Date de création du document : 2006-02-08
Date de dernière mise à jour du document : 2022-07-08

Import de données depuis un SGB vers le Sudoc

Avertissement

La formulation 'import de données depuis un SGB vers le Sudoc' recouvre deux notions cumulables. Il s'agit :

1. ajouter uniquement des nouveaux exemplaires par lots (ou de mettre à jour des exemplaires existants) sous des notices bibliographiques du Sudoc. On parle alors d'une opération d'exemplarisation
   
2. associer à cette exemplarisation un chargement de notices bibliographiques absentes du Sudoc (accompagnées de leurs propres exemplaires). On parle en ce cas d'un import bibliographique.

Un import de données commence donc toujours pour l'établissement demandeur par une phase initiale d'exemplarisation.

1. Exemplarisation - Import par lots de données d’exemplaires dans le Sudoc

L'Abes permet aux établissements d'être autonomes dans leurs opérations d'ajouts d'exemplaires par lot sous des notices bibliographiques du Sudoc. Ils disposent pour ce faire de l’application ITEM dont la documentation détaille la procédure à suivre.

2. Import dans le Sudoc de tout ou partie du catalogue d’un établissement (notices bibliographiques + exemplaires)

Principes d'un import bibliographique

L’objectif est de charger par programme dans le Sudoc les notices bibliographiques existant dans un catalogue local et qui n'ont pas pu être exemplarisées dans la phase d'exemplarisation qui a précédé (avec les exemplaires qui leurs sont associés et que l'établissement veut voir figurer dans le Sudoc). C’est une opération incontournable pour tout établissement rejoignant le Sudoc (déploiement initial) mais un tel import peut également intéresser un établissement déjà déployé dans le Sudoc, par exemple à l’occasion de l’intégration d’une bibliothèque associée, d’un nouveau RCR et de son catalogue, au sein du SGB.

Périmètre des données concernées par ces imports :

• les monographies
• les numéros spéciaux de périodiques ou tirés à part ou articles

sont exclues du périmètre d'un import bibliographique :

• les notices de ressources continues (périodiques ou collections)

Volumétrie minimale

Un import n'est envisageable qu'à partir d'un nombre de notices fixé à 500 environ. [En dessous de ce nombre, l'expérience montre que le travail préparatoire à l'import s'avère le plus souvent plus important que celui nécessaire à la création des notices par catalogage manuel].

Questionnaire relatif aux données à charger dans le Sudoc

Afin de mieux appréhender la nature des fonds décrits par les notices à importer et les caractéristiques de celles-ci, l'Abes demande tout d'abord à l'établissement de répondre à un questionnaire sur les données à importer. En s'appuyant sur les réponses faites, l'Abes et l'établissement déterminent une stratégie d'ensemble pour l'import demandé (dont : segmentation éventuelle en plusieurs imports distincts si l'import concerne des types de ressources différentes ou si l'ensemble des notices comporte des strates de catalogage suffisamment distinctes, fourniture de documents complémentaires [notices-types, manuels de catalogage locaux], calendrier de réalisation, etc.)

Fourniture des données à l'Abes

Format des données

La fourniture à l’Abes des données à importer doit être faite au format ISO-2709, préférentiellement en Unimarc (possible également en marc21). L’encodage des caractères sera préférentiellement également en UTF8.
Les données d’exemplaires doivent être conformes aux Recommandations de description des données d'exemplaire pour l'échange d'information bibliographique en format UNIMARC, Version 3 – Mai 2022, Editées par le Comité français UNIMARC.

Les demandes sont à faire via le guichet abesstp (Sudoc Pro – domaine "Alimentation du Sudoc par chargement").

Échantillon représentatif

Lorsque le nombre de notices à importer est ≥ 5 000, il est demandé à l'établissement de fournir un échantillon de 1000 notices représentatives des notices à importer (éventuellement : 1 échantillon par type de ressources décrites lorsque la volumétrie le justifie).
En dessous de 5 000 notices à importer, la totalité des notices peut être directement fournie.

Fourniture de la totalité des notices

Pour les imports de plus de 5 000 notices, la fourniture complète des notices est conditionnée à la validation de l'étape de conversion et d'analyse de l'échantillon.

