Date de création du document : 2020-02-05
Date de dernière mise à jour du document : 2021-12-09

Catalogage des thèses de doctorat soutenues à partir de 1985
Partie IV - Signaler les thèses perdues ou incommunicables dans le Sudoc et dans theses.fr

Préambule

Introduction

Cas 1 : La thèse originelle est signalée dans le Sudoc mais son exemplaire a été perdu, détruit, ou est devenu incommunicable

1. L'établissement a pu acquérir une reproduction conforme de la thèse originelle

2. L'établissement n'a pas pu acquérir une reproduction conforme de la thèse originelle

a. L'établissement a pu acquérir une version non corrigée, commercialisée ou remaniée de la thèse

b. L'établissement n'a pu acquérir ni reproduction conforme, ni autre version de la thèse

Cas 2 : La thèse originelle n'a jamais été signalée dans le Sudoc

1. L'établissement de soutenance conserve encore un exemplaire de la thèse originelle ou dispose d'une reproduction conforme à la thèse originelle

2. L'établissement ne possède pas d'exemplaire originel dégradé et n'a pu acquérir une reproduction conforme de la thèse originelle

a. L'établissement a pu acquérir une version non corrigée de la thèse

b. L'établissement a pu acquérir une version commercialisée ou remaniée par l'auteur de la thèse

c. L'établissement n'a pu acquérir ni reproduction conforme, ni autre version de la thèse

Il existe une reproduction conforme de la thèse originelle, conservée par un établissement qui n'est pas l'établissement de soutenance

L'établissement de soutenance ne souhaite pas que le dernier exemplaire perdu de la thèse originelle redescende dans son SIGB

Préambule

L'archivage des thèses de doctorat est une obligation légale dont les établissements de soutenance doivent s'acquitter. La perte ou la dégradation d'une thèse est grave et doit rester exceptionnelle.

Lorsque les exemplaires d'une thèse originelle sont manquants ou incommunicables, il est impératif :

• de tenter de récupérer un exemplaire de la thèse originelle : auprès du docteur, du directeur de thèse, du laboratoire, de l'équipe de recherche, de l'école doctorale, d'une BUFR,d'une autre bibliothèque universitaire, etc.


• si aucun exemplaire de la thèse originelle n'a pu être retrouvé, de proposer aux lecteurs une solution de remplacement : microfiches, tirage à la demande « Thèse à la carte » de l'ANRT, numérisation ou autre type de copie numérique. Les reproductions conformes à la thèse originelle (contenu strictement identique) peuvent servir de « substitut » à la version originelle, mais jamais les versions remaniées ou commercialisées.
  A toute thèse originelle perdue ou incommunicable ne peut être substituée qu'une reproduction conforme. Une version remaniée peut être, à défaut, proposée au lecteur, mais n'aura pas de valeur juridique.
  
  A noter que :
  
  
  • Toutes les microfiches de thèses ne sont pas encore signalées dans le Sudoc : l'Abes travaille actuellement à un chantier de référencement de l'ensemble de ces microfiches, à partir de la base de données de l'ANRT. Cela devrait aider les établissements, dans la plupart des cas de thèses perdues, à repérer une reproduction conforme susceptible de remplacer les exemplaires de la thèse originelle.
  
  
  • Pour les thèses qui n'ont pas fait l'objet d'un microfichage : une fois le chantier de référencement des microfiches mené à bien, une réflexion sera menée par l'Abes, en collaboration avec les établissements, afin de proposer des solutions pour recouvrer les thèses qui n'ont pas été reproduites sous forme de microfiches.

La notice bibliographique décrivant la thèse originelle ne doit pas être supprimée.

Le dernier exemplaire de la thèse, même s'il est incommunicable/perdu/détruit, ne doit pas être supprimé.

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Introduction

Les présentes consignes portent sur la manière de signaler dans le Sudoc les thèses originelles dont tous les exemplaires ont été perdus, détruits ou abîmés au point de devenir incommunicables.

