Date de création du document : 2019-05-22
Date de dernière mise à jour du document : 2019-05-22

Catalogage des thèses de doctorat soutenues à partir de 1985
Partie I – Fondamentaux, définition et grands principes

1. Réglementation nationale

2. Définitions et grands principes

2.1 La version originelle de la thèse

 

2.1.1 Définition

 

2.1.2 Création de la notice bibliographique

 

2.1.3 Localisation sous la notice de la version originelle de la thèse

2.2 Reproductions conformes à la version originelle (même contenu, support différent ou support identique)

 

2.2.1 Définition

 

2.2.2 Création de la notice bibliographique

 

2.2.3 Localisation sous la notice de reproduction

2.3 Thèses non validées par le jury ou dont la publication n'est pas autorisée par le jury

 

2.3.1 Définition

 

2.3.2 Création de la notice bibliographique

 

2.3.3 Localisation sous la notice de reproduction

2.4 Autres cas de figure

 

2.4.1 Définition

 

2.4.2 L'établissement possesseur du document est l'établissement de soutenance de la thèse originelle

 

2.4.3 L'établissement possesseur n'est pas l'établissement de soutenance de la thèse originelle

3. Règles fondamentales du signalement des thèses de doctorat dans le Sudoc et dans theses.fr

 

Le Sudoc constitue la base documentaire nationale pour le signalement des thèses soutenues. Le présent document énonce donc les règles particulières à appliquer pour leur traitement dans le Sudoc. Par ailleurs, les thèses soutenues après 1985 ont vocation à être signalées dans theses.fr. Le présent document énonce donc également les règles à respecter pour que le signalement dans le Sudoc soit répercuté dans theses.fr.

Les thèses électroniques traitées dans STAR respectent par défaut les règles énoncées ci-après.

Les présentes règles s'appliquent uniquement aux thèses de doctorat « nouveau régime », soutenues après 1985. Pour le signalement des autres types de thèses (thèses d'exercice, thèses de l'Ecole des Chartes, etc), voir Catalogage des thèses hors thèses de doctorat soutenues à partir de 1985. Pour le signalement des autres types de documents universitaires, voir Catalogage des documents universitaires, hors thèses.

 

1 - Réglementation nationale

Les thèses de doctorat, et uniquement les thèses de doctorat, sont soumises à un circuit de dépôt spécifique, réglementé au niveau national. Les textes réglementaires concernent la thèse de doctorat dans sa version originelle et s'imposent à l'établissement de soutenance, tenu de signaler et de conserver le document qui a été l'origine de la délivrance du diplôme.
Selon la date de soutenance de la thèse, les textes réglementaires suivants s'appliquent :

 

 

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2. Définitions et grands principes

2.1 La version originelle de la thèse

2.1.1 Définition

Il s'agit de la version de la thèse soutenue, validée par le jury, corrigée à la demande du jury le cas échéant, et déposée auprès de l'établissement de soutenance dans le cadre défini par les arrêtés relatifs au dépôt légal des thèses.

La version originelle d'une thèse est conservée par l'établissement de soutenance qui en est le dépositaire dans le cadre du circuit de dépôt légal des thèses.

Variantes de dénomination :
Dépôt préalable et second dépôt de la thèse :

En cas de doute sur la nature d'un document (version originelle de la thèse, version non corrigée, reproduction à l'identique ou autre édition), l'établissement de soutenance est seul habilité à reconnaître la validité dudit document et à le qualifier de « version originelle de la thèse ».

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2.1.2 Création de la notice bibliographique

L'établissement de soutenance d'une thèse, responsable devant la loi du signalement des thèses soutenues en son sein, est seul habilité à créer la notice bibliographique de la version originelle de ladite thèse.

La notice bibliographique décrivant la version originelle d'une thèse porte en données codées la mention 105##$bm « Thèse (document originel) ». Elle est créée dans WinIBW, lorsque la version originelle de la thèse est imprimée, et dans STAR lorsque la version originelle est électronique.

Un établissement qui possède une thèse dont il n'est pas l'établissement de soutenance ne peut créer pour cette thèse une notice bibliographique de type 105$bm « Thèse (document originel) ».

Exceptions :

  1. Dans le cas où un établissement est chargé du traitement des thèses soutenues au sein d'autres établissements, cet établissement est habilité à créer des notices bibliographiques de type « Thèse (document originel) » pour les thèses dont le traitement lui a été délégué. Cette délégation de compétences doit faire l'objet d'une convention écrite entre les établissements. Elle n'enlève en rien aux établissements délégants la responsabilité primaire de l'archivage et du signalement des thèses soutenues en leur sein : il revient aux établissements délégants de veiller à ce que l'établissement délégataire s'acquitte des missions qui lui ont été déléguées.