Un travail tourné vers la qualité des données

Tout au long de l'opération, l’Abes s'appuie sur un travail de collaboration avec l'établissement demandeur, et est attentive à la qualité des données.
Il est notamment vérifié autant que possible :

• la présence des informations minimales (identifiant de notice, titre de la ressource)
• La présence d'une date au moins associée à la ressource
• la présence des informations permettant d’identifier le document décrit (par ex. : adresse et date de publication, collation, etc.)
• la pertinence de la structuration des notices en zones et sous-zones et leur validité
• la validité des données codées
• la conformité des données aux règles de catalogage en vigueur
• la cohérence des données au regard du type de ressource décrite

L'Abes se réserve le droit d'exclure de l'import des notices jugées trop lacunaires ou trop peu conformes à la qualité attendue pour permettre d'identifier précisément la ressource décrite et l'intégrer de manière satisfaisante au sein du catalogue partagé qu'est le Sudoc.
voir le document cadre de l'Abes sur la qualité des imports.

L'ensemble du processus d'import bibliographique s'appuie sur un dialogue nourri entre l'Abes et l'établissement demandeur. Un import nécessite donc disponibilité et réactivité de part et d'autre. Il s'étend en général sur plusieurs mois.

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Focus sur les données d’exemplaires

Dans cette opération d'import bibliographique qui vise à signaler des ressources possédées par un établissement, la présence de données d'exemplaire est obligatoire. Elles doivent être structurées selon les Recommandations de description des données d'exemplaire pour l'échange d'information bibliographique en format UNIMARC. Il incombe à l'établissement de déterminer les informations qu'il souhaite enregistrer dans le Sudoc. La seule zone de données d'exemplaire obligatoire est la zone 930 (Localisation et cote). Elle doit au moins comporter les sous-zones suivantes :

• $5 = le numéro d'exemplaire (il doit se présenter sous la forme <RCR> : <numéro d'exemplaire> (les 2 informations séparées par [espace][deux points][espace])
• $b = le RCR (identifiant de l'établissement possédant l'exemplaire)
• $j = le code de disponibilité pour le PEB

Les données d’exemplaires sont converties, analysées et validées au même titre que les données bibliographiques dans les phases décrites ci-dessus.

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Traitement des notices bibliographiques et des données d’exemplaires

Il se passe en 3 étapes successives (seulement les 2 dernières pour les imports inférieurs à 5 000 notices), le début de chacune étant conditionné par la validation de la précédente.

• a) Analyse et conversion au format Sudoc des données de l'échantillon
• b) Analyse et conversion au format Sudoc de l'intégralité des notices à importer + import dans une base intermédiaire
• c) Intégration des données dans le Sudoc

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a) Analyse et conversion au format Sudoc des données de l'échantillon

C'est à partir du fichier échantillon que le programme informatique de conversion est paramétré. À l'issue d'une analyse initiale des données reçues, l'Abes établit un rapport de diagnostic qualitatif qui sert de base pour s'accorder avec l'établissement sur l'organisation des suites à donner à l'import de tout ou partie des notices : corrections de notices en anomalie demandées à l'établissement avant fourniture complète des données, amélioration de certains paramètres d'extraction côté SGB, restriction du périmètre des notices importées en cas de qualité insuffisante, paramétrages ou traitements particuliers envisageables côté Abes, etc.).
Cette étape permet d'ajuster et de "personnaliser" au mieux les paramètres de l'import

b) Analyse et conversion au format Sudoc de l'intégralité des notices à importer + import dans une base intermédiaire

Une fois le résultat de l'étape précédente validée conjointement par l'Abes et l'établissement, l'ensemble des notices à importer peut alors être fourni à l'Abes.
Le chargement complet est tout d'abord effectué dans une base de tests, annexe au catalogue Sudoc, et dédiée à ces notices. Elles y sont chargées au format de catalogage du Sudoc (avec leurs exemplaires, voir plus bas). Un accès est donné à l'établissement pour qu'il puisse consulter les notices avec l'outil de catalogage WinIBW, et valider avec l'Abes le résultat obtenu. Des améliorations des données sont possibles (et toujours nécessaires, qui arrivent en complément du travail sur l'échantillon mené précédemment) lors de cette phase.

c) Intégration des données dans le Sudoc

• Exemplarisation
  Cette comparaison permet d'identifier pour un certain nombre de notices un équivalent unique pertinent déjà présent dans le Sudoc que l'étape d'exemplarisation automatique effectuée par ITEM n'avait pas permis de détecter (la raison en est le plus grand nombre de critères de comparaison utilisé par ce programme, ce qui permet de réduire le nombre de notices Sudoc candidates). En ce cas, seules les données d'exemplaires sont importées et ajoutées à la notice bibliographique du Sudoc.
  
