Identification de notices d'autorité doublon⚓
Au cours de ses recherches dans la base et de son travail de catalogage courant, tout catalogueur est amené à rencontrer des notices d'autorité potentiellement doublons, i.e. deux notices qui identifient une même autorité.
Méthode à respecter⚓
L'examen attentif des notices potentiellement doublons par comparaison zone à zone ainsi que l'analyse des notices bibliographiques liées (à l'aide de la commande WinIBW : « REL TT ») permet de diagnostiquer s'il s'agit de doublons ou pas.
Cet examen en format de catalogage (commande « AFF UNM ») porte tout particulièrement sur les zones suivantes :
zone 2XX du point d'accès autorisé
zones 4XX (points d'accès rejetés) et 7XX (points d'accès autorisés dans une autre langue et/ou écriture)
zones 300 et 340, zones de notes d'activité bibliographique
zone 330 (« ne pas confondre avec »)
zones 010, 033 et 035 de données codées d'identification
zones 101 (données codées de langue) et 102 (données codées de pays)
zone 810 des sources
Et sur les références bibliographiques liées à la notice d'autorité.
Si après analyse, le doute subsiste, il est formellement recommandé de ne pas fusionner et de laisser la décision à un catalogueur disposant de sources d'information supplémentaires, comme des usuels (dictionnaires ou autres références) portant sur le domaine d'activité pour les autorités personnes physiques et collectivités.
Remarque :
Le signalement des doublons d'autorités doit être signaler au correspondant Autorités de son établissement. Leurs coordonnées sont disponibles sur l'annuaire en ligne.
En l'absence de correspondant Autorités, vous pouvez signaler le(s) doublon(s) à l'Abes sur le guichet d'assistance > IdRef > Données
Règles⚓
En cas de doute...⚓
Si après analyse, le doute subsiste, il est formellement recommandé de ne pas fusionner et de laisser la décision à un catalogueur disposant de sources d'information supplémentaires, comme des usuels (dictionnaires ou autres références) portant sur le domaine d'activité pour les autorités personnes physiques et collectivités.
Notice préférée⚓
En cas de doublon, la notice préférée est toujours la plus ancienne, à savoir celle qui a le plus petit numéro identifiant (PPN). Cette règle est à appliquer systématiquement.
Notice d'origine BnF⚓
Il n'y a pas de différence à apporter au traitement des doublons en fonction de l'origine des notices.
La source BnF n'est pas à privilégier. Seule l'ancienneté de la notice est à considérer pour préférer la notice qui restera active dans le catalogue.
Multiplons⚓
Il n'y a pas de différence à apporter au traitement des notices qui doublonnent en fonction de leur quantité.