  2. Dans le cas où les thèses – toutes ou en partie – d'un établissement font l'objet d'un second dépôt officiel auprès d'un ou de plusieurs autres établissements (exemple ex-CADIST/CollEx), ce ou ces établissements sont habilités à créer des notices bibliographiques de type « Thèses (document originel) » pour les thèses qu'ils reçoivent en dépôt. Ce circuit de dépôt parallèle doit être officialisé et doit soit faire l'objet d'une convention écrite entre les établissements, soit être inscrit dans les statuts des établissements dépositaires. Il n'enlève en rien aux établissements de soutenance la responsabilité primaire de l'archivage et du signalement des thèses soutenues en leur sein : il revient aux établissements de soutenance de coordonner leur action avec le ou les établissements partenaires afin de s'assurer que l'obligation légale d'archivage et de signalement des thèses soit remplie.

  3. Dans le cas où l'établissement de soutenance fait don d'un exemplaire des thèses soutenues en son sein à un ou plusieurs autres établissements, deux cas de figure se présentent :
    • a. Le don est considéré comme un second dépôt officiel et défini comme tel par une convention : se référer aux dispositions du 2.
    • b. Le don n'est pas considéré comme faisant partie du circuit de dépôt légal : seul l'établissement de soutenance est habilité à créer une notice bibliographique de type « Thèse (document originel) ».

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2.1.3 Localisation sous la notice de la version originelle de la thèse

L'établissement de soutenance localise, sous la notice bibliographique de la version originelle, les exemplaires de la thèse soutenue, validée par le jury et corrigée à la demande du jury, exemplaires qui ont été déposés auprès de l'établissement de soutenance dans le cadre défini par les arrêtés relatifs au dépôt légal des thèses.

L'établissement de soutenance peut localiser, sous la notice de la version de soutenance, une reproduction de la thèse, réalisée à des fins de conservation ou de consultation (ex : exemplaire original trop abîmé pour pouvoir être consulté, ou perdu), si et seulement si celle-ci respecte l'ensemble des conditions suivantes :

Les établissements qui ne sont pas établissements de soutenance peuvent s'exemplariser sous la notice de la version de soutenance si et seulement si l'exemplaire de la thèse qu'ils détiennent :

Tous les exemplaires :

doivent être catalogués comme des reproductions ou autres éditions (105$bv) ou comme des documents autres que des thèses (105$b7). Voir infra.


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2.2 Reproductions conformes à la version originelle (même contenu, support différent ou support identique)

2.2.1 Définition

On parle de reproduction lorsque le contenu du document est strictement identique à celui de la version originelle de la thèse. Le support de reproduction peut être identique ou différent du support originel :

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2.2.2 Création de la notice bibliographique

Tout établissement qui détient la reproduction exacte d'une version originelle de thèse est habilité à créer une notice bibliographique de type 105##$bv « Thèse (reproduction ou autre édition) » pour décrire cette reproduction. La notice bibliographique d'une reproduction de thèse est créée dans WinIBW.

Cas particulier

Dans le cas d'une reproduction :

la reproduction tient lieu de version originelle. L'exemplaire est localisé sous la notice bibliographique de la version originelle.


2.2.3 Localisation sous la notice de reproduction

Tout établissement qui détient la reproduction exacte d'une version originelle de thèse est habilité à se localiser sous la notice bibliographique qui décrit cette reproduction (si elle n'entre pas dans le cadre supra avec convention etc. c'est à préciser, il me semble). Si la notice de reproduction n'existe pas, tout établissement est invité à la créer, au regard du document dont il dispose.

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2.3 Thèses non validées par le jury ou dont la publication n'est pas autorisée par le jury

2.3.1 Définition

Une thèse non validée est une thèse pour laquelle le candidat a été recalé et qui n'a donc pas donné lieu à la délivrance d'un diplôme. L'avis du jury est connu et explicite.

Il peut également s'agir d'une thèse dont le retrait a été demandé suite à une décision de justice, pour cause de plagiat avéré. Le diplôme a été retiré au candidat. Il n'y a donc plus d'obligation légale d'archivage et de signalement. Dans le cas d'un retrait de diplôme, le circuit officiel prévoit la destruction de l'archive et la suppression de la notice bibliographique.

2.3.2 Création de la notice bibliographique

Le document, s'il a malgré tout été conservé par l'établissement de soutenance, ne doit pas ou plus être considéré comme une thèse, le contenu scientifique ayant été invalidé officiellement par le jury.

Pour signaler ce type de document, l'établissement de soutenance crée dans WinIBW une notice bibliographique de type 105##$b7 (Autres travaux universitaires (document originel)), ou bien modifie la notice 105##$bm existante en 105##$b7, et ajoute en note :

2.3.3 Localisation sous la notice de reproduction

Tout établissement détenteur du document peut, s'il le souhaite, se localiser sous la notice bibliographique.

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2.4 Autres cas de figure

2.4.1 Définition

On peut trouver dans les établissements d'autres éditions ou versions d'une thèse, acquises en dehors du circuit de dépôt légal, ou des documents qui, bien qu'estampillés « thèse », n'en sont pas vraiment, n'en sont pas encore ou n'en sont plus.

Les différents cas de figure rencontrés sont