Doublon créé en ligne⚓

Contrôle par le catalogueur lors d'une création de notice⚓

Remarque

WinIBW signale la création de doublons potentiels.

Lors du catalogage, si la catalogueuse ou le catalogueur ne trouvent pas de notice sous laquelle se localiser, il en créent une nouvelle. Le système compare cette notice entrant dans la base avec les notices qui s'y trouvent déjà et avertit si elle est presque similaire à une notice de la base. Le message "Doublon possible" permet à la catalogueuse ou catalogueur de vérifier et éventuellement de supprimer la notice en double.

Les index pris en compte pour établir cette comparaison sont, dans l'ordre :

  • SOU : le numéro source (en 035) ; ce numéro doit être unique

  • ISN : le numéro ISSN (en 011) ; ce numéro doit être unique

  • ISB : le numéro ISBN (en 010) ; ce numéro doit être unique

  • CTI : la clé titre (clé composée par la combinaison de 4 lettres du 1er mot, 2 lettres des deux mots suivants et 1 lettre du 4ième mot) ; cette clé n'est pourtant pas suffisamment précise pour qu'on puisse s'y fier. Elle sert d'alerte à la catalogueuse ou catalogueur, qui doit aller vérifier s'il s'agit ou non d'un doublon effectif.

ExempleExemple de message en cas de doublon possible⚓

Le catalogueur reçoit un message immédiat lors de la création de la notice : la notice qu'il vient de créer (Notice créée avec PPN 044663978) est bien validée, mais elle ressemble fortement à une autre notice (Doublon possible.....PPN 044501609), par son titre (CTI = Clé TItre).

Attention

Cela ne signifie pas toujours que la nouvelle notice est un doublon. Il y a parfois des fausses alertes, car :

  • la clé titre peut être commune à des titres qui n'ont rien à voir

  • le système ne fait pas de distinction entre les différents types de notices ou de documents

    Exemple : Une notice bibliographique de thèse sous forme imprimée et une notice bibliographique de thèse sous forme électronique avec un numéro source identique seront proposées comme doublons potentiels, alors qu'il est légitime de créer deux notices différentes selon les règles de catalogage dans le Sudoc, comme dans le cas de l'édition d'une même œuvre sur des supports différents.

Contrôle sous la responsabilité du correspondant catalogage ou du coordinateur⚓

Ce contrôle en ligne est doublé d'un traitement systématique nocturne, qui envoie un mail d'alerte signalant les PPN des doublons potentiels générés par les catalogueurs d'un RCR, à l'adresse électronique enregistrée pour chaque RCR.

Cette adresse électronique doit être saisie dans une fiche système, dite « adresse de catalogage ».

C'est l'adresse électronique du correspondant catalogage, ou par défaut celle du coordinateur.

Il y a autant de « fiche système adresse de catalogage » que de RCR : une adresse doit donc être saisie pour chaque RCR de l'ILN.

  • AFF ADR BIB <RCR> CAT affiche la fiche système « adresse de catalogage »

  • CRE ADR BIB <RCR> CAT créée une nouvelle fiche système

  • MOD ADR BIB <RCR> CAT modifie une fiche système existante.

Seul le champ mail est utile dans cette fiche. Plusieurs mails peuvent être saisis, séparés par une virgule.

Les mails d'alerte, fournissant les PPN des notices "doublons possibles", permettent au correspondant catalogage ou au coordinateur de vérifier si le catalogueur à l'origine du doublon, la veille, l'a effectivement supprimé après le message d'alerte de WinIBW et, si ce n'est pas le cas, de supprimer la/les notice(s) en double, après avoir déplacé ses exemplaires si nécessaire.