Seront abordés les cas de figure suivants :

• Cas 1 : la thèse originelle est signalée dans le Sudoc mais le dernier exemplaire a été perdu, détruit ou est devenu incommunicable :
  
  
  • Il existe une reproduction conforme de la thèse originelle
  • Il existe une version non corrigée / commercialisée / remaniée de la thèse
  • Il n'existe ni reproduction conforme ni autre version de la thèse


• Cas 2 : la thèse originelle n'a jamais été signalée dans le Sudoc
  
  
  • l'établissement de soutenance dispose de documents fiables pour créer la notice de la thèse originelle dans le Sudoc :
    • l'établissement dispose encore d'un exemplaire de la thèse originelle, devenu incommunicable suite à des dégradations
    • l'établissement ne conserve plus aucun exemplaire de la thèse originelle, mais une notice de reproduction conforme de la thèse originelle existe dans le Sudoc (la reproduction est conservée par l'établissement de soutenance ou par un autre établissement) et atteste de l'existence de la thèse (microfiche, « Thèse à la carte », numérisation, etc).
    
    
  • l'établissement de soutenance ne conserve plus aucun exemplaire de la thèse originelle et il n'existe pas de notice de reproduction conforme de la thèse originelle dans le Sudoc, mais il existe une version non corrigée, commercialisée ou remaniée de la thèse.
  
  
  • l'établissement de soutenance ne conserve plus aucun exemplaire de la thèse originelle et il n'existe pas de notice de reproduction conforme de la thèse dans le Sudoc. Il n'existe ni reproduction conforme, ni autre version de la thèse. L'existence de la thèse est attestée dans une base de données tierce (base de données de l'ANRT, archives des universités, inventaire), par l'auteur, le directeur de thèse, un membre du jury, par l'existence d'une version remaniée de la thèse, par des documents administratifs, par une citation dans une bibliographie, etc.

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Cas 1 : La thèse originelle est signalée dans le Sudoc mais son exemplaire a été perdu, détruit, ou est devenu incommunicable

Il existe deux possibilités :

• un exemplaire est encore signalé dans le Sudoc
• il n'existe plus d'exemplaire dans le Sudoc

1. L'établissement a pu acquérir une reproduction conforme de la thèse originelle

L'établissement de soutenance doit :

• Signaler la reproduction conforme de la thèse en utilisant les scripts WinIBW, et l'exemplariser.


• Conserver la notice bibliographique de la thèse originelle.


• Conserver/faire les liens vers les notices filles (reproductions et autres versions) en zone 45X.


• Pour pouvoir repérer facilement les thèses perdues ou détruites, ajouter dans la notice de la thèse originelle une zone 035 ##$a et saisir un identifiant composé :
  • du préfixe THOA = THèse Originelle Absente
  • du code court de l'établissement de soutenance de la thèse
  • les thèses perdues/détruites pourront être repérées dans WinIBW à l'aide de la requête CHE SOU THOA [code court de l'établissement de soutenance] ou CHE SOU THOA?

  • Exemple :

    035 ##$aTHOABOR3

  
  
• Conserver le signalement du dernier exemplaire de la thèse, même si cet exemplaire est perdu ou incommunicable : il faut recréer cet exemplaire s'il a été supprimé.


• Ajouter une note d'exemplaire E316 pour :
  • $a : signaler l'absence ou l'incommunicabilité de l'exemplaire, la cause (si on la connaît), ainsi que la date du sinistre qui a causé l'indisponibilité ou la date à laquelle la perte de l'exemplaire a été constatée ;
  • $u et $2 : renvoyer vers les reproductions conformes qui remplacent la thèse originelle.
  • La note doit être formulée comme suit :
    
    
    • En cas de sinistre : « $aExemplaire manquant/incommunicable [choisir l'une des deux mentions] depuis AAAA, pour cause de ... $ulien vers la notice Sudoc de la reproduction$2Consulter la reproduction ».
    • En cas de perte : « $aExemplaire manquant [constaté en AAAA] $ulien vers la notice Sudoc de la reproduction$2Consulter la reproduction ».

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2. L'établissement n'a pas pu acquérir une reproduction conforme de la thèse originelle

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a. L'établissement a pu acquérir une version non corrigée, commercialisée ou remaniée de la thèse

L'établissement doit :

• Signaler la version non corrigée, commercialisée ou remaniée de la thèse en suivant les consignes de la page Signaler les reproductions et autres éditions de thèse, et l'exemplariser.


