Le niveau de catalogage descriptif des notices d'autorité⚓
Statuts des notices autorité⚓
Les contrôles de qualité et de complétude d'une notice lors de sa validation dépendent de son statut qui est défini par le code présent en troisième position de la sous-zone 008 $a. Ce code est placé dans le champ ETAT de l'onglet Générales du formulaire de saisie des données codées.
Des valeurs différentes co-existent dans le Sudoc selon le type de notice : Valeurs « numériques » pour les notices d'autorité (utilisés en troisième position de la sous-zone 008 $a).
Pour chacun des types de notice d'autorité, la valeur la plus haute utilisable par un utilisateur est définie dans ses habilitations.
Le système contrôle qu'une valeur supérieure à la valeur la plus haute définie dans les habilitations de l'utilisateur n'est pas déjà attribuée à la notice que l'utilisateur veut modifier (mise à jour) ou n'est pas attribuée par l'utilisateur à la notice qu'il veut valider (création ou mise à jour).
Si une notice existante a un statut égal à la valeur maximale définie dans les habilitations de l'utilisateur pour ce type d'autorité, le fonctionnement "v-statut" s'applique : L'utilisateur ne peut modifier la notice que s'il appartient à la "bibliothèque" du dernier intervenant ayant validé la notice.
Valeur | Signification |
|---|---|
1 | La notice est une notice BnF issu d'un lot particulier de notices créées lors d'opérations de rétroconversion. Elle ne contient en général qu'un point d'accès autorisé, généré automatiquement à partir d'un point d'accès d'une notice bibliographique, et des données codées par défaut. Son contenu n'a jamais été révisé. |
2 | Notice de regroupement - générée par le programme de FRBRisation du Sudoc. La notice est non modifiable |
3 | La notice est une proposition RAMEAU envoyée au centre Rameau ou en instance de l'être (le statut 3 est proposé par défaut dans le masque de saisie des données codées et ne doit pas être modifié). Son contenu actuel est provisoire. |
5 | La notice est une notice de statut standard. Ce statut est proposé comme valeur par défaut Elle n'est pas verrouillée. La notice peut être mise à jour par tout catalogueur. |
6 | La notice est une notice validée dans le Sudoc. Cela lui confère un niveau de protection plus élevé qui doit être justifié par son contenu ou le travail qu'elle a nécessité. La notice ne peut être mise à jour que par un coordinateur ou un « Tcatalogueur ». |
7 | Ce statut concerne les notice RCR, décrivant les bibliothèques adhérentes au Sudoc. La notice a été validée par un coordinateur. La présence de ce statut 7 suppose la volonté de "verrouiller" l'accès en modification de cette notice considérant son état de complétude. La notice ne peut être mise à jour que par un coordinateur de la même bibliothèque que celui qui a attribué le statut 7 à cette notice. |
8 | La notice est une notice FMeSH ou une notice RAMEAU. La notice est verrouillée. Aucune mise à jour en ligne n'est possible. |
9 | La notice a été validée par un administrateur. La notice est verrouillée pour des raisons de gestion. Aucune mise à jour en ligne n'est possible. |
Conformité du catalogage⚓
Les notices d'autorité n'ont pas de quatrième position de la sous-zone 008 $a qui indique le niveau de catalogage descriptif.
Cependant, dans le catalogue du Sudoc, la complétude d'une notice n'est pas jugée sur l'exhaustivité des informations collectées (notion subjective) mais sur le fait que l'ensemble des informations collectées l'a été conformément aux normes, règles et formats applicables.
Hormis l'élément initial du point d'accès autorisé, aucune zone du format n'est rendue obligatoire par les normes qui ne statuent en fait que sur le choix ou la forme des seuls points d'accès dans les notices bibliographiques. Seules existent des recommandations proposées par l'IFLA en vue de l'échange des notices d'autorité.
Toutefois, pour des raisons de gestion des fichiers, un certain nombre de données (codées) sont requises dans le Sudoc. Elles sont précisées dans les documents spécifiques aux règles de chaque type de données d'autorité. Des valeurs par défaut sont prévues dans la plupart des cas (valeurs le plus fréquemment utilisées).
Complétude d'une notice d'autorité⚓
On peut tenter de définir 2 niveaux de contenu pour le catalogage des notices d'autorité gérées de manière autonome dans le Sudoc.
Contenu minimal⚓
Zones de données codées
Zone du point d'accès autorisé telle que requise par la norme concernée. Les informations provenant de l'ouvrage catalogué
Zone de source citant l'ouvrage catalogué
Ce contenu correspond à des notices minimales, qui sont cependant parfaitement valides et utilisables dans le Sudoc. De telles notices ne nécessitent pas un travail fastidieux de la part du catalogueur tout en facilitant la gestion des données du Sudoc. Toutefois, en l'absence d'informations plus détaillées sur l'entité décrite, il subsiste des risques, par exemple celui de confondre cette entité avec une entité homonyme.
Contenu moyen souhaité pour le Sudoc⚓
Tout identifiant pertinent pour les autorités cataloguées et connu du catalogueur (0XX),
Toutes zones de données codées pertinentes pour le type d'autorité catalogué (1XX),
Zone du point d'accès autorisé (2XX)
Variante(s) du point d'accès autorisé (4XX),
Toutes zones de liens vers d'autres notices d'autorité pertinentes,
Toutes zones de notes pertinentes en vue d'un bon usage de la notice dans le Sudoc (340),
Zone de sources citant de préférence un ouvrage de référence reconnu (810).
Le supplément d'informations d'une telle notice par rapport au contenu "minimal" doit permettre de lever toute ambiguïté sur la nature de l'entité décrite et donc de faciliter le choix, pour un catalogueur, d'utiliser ou non le point d'accès autorisé de cette notice comme point d'accès de sa notice bibliographique.
Attention :
Dans le cas d'une création de notice Personne physique pour une personne exerçant dans l'enseignement supérieur et la recherche, ce contenu moyen présenté devient le contenu exigé.
Remarque :
Du point de vue de la consultation du catalogue, les formes d'exclusions permettent une réorientation automatique des requêtes vers les formes retenues.