  
• Candidats doublons
  Lorsque le programme de comparaison établit qu'une notice à importer présente un taux* de ressemblance important avec une notice déjà présente dans le Sudoc mais avec un degré de certitude insuffisant, la notice bibliographique à importer est créée dans le Sudoc avec un statut particulier : le statut B de "candidat doublon" (008 $a pos. 2 = "B"), et un lien vers la notice qu'elle doublonne potentiellement. Cette notice ne peut alors être modifiée sans que son caractère de doublon potentiel soit au préalablement tranché par un œil humain. Les données d'exemplaires sont ajoutées à la notice en statut B.
  * Ce taux varie selon la nature des documents décrits, selon la richesse et la précision des notices fournies, etc. Il est fixé par l'Abes après analyse des résultats obtenus par le programme de comparaison de notices
  
  Note : A l'issue de l'import, l'établissement dispose d'une requête lui permettant de retrouver toutes les notices créées avec un statut B. En s'engageant dans le processus d'import bibliographique effectué gracieusement par l'Abes, l'établissement s'engage à les traiter, c’est-à-dire à statuer sur leur caractère de doublon (voir "Comment traiter les notices en statut B ?" du manuel en ligne consacré au dédoublonnage).
  
  
• Notices sans notice correspondante dans le Sudoc
  Enfin, pour toutes les notices pour lesquelles le programme de comparaison n'établit pas de mise en correspondance avec une notice Sudoc existante, la notice bibliographique à importer est créée et ses données d'exemplaires lui sont ajoutées.
  
  

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Intégration de l'identifiant de notice Sudoc dans le SGB : fourniture de correspondance entre ppn et identifiants locaux des notices

Suite à une opération de reprise de notices d'un catalogue d'établissement, l’Abes propose de fournir au système local la table de correspondances entre les identifiants de notices Sudoc (PPN) et les identifiants de notices présentes dans le SGB, afin que l’établissement puisse les enregistrer et assurer ainsi le suivi ultérieur de leurs mises à jour.

Liste de correspondance identifiant Sudoc (PPN) : identifiant SGB

Exemple d’une liste de correspondance ppn – id local :

PPN	Identifiant SGB
00000779X	IUFMG19883
00000832X	IUFML11491
000019704	IUFMG19391
000021040	IUFML5771
000021857	IUFML15159
000032832	IUFML8339

Liste de correspondance identifiant Sudoc (PPN) : numéros source

Plus rarement, il se peut pour certains établissements que des notices avec leurs localisations soient chargées à leur demande dans le Sudoc, non pas directement depuis le catalogue local mais à partir d'une autre source ayant son propre système de numérotation de notices qui aura également servi à alimenter le SGB (par ex. à l'occasion d’une opération de rétroconversion faite par un prestataire sur sa propre plateforme de production). Ces identifiants "intermédiaires" sont alors chargés dans le Sudoc en zone 035 des notices (et doivent figurer par ailleurs dans la base locale de l’établissement).
La correspondance entre identifiants PPN des notices Sudoc et notices de la base locale peut dans ce cas s'effectuer grâce aux identifiants de notices de la source utilisée.
Pour ce faire, l’Abes propose de fournir au système local un tableau de correspondance entre le numéro PPN et le ou les numéros des sources enregistrées dans le Sudoc.

Cette liste comprend les correspondances PPN - numéros source (zone 035 du format de catalogage). Elle se présente sous forme de correspondance 1 à 1 entre ppn et numéro source. Si plusieurs numéros sources sont présents dans une même notice Sudoc, le même ppn apparaîtra autant de fois qu'il y a de numéros sources. Chaque numéro source est préfixé par un code identifiant la source d'origine. Il revient à l'établissement de filtrer le(s) préfixe(s) connus dans son système local.

Par exemple :

préfixe sib : source Sibil préfixe frBN : source BN-Opale préfixe FRBNF : source BN-OPALE PLUS préfixe ocm : source OCLC préfixe ccn : source CCNPS	sources historiques du Sudoc
préfixe JOUVE, AIC, PRITEC ...	notices de rétroconversion
etc.

Exemple d’une liste de correspondance ppn – numéro source

PPN 000000011 : sib0000101
PPN 000000011 : sib0010023
PPN 000000011 : ocm01285237
PPN 000000013 : sib0001005
PPN 000000013 : frBN089574309X
PPN 000102010 : AIC10190381
PPN 000102010 : sib0001009
etc.

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Pour des informations sur les rétroconversions de catalogue sur fiches,
voir la fiche technique décrivant la procédure de rétroconversion en ligne