• Conserver la notice bibliographique de la thèse originelle.


• Conserver/faire les liens réciproques entre la notice originelle et les notices filles en zone 451 (autre version, même support) ou 451 (autre version, support différent).


• Pour pouvoir repérer facilement les thèses perdues ou détruites, ajouter dans la notice de la thèse originelle une zone 035 ##$a et saisir un identifiant composé :
  • du préfixe THOA = THèse Originelle Absente
  • du code court de l'établissement de soutenance de la thèse
  • les thèses perdues/détruites pourront être repérées dans WinIBW à l'aide de la requête CHE SOU THOA [code court de l'établissement de soutenance] ou CHE SOU THOA?

  • Exemple :

    035 ##$aTHOABOR3

  
  
• Conserver le signalement du dernier exemplaire de la thèse, même si cet exemplaire est perdu ou incommunicable : il faut recréer cet exemplaire s'il a été supprimé pour rendre la notice visible sur le Sudoc.


• Ajouter une note d'exemplaire E316 pour :
  • $a : signaler l'absence ou l'incommunicabilité de l'exemplaire, la cause (si on la connaît), ainsi que la date du sinistre qui a causé l'indisponibilité ou la date à laquelle la perte de l'exemplaire a été constatée ;
  • $u et $2 : renvoyer vers les autres versions qui remplacent la thèse originelle.
  • La note doit être formulée comme suit :
    
    
    • En cas de sinistre :
    • Si l'établissement renvoie à la version non corrigée de la thèse : « $aExemplaire manquant/incommunicable [choisir l'une des deux mentions] depuis AAAA, pour cause de .... Il n'existe pas de copie conforme (au contenu strictement identique) de la version de soutenance$ulien vers la notice Sudoc de la version non corrigée de la thèse$2Consulter la version non corrigée de la thèse ».
    • Si l'établissement renvoie à la version commercialisée de la thèse : « $aExemplaire manquant/incommunicable [choisir l'une des deux mentions] depuis AAAA, pour cause de .... Il n'existe pas de copie conforme (au contenu strictement identique) de la version de soutenance$ulien vers la notice Sudoc de la version commercialisée de la thèse$2Consulter la version commercialisée de la thèse ».
    • Si l'établissement renvoie à la version remaniée de la thèse : « $aExemplaire manquant/incommunicable [choisir l'une des deux mentions] depuis AAAA, pour cause de .... Il n'existe pas de copie conforme (au contenu strictement identique) de la version de soutenance$ulien vers la notice Sudoc d'une version remaniée par l'auteur de la thèse$2Consulter une version de la thèse remaniée par l'auteur ».
    
    
    • En cas de perte :
    • Si l'établissement renvoie à la version non corrigée de la thèse : « $aExemplaire manquant/incommunicable [constaté en AAAA]. Il n'existe pas de copie conforme (au contenu strictement identique) de la version de soutenance$ulien vers la notice Sudoc de la version non corrigée de la thèse$2Consulter la version non corrigée de la thèse ».
    • Si l'établissement renvoie à la version non corrigée de la thèse : « $aExemplaire manquant/incommunicable [constaté en AAAA]. Il n'existe pas de copie conforme (au contenu strictement identique) de la version de soutenance$ulien vers la notice Sudoc de la version commercialisée de la thèse$2Consulter la version commercialisée de la thèse ».
    • Si l'établissement renvoie à la version non corrigée de la thèse : « $aExemplaire manquant/incommunicable [constaté en AAAA]. Il n'existe pas de copie conforme (au contenu strictement identique) de la version de soutenance$ulien vers la notice Sudoc de la version remaniée par l'auteur de la thèse$2Consulter une version de la thèse remaniée par l'auteur ».

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b. L'établissement n'a pu acquérir ni reproduction conforme, ni autre version de la thèse

L'existence de la thèse est attestée par son signalement dans le Sudoc, mais il ne reste aucune trace du document, ni de ses dérivés.

L'établissement doit :

• Conserver la notice bibliographique de la thèse originelle.


