Date de création du document : 2000-05-29
Date de dernière mise à jour du document : 2006-08-16

Modifications de notices bibliographiques validées (en statut v)

	Introduction
	Statut des notices
	Demandes de correction ou de modification : procédures
	Demandes de correction ou de modification : aménagements
	Localisation des notices modifiées
	Ajouts aux notices

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Introduction

Le Sudoc est un outil de catalogage partagé. Hors dérivation, c'est donc aux bibliothèques membres qu'il appartient de créer les notices bibliographiques et d'autorité nécessaires à la bonne description des collections recensées.
Dans la mesure où les établissements sont éventuellement amenés à proposer des corrections, des modifications ou des ajouts de données à des notices créées par d'autres partenaires, il importe de définir un cadre méthodologique général dans lequel prennent place ces opérations.
La gestion des notices d'autorités est spécifique, et dépend du type de notice d'autorité concerné (voir le document Types de notices d'autorités et gestion dans le Sudoc).

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Statut des notices

Les notices disponibles dans le Sudoc peuvent être affectées de différents statuts (cf. Richesse et complétude du catalogage en ligne).
Les notices ayant un statut autre que " v " (Zone 008, sous-zone $a, Position 3) peuvent être modifiées à tout moment par toute bibliothèque membre.
Par conséquent, toute bibliothèque membre peut modifier les notices de statut autre que "v" sans justification particulière auprès des autres établissements.
En revanche, les notices en statut " v " sont dites verrouillées, ce qui signifie que seule la bibliothèque qui a affecté le statut " v " (et qui n'est pas nécessairement la bibliothèque ayant créé la notice) peut procéder à des modifications sur les zones déjà saisies. Les autres bibliothèques peuvent ajouter des zones, y compris de nouvelles occurrences de zones répétables, comme les zones 6XX par exemple.
Les procédures ci-dessous de demandes de modification et de correction d'une part, d'ajouts d'autre part, ne concernent donc que les notices placées en statut " v ".

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Demandes de correction ou de modification : procédures

Ces demandes concernent essentiellement les cas suivants :

fautes de frappe.
fautes d'orthographe.
oublis, etc.

La bibliothèque qui souhaite voir apportée une correction ou une modification à une notice en statut " v " doit impérativement :

vouloir localiser le document ou une partie du document décrit par la notice concernée.
posséder le document au moment où elle demande la correction de la notice.
être en mesure de répondre en moins de trois jours à toute demande supplémentaire de la part de la bibliothèque " détentrice " (celle ayant passé la notice en statut " v ").

Si ces conditions sont remplies, la bibliothèque doit adresser par courrier électronique de préférence, ou par tout autre moyen ECRIT une demande comportant impérativement les informations suivantes :

le ppn de la notice concernée.
l'étiquette de la zone, de la sous-zone, de la position concernée.
l'énoncé à remplacer (en entier pour la sous-zone ou la position concernée) et, en parallèle, l'énoncé correct proposé (en entier pour la sous-zone ou la position concernée).
la date d'envoi de la demande de modification.

Cette demande doit être adressée à la bibliothèque dûment identifiée par le biais de son numéro RCR figurant dans la zone 006 de la notice.
La bibliothèque qui reçoit la demande de correction peut :

soit accepter la demande de modification ou de correction et, dans ce cas, doit mettre à jour la notice dans les plus brefs délais.
soit refuser la demande de modification ou de correction et, dans ce cas, doit en avertir la bibliothèque demandeuse. Si celle-ci maintient sa demande, elle doit envoyer une photocopie justifiant la demande de modification.

Si la bibliothèque qui reçoit la demande de correction la refuse une nouvelle fois, elle doit solliciter l'arbitrage de l'ABES via le Guichet d'assistance - Sudocpro, en joignant l'ensemble des éléments nécessaires à cet arbitrage, c'est-à-dire essentiellement ceux mentionnés ci-dessus, et, éventuellement, ceux qu'elle propose à l'appui de son refus.
L'ABES fait part aux bibliothèques de son avis. Celui-ci est considéré comme impératif et doit être appliqué immédiatement.

