la note de thèse, qu'elle communique ensuite en réponse à l'établissement demandeur. Ces éléments sont également ajoutés dans le Guide Méthodologique.

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3. Comment procéder lorsqu'on ne connaît pas le NNT ?

3.1 Si l'on est la bibliothèque de l'établissement de soutenance

On crée un NNT sur le modèle décrit plus haut, même dans le cas d'une rétroconversion ou d'un catalogage rétrospectif, en veillant à son unicité à l'échelle de l'établissement ainsi qu'à l'échelle nationale.
Pour vérifier cette unicité il est indispensable de balayer l'index NUM

3.2 Si l'on n'est pas la bibliothèque de l'établissement de soutenance et qu'on a besoin d'un NNT

C'est le cas par exemple lors d'un catalogage rétrospectif, d'une rétroconversion sur fiches assurée en interne (par des personnels titulaires et/ou vacataires) ou d'une rétroconversion sur fiches assurée par un prestataire.

Il faut retenir que la création d'un NNT est une prérogative de l'établissement de soutenance. Si votre établissement signale des thèses dont il n'est pas établissement de soutenance :

• soit votre établissement (établissement A) démarche en amont l'établissement B (établissement de soutenance) afin de disposer des NNT nécessaires avant de procéder au catalogage des thèses de l'établissement B,


• soit votre établissement (établissement A) catalogue les thèses de l'établissement B (établissement de soutenance) sans les NNT. Ensuite l'établissement A fournit la liste des PPN créés à l'établissement B afin que ce dernier attribue les NNT et complète les notices créées par l'établissement A.

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4. Cas du signalement rétrospectif des thèses parisiennes

Dans le cas du signalement des thèses anciennes soutenues au sein des facultés parisiennes (1808-1895) et de l'Université de Paris (1896-1968), aujourd'hui disséminées entre une dizaine d'établissements indépendants, il est demandé aux catalogueurs de suivre la procédure d'attribution de NNT aux thèses parisiennes soutenues entre 1808 et 1968.

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RAPPEL : Pour toute question relative à cette procédure, merci d'utiliser le guichet d'assistance .

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