• Pour pouvoir repérer facilement les thèses perdues ou détruites, ajouter dans la notice de la thèse originelle une zone 035 ##$a et saisir un identifiant composé :
  • du préfixe THOA = THèse Originelle Absente
  • du code court de l'établissement de soutenance de la thèse
  • les thèses perdues/détruites pourront être repérées dans WinIBW à l'aide de la requête CHE SOU THOA [code court de l'établissement de soutenance] ou CHE SOU THOA?

  • Exemple :

    035 ##$aTHOALYO2

  
  
• Conserver le signalement du dernier exemplaire de la thèse, même si cet exemplaire est perdu ou incommunicable : il faut recréer cet exemplaire s'il a été supprimé pour rendre la notice visible sur le Sudoc.


• Ajouter une note d'exemplaire E316$a pour signaler l'absence ou l'incommunicabilité de l'exemplaire, la cause (si on la connaît), ainsi que la date du sinistre qui a causé l'indisponibilité ou la date à laquelle la perte de l'exemplaire a été constatée.


• La note E316 doit être formulée comme suit :


• En cas de sinistre : « $aExemplaire manquant/incommunicable [choisir l'une des deux mentions] depuis AAAA, pour cause de ... ».
• En cas de perte : « $aExemplaire manquant [constaté en AAAA] ».

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Cas 2 : La thèse originelle n'a jamais été signalée dans le Sudoc

1. L'établissement de soutenance conserve encore un exemplaire de la thèse originelle ou dispose d'une reproduction conforme à la thèse originelle

Dans le cas où :

• l'établissement de soutenance conserve encore un exemplaire de la thèse originelle, mais que celui-ci n'est plus communicable.


• l'établissement de soutenance ne conserve plus aucun exemplaire de la thèse originelle, mais qu'une notice de reproduction conforme existe dans le Sudoc et atteste de l'existence de la thèse (microfiche, « Thèse à la carte », etc.).

L'établissement de soutenance doit :

• Acquérir une reproduction conforme de la thèse, la signaler en suivant les consignes de la page Signaler les reproductions et autres éditions de thèse, et l'exemplariser.


• Utiliser les scripts WinIBW et créer une notice bibliographique pour décrire la thèse originelle (105$bm) :
• à partir de l'exemplaire de thèse originelle dégradé
• ou à partir d'un exemplaire de reproduction conforme (microfiche notamment)
• Le contenu de la zone 215 est déduit du nombre de volumes et du nombre de pages de la reproduction conforme. Les dimensions indiquées en $d sont les dimensions standards : 29 cm.
• Le catalogueur ajoute une note 303$a, dont le contenu est : « Notice élaborée à partir de la reproduction de la thèse : la version de soutenance n'existe plus. »
• Pour éviter les fusions de notice intempestives, le catalogueur peut, s'il le souhaite, ajouter une note 830$a, dont le contenu est : « Notice créée aux fins de signaler une thèse originelle perdue. Ceci n'est pas un doublon du PPN [...]. »
• la thèse originelle doit avoir un NNT, qui doit également être présent sur la notice décrivant la reproduction conforme.


• Faire des liens réciproques entre la notice originelle et la notice de la reproduction conforme en zone 456/455.


• Pour pouvoir repérer facilement les thèses perdues ou détruites, ajouter dans la notice de la thèse originelle une zone 035 ##$a et saisir un identifiant composé :
  • du préfixe THOA = THèse Originelle Absente
  • du code court de l'établissement de soutenance de la thèse
  • les thèses perdues/détruites pourront être repérées dans WinIBW à l'aide de la requête CHE SOU THOA [code court de l'établissement de soutenance] ou CHE SOU THOA?

  • Exemple :

    035 ##$aTHOALYO2

  
  
• Créer un exemplaire (E01) sous la notice originelle.


• Ajouter une note d'exemplaire E316 pour :


• $a : signaler l'absence ou l'incommunicabilité de l'exemplaire, la cause, ainsi que la date du sinistre qui a causé l'indisponibilité ou la date à laquelle la perte de l'exemplaire a été constatée ;
• $u et $2 : renvoyer vers les reproductions conformes qui remplacent la thèse originelle.
• La note doit être formulée comme suit :
• En cas de sinistre : « $aExemplaire manquant/incommunicable [choisir l'une des deux mentions] depuis AAAA, pour cause de ...$ulien vers la notice Sudoc de la reproduction conforme$2Consulter la reproduction ».
• En cas de perte : « $aExemplaire manquant [constaté en AAAA] $ulien vers la notice Sudoc de la reproduction conforme$2Consulter la reproduction ».

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2. L'établissement ne possède pas d'exemplaire originel dégradé et n'a pu acquérir une reproduction conforme de la thèse originelle

a. L'établissement a pu acquérir une version non corrigée de la thèse

Si l'établissement de soutenance, à défaut de trouver une reproduction conforme de la thèse, possède une version non corrigée de la thèse, il doit :

• Signaler la version non corrigée, en suivant les consignes de la page "Signaler les reproductions et autres éditions de thèse, et l'exemplariser :
• la note 328 porte la mention $zVersion non corrigée de
• le catalogueur ajoute une note en 305$a « Version non corrigée de la thèse ».


• Créer la notice de la thèse originelle en suivant les consignes de la page "Signaler la version originelle d'une thèse :
• Il est important que les informations administratives (titre de la thèse, date de soutenance, nom du directeur, composition du jury) soient correctes. Elles devront donc être vérifiées à partir du PV de soutenance de la thèse, du bordereau d'enregistrement, ou de tout autre document administratif faisant foi (copie du diplôme, logiciel de gestion des doctorants, informations obtenues auprès de la scolarité ou du service en charge de la gestion des doctorants et docteurs).
• Un NNT doit être attribué à la thèse. Il n'est pas répété sur la notice de la version non corrigée de la thèse.
• Zone 215 :
• nombre de volumes basé sur le nombre de volumes de la version non corrigée ;
• pas de nombre de pages ;
• dimensions standards fixées à 29 cm.
• Ajout d'une note 303$a, dont le contenu est : « Notice élaborée à partir de la version non corrigée de la thèse : la version de soutenance n'existe plus ».
• Pour éviter les fusions de notices intempestives, le catalogueur peut, s'il le souhaite, ajouter une note 830$a, dont le contenu sera : « Notice créée aux fins de signaler une thèse originelle perdue. Ceci n'est pas un doublon du PPN [...]. »


• Faire les liens réciproques entre la version originelle de la thèse et la version remaniée en zones 451/451 (autre version, même support) ou 452/452 (autre version, support différent).


• Pour pouvoir repérer facilement les thèses perdues ou détruites, ajouter dans la notice de la thèse originelle une zone 035 ##$a et saisir un identifiant composé :
  • du préfixe THOA = THèse Originelle Absente
  • du code court de l'établissement de soutenance de la thèse
  • les thèses perdues/détruites pourront être repérées dans WinIBW à l'aide de la requête CHE SOU THOA [code court de l'établissement de soutenance] ou CHE SOU THOA?

  • Exemple :

    035 ##$aTHOABOR3

  
  
• Ajouter une note d'exemplaire E316, structurée de la manière suivante :
• $a : signaler l'absence de l'exemplaire, la cause (si on la connaît), ainsi que la date à laquelle la perte de l'exemplaire a été constatée. Signaler également qu'il n'existe pas de reproduction conforme de la thèse.
• $u et $2 : renvoyer vers la version de la thèse que peut consulter, par défaut, le lecteur, en précisant la nature du document.
• La note doit être formulée comme suit :
• En cas de sinistre : « $aExemplaire manquant depuis AAAA, pour cause de .... Il n'existe pas de copie conforme (au contenu strictement identique) de la version de soutenance$ulien vers la notice Sudoc de la version non corrigée de la thèse$2Consulter la version non corrigée de la thèse ».
• En cas de perte : « $aExemplaire manquant [constaté en AAAA]. Il n'existe pas de copie conforme (au contenu strictement identique) de la version de soutenance$ulien vers la notice Sudoc de la version non corrigée de la thèse$2Consulter la version non corrigée de la thèse ».

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b. L'établissement a pu acquérir une version commercialisée ou remaniée par l'auteur de la thèse

Si l'établissement de soutenance, à défaut de trouver une reproduction conforme de la thèse, possède une version remaniée ou commercialisée de la thèse, il doit :

• Signaler la version commercialisée / remaniée de la thèse en suivant les consignes de la page Signaler les reproductions et autres éditions de thèse, et l'exemplariser.