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Demandes de correction ou de modification : aménagements

L'intérêt de tous est que la charge de travail représentée par les demandes de modification ou de correction de notices saisies ou dérivées dans la base du Sudoc soit la plus restreinte possible.
Par conséquent, les bibliothèques demandeuses doivent veiller à ce que le volume de demandes reste raisonnable, et concerne essentiellement les zones suivantes :

Zone 200
Zones contrôlées sous autorités
Zones indexées

Les demandes de modification mineures portant sur la ponctuation, des fautes d'orthographe ou des lacunes de saisie concernant des sous-zones non utilisées comme critères de recherche, doivent être, dans l'intérêt de tous, limitées aux cas les plus flagrants.
L'ABES se réserve le droit d'adresser des demandes de modification ou de correction de notices à toute bibliothèque membre du réseau.

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Localisations des notices modifiées

Dans le cas où seules la bibliothèque demandeuse et la bibliothèque créatrice sont localisées sous la notice concernée, les conséquences éventuelles d'une modification de la notice ne sont supportées que par elles. Dans le cas où la notice est par ailleurs localisée par des bibliothèques qui ne sont pas partie prenante des demandes de modification, tant la bibliothèque demandeuse que la bibliothèque modificatrice doivent veiller à ce que les modifications ne compromettent en aucune manière la qualité de la notice et la pertinence des critères de recherche, sans même parler des données bibliographiques locales et des données d'exemplaire des bibliothèques en question. Il est à remarquer que, dans le cas le plus fréquent, ces notices modifiées sont fournies à nouveau à l'ensemble des bibliothèques localisées dans les envois de mises à jour courantes.

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Choix de catalogage

La notion de modification ou de correction de notices ne s'applique qu'en cas d'erreur ou de mauvaise interprétation pouvant être étayée des règles d'utilisation du format et des normes de catalogage.
Une interprétation différente des règles ou formats par ailleurs correctement appliquées dans la notice concernée ne peut en aucun cas donner lieu à une demande en ce sens. Si la bibliothèque estime que la notice concernée ne correspond pas à ses propres options de catalogage, et si tant les règles propres au Sudoc que le format ou les normes de catalogage permettent de ménager une autre interprétation, elle est invitée à créer une autre notice pour le même document, en s'efforçant d'établir des liens entre les deux notices : l'exemple le plus typique de ce cas de figure reste le choix, pour le catalogage de documents en plusieurs volumes, entre la description globale et la description volume par volume (cf. les règles de catalogage des monographies en plusieurs volumes).
Il est clair cependant que les établissements membres du Sudoc partagent, par le biais des textes, normes et standards référencés dans le Guide méthodologique, un ensemble cohérent de prescriptions qui devrait limiter les choix distincts de catalogage pour une même entité bibliographique.

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Ajouts aux notices

Les notices en statut " v " peuvent comme les autres être enrichies. Il est à remarquer que, dans ce cas, les notices en question sont à nouveau fournies dans les mises à jour locales à l'ensemble des bibliothèques localisées, et non seulement à la bibliothèque qui a procédé aux ajouts.
Il convient donc d'utiliser avec la plus grande prudence cette possibilité, de façon à ne pas multiplier hors de pertinence les mises à jour des mêmes notices. En particulier, les bibliothèques qui souhaitent faire des ajouts doivent évaluer l'intérêt de placer au niveau 0 de la notice, plutôt qu'aux niveaux 1 ou 2 les informations qu'elles souhaitent voir figurer dans la notice.
En tout état de cause, et même si ce point ne constitue pas une obligation technique, les bibliothèques sont invitées à prendre contact avec la bibliothèque ayant validé la notice avant de procéder à des ajouts de zones qui risquent de modifier sensiblement la taille et l'intérêt de la notice concernée.
Les cas les plus fréquents d'ajouts risquent de porter sur les zones d'indexation de type RAMEAU. Il convient de rappeler que la bibliothèque qui a validé la notice doit s'être assurée au préalable que l'indexation RAMEAU, obligatoire dans ce cas si le document la justifie, est la plus complète et la plus pertinente possible.
Il convient aussi de rappeler que c'est l'indexation la plus spécifique possible qui doit être privilégiée, et que, en aucun cas, une bibliothèque ne peut ajouter dans une notice des termes (génériques ou spécifiques) qui sont liés à ceux déjà présents mais qui n'ajoutent rien à la description proprement dite du document concerné.

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