Zone 008 : Type de document et statut de la notice

Règles de fonctionnement pour l'attribution du statut des notices autorités

Seules des valeurs numériques peuvent être affectées aux notices autorités.

- Pour chacun des types de notice autorité, la valeur la plus haute utilisable par un utilisateur est définie dans ses habilitations. Toute valeur inférieure à cette valeur maximale est utilisable dans la limite des règles de catalogage définies pour chaque type de notice d'autorité.

- Le système contrôle qu'une valeur supérieure à la valeur la plus haute définie dans les habilitations de l'utilisateur :

1. n'est pas déjà attribuée à la notice que l'utilisateur veut modifier (mise à jour) ;
2. n'est pas attribuée par l'utilisateur à la notice qu'il veut valider (création ou mise à jour).

- Si une notice existante a un statut égal à la valeur maximale définie dans les habilitations de l'utilisateur pour ce type d'autorité, le fonctionnement "v-statut" s'applique : l'utilisateur ne peut modifier la notice que s'il appartient à la "bibliothèque" du dernier intervenant ayant validé la notice.

Règles de catalogage : Attribution du statut

Généralités

Le statut d'une notice doit être le reflet du contenu et de la fiabilité de la notice d'autorité.
Tout catalogueur ou coordinateur a le choix entre plusieurs valeurs de statut à attribuer à une notice d'autorité lorsqu'il la crée ou la met à jour (voir tableaux ci-dessous).

Pour les notices autres que les propositions RAMEAU au statut 3, le statut 5 est proposé comme valeur par défaut, qualifiée de "validation standard".

Ne jamais oublier que modifier le point d'accès autorisé d'une notice d'autorité a pour conséquence de modifier celui de toutes les notices bibliographiques qui sont liées à cette notice d'autorité par son numéro identifiant (ppn).

Modification du statut

Contrairement aux notices bibliographiques, il n'existe pas de contenu minimal normalisé pour les notices d'autorité.

Une "bonne" notice d'autorité est une notice qui permet d'identifier sans ambiguïté l'entité qu'elle décrit et qui contient les variantes de points d'accès nécessaires permettant sa recherche. Toutes informations qui doivent être justifiées dans la notice par autant de sources d'information.
Selon les entités décrites, ces informations peuvent être en quantité très variable.

Détail des habilitations maximales* selon le type d'utilisateur

Type d'utilisateur	Statut maximal en création/mise à jour	Statuts des notices modifiables par l'utilisateur Le principe du "v-statut" s'applique si la valeur est celle figurant entre [ ]
Catalogueurs	6	1, 3, 5, [6]
Coordinateurs autorités (locaux ou thématiques)	7	1, 3, 5, 6, [7]
Administrateurs	9	1, 3, 5, 6, 7, [9]

* Ces habilitations peuvent être modulées par type de notice (Tp, Tb, etc.) dans la table des habilitations.

Signification concrète des statuts

Statut	Signification
1	La notice est une notice BnF issue d'un lot particulier de notices créées lors d'opérations de rétroconversion. Jamais révisée, elle se réduit à un point d'accès autorisé, généré automatiquement à partir d'un point d'accès auteur d'une notice bibliographique du catalogue de la BnF, et à des données codées par défaut. Cette notice est utilisable en catalogage à condition toutefois de l'enrichir ET de changer son statut.
2	Ce statut est utilisé depuis octobre 2017, et uniquement pour les notices de regroupement (008 $aTr) générées par l'algorithme de FRBRisation des données du Sudoc. Pour plus d'information, voir FRBRisation des données du Sudoc en questions / réponses Aucune mise à jour en ligne de notice de regroupement n'est actuellement autorisée (janvier 2018).
3	La notice est une proposition RAMEAU envoyée à la BnF ou en instance de l'être (le statut 3 est proposé par défaut dans le masque de saisie des données codées et ne doit pas être modifié). Son contenu actuel est provisoire : il sera écrasé par la notice RAMEAU en provenance de la BnF si la proposition est acceptée ; la proposition en tant que notice du Sudoc sera détruite si la BnF estime que cette proposition ne nécessite pas la création d'une nouvelle notice RAMEAU.
5	La notice est une notice de statut standard. Elle n'est pas verrouillée. La notice est : soit une notice de chargement provenant de la BnF ; soit une notice créée dans le Sudoc. Elle peut être mise à jour par tout catalogueur (ou coordinateur). Ce statut est proposé comme valeur par défaut lors de la création de toute notice autre que RAMEAU.
6	La notice est : soit une notice de chargement provenant de la BnF ; soit une notice créée dans le Sudoc. Elle a pu être validée par un catalogueur ou par un coordinateur. Elle peut être mise à jour par un catalogueur de la même bibliothèque que l'intervenant qui a attribué le statut 6 à cette notice, ou par n'importe quel coordinateur.
7	La notice a été validée par un coordinateur. Cette notice a pu être créée directement avec ce statut ou avoir été créée initialement avec un statut 6 (notice BnF ou création en ligne dans le Sudoc). Elle ne peut être mise à jour que par un coordinateur de la même bibliothèque que celui qui a attribué le statut 7 à cette notice. La notice est "verrouillée" en raison de sa complétude.
8	La notice est une notice FMeSH ("Tl" en position 1 et 2 de la zone 008) ou une notice RAMEAU ("Td" en position 1 et 2 de la zone 008, et autres notices ayant une sous-zone $x ou $z dans le point d'accès autorisé). La notice est verrouillée. Aucune mise à jour en ligne n'est possible.
9	La notice a été validée par un administateur. Cette notice a pu être créée directement avec ce statut ou avoir été créée initialement avec un statut 6 ou 7 (notice BnF ou création en ligne dans le Sudoc). La notice est verrouillée pour des raisons de gestion. Aucune mise à jour en ligne n'est possible.

La fonction d'administateur a été volontairement occultée dans ce tableau (hormis pour le statut 9 qu'un administrateur est seul à pouvoir attribuer). Par définition, un administrateur est habilité à intervenir sur une notice quel que soit le statut de celle-ci.

Base d'appui

La base d'appui est une base miroir des notices d'autorité fournies par la BnF. Elle contient également certaines notices bibliographiques de la BnF : celles du Catalogue général des imprimés et celles des ressources multimédia et cartographiques dont les traitements catalographiques à la BnF sont différents de ceux dans le Sudoc. La base d'appui est régulièrement enrichie avec les mises à jour bimensuelles des notices d'autorité de la BnF.
Ces notices sont des notices de référence, "sources d'inspiration" pour la création, éventuellement la mise à jour, par copier-coller dans la base de production du Sudoc, de notices d'autorité.

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