• Créer la notice de la thèse originelle en suivant les consignes de la page Signaler la version originelle d'une thèse :
• Etant donné qu'il n'existe plus aucun exemplaire de la thèse originelle, la rédaction de la notice décrivant la thèse originelle se fait à partir de toutes les sources d'information administratives disponibles : PV de soutenance de la thèse, bordereau d'enregistrement, copie du diplôme, logiciel de gestion des doctorants, informations obtenues auprès de la scolarité ou du service en charge de la gestion des doctorants et docteurs, etc.
• Un NNT doit être attribué à la thèse. Il n'est pas répété dans la notice de la version commercialisée ou remaniée par l'auteur de la thèse.
• La notice ne comporte pas de zone 215.
• Le catalogueur ajoute une note 303$a, dont le contenu est : « Notice élaborée à partir de la version commercialisée / remaniée par l'auteur [choisir la mention adéquate] de la thèse : la version de soutenance n'existe plus. »
• Pour éviter les fusions de notices intempestives, le catalogueur peut, s'il le souhaite, ajouter une note 830$a, dont le contenu est : « Notice créée aux fins de signaler une thèse originelle perdue. Ceci n'est pas un doublon du PPN [...]. »


• Faire les liens réciproques entre la version originelle de la thèse et la version remaniée en zones 451/451 (autre version, même support) ou 452/452 (autre version, support différent).


• Pour pouvoir repérer facilement les thèses perdues ou détruites, ajouter dans la notice de la thèse originelle une zone 035 ##$a et saisir un identifiant composé :
  • du préfixe THOA = THèse Originelle Absente
  • du code court de l'établissement de soutenance de la thèse
  • les thèses perdues/détruites pourront être repérées dans WinIBW à l'aide de la requête CHE SOU THOA [code court de l'établissement de soutenance] ou CHE SOU THOA?

  • Exemple :

    035 ##$aTHOABOR3

  
  
• Ajouter une note d'exemplaire E316, structurée de la manière suivante :
• $a : signaler l'absence ou l'incommunicabilité de l'exemplaire, la cause, ainsi que la date du sinistre qui a causé l'indisponibilité ou la date à laquelle la perte de l'exemplaire a été constatée. Signaler également qu'il n'existe pas de reproduction conforme de la thèse.
• $u et $2 : renvoyer vers la version de la thèse que peut consulter, par défaut, le lecteur, en précisant la nature du document.
• La note doit être formulée comme suit :
• En cas de sinistre :
• Si l'établissement renvoie à la version commercialisée de la thèse : « $aExemplaire manquant depuis AAAA, pour cause de .... Il n'existe pas de copie conforme (au contenu strictement identique) de la version de soutenance$ulien vers la notice Sudoc de la reproduction commercialisée de la thèse$2Consulter la version commercialisée de la thèse ».
• Si l'établissement renvoie à une version remaniée de la thèse : « $aExemplaire manquant depuis AAAA, pour cause de .... Il n'existe pas de copie conforme (au contenu strictement identique) de la version de soutenance$ulien vers la notice Sudoc de la version remaniée de la thèse$2Consulter une version de la thèse remaniée par l'auteur ».
• En cas de perte :
• Si l'établissement renvoie à la version commercialisée de la thèse : « $aExemplaire manquant [constaté en AAAA]. Il n'existe pas de copie conforme (au contenu strictement identique) de la version de soutenance$ulien vers la notice Sudoc de la reproduction commercialisée de la thèse$2Consulter la version commercialisée de la thèse ».
• Si l'établissement renvoie à une version remaniée de la thèse : « $aExemplaire manquant [constaté en AAAA]. Il n'existe pas de copie conforme (au contenu strictement identique) de la version de soutenance$ulien vers la notice Sudoc de la version remaniée de la thèse$2Consulter une version de la thèse remaniée par l'auteur ».

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c. L'établissement n'a pu acquérir ni reproduction conforme, ni autre version de la thèse

L'existence de la thèse est attestée dans une base de données tierce (base de données de l'ANRT, archives des universités, inventaire), par l'auteur, le directeur de thèse, un membre du jury, par l'existence d'une version remaniée de la thèse, par l'existence de documents administratifs, par une citation dans une bibliographie, etc, mais il ne reste aucune trace du document, ni de ses dérivés.

L'établissement doit :

• Créer une notice bibliographique pour décrire la thèse originelle en suivant les consignes de la page Signaler la version originelle d'une thèse :
• Etant donné qu'aucun exemplaire de la thèse n'a été déposé, la rédaction de la notice décrivant la thèse originelle se fait à partir de toutes les sources d'information administratives disponibles : PV de soutenance de la thèse, bordereau d'enregistrement, copie du diplôme, logiciel de gestion des doctorants, informations obtenues auprès de la scolarité ou du service en charge de la gestion des doctorants et docteurs, etc.
• La notice ne comporte pas de zone 215.
• Le catalogueur doit ajouter une note 303$a, dont le contenu est : « Notice élaborée à partir de [préciser les documents administratifs utilisés pour établir la description]. Le document qui a justifié l'obtention du diplôme n'existe plus. »


• Pour pouvoir repérer facilement les thèses perdues ou détruites, ajouter dans la notice de la thèse originelle une zone 035 ##$a et saisir un identifiant composé :
  • du préfixe THOA = THèse Originelle Absente
  • du code court de l'établissement de soutenance de la thèse
  • les thèses perdues/détruites pourront être repérées dans WinIBW à l'aide de la requête CHE SOU THOA [code court de l'établissement de soutenance] ou CHE SOU THOA?

  • Exemple :

    035 ##$aTHOALYO2

  
  
• Ajouter un exemplaire sous la notice de la thèse originelle.


• Ajouter une note d'exemplaire E316$a pour signaler l'absence de l'exemplaire, la cause (si on la connaît), ainsi que la date à laquelle la perte de l'exemplaire a été constatée. La note E316 doit être formulée comme suit :
• En cas de sinistre : « $aExemplaire manquant depuis AAAA, pour cause de .... »
• En cas de perte : « $aExemplaire manquant [constaté en AAAA]. »

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Il existe une reproduction conforme de la thèse originelle, conservée par un établissement qui n'est pas l'établissement de soutenance

L'établissement de soutenance d'une thèse est responsable de son archivage pérenne. S'il perd une thèse ou ne peut plus assurer sa communication, il se doit de faire l'acquisition d'une reproduction conforme qui puisse se substituer à la thèse originelle. Si un établissement tiers possède une reproduction conforme de la thèse (contenu strictement identique à la thèse originelle), l'établissement de soutenance de la thèse doit obtenir une copie de ladite reproduction

Si l'établissement de soutenance de la thèse ne parvient pas à obtenir une copie de la reproduction conforme de la thèse présente dans l'établissement tiers, il suivra les procédures de signalement mentionnées ci-dessus, mais en renvoyant à la reproduction conforme détenue par l'établissement tiers et non par lui-même.

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L'établissement de soutenance ne souhaite pas que le dernier exemplaire perdu de la thèse originelle redescende dans son SIGB

Il faut impérativement conserver un exemplaire sous la notice de la thèse originelle, afin que celle-ci soit toujours visible dans le Sudoc et dans theses.fr. Or, le signalement d'un exemplaire incommunicable/perdu implique de fait un import de la notice dans le SIGB de l'établissement via les transferts réguliers.

Si l'établissement ne souhaite pas que les notices de thèses perdues soient importées dans son SIGB, il doit en faire la demande à l'Abes (ABESstp SudocPro Domaine = Autres Objet de la demande = Exemplarisation des thèses perdues), lorsque le cas se présente. L'exemplaire qui sera ajouté sous la notice de la thèse originelle sera alors un exemplaire Abes (RCR : 341725299, ABES-Réseau Sudoc).

Lors de sa demande, l'établissement devra fournir à l'Abes un tableur comprenant : la liste des PPN de thèses perdues à exemplariser / en regard de chaque PPN, le contenu de la E316$a / le contenu de la E316$u (= URL pérenne de la notice de reproduction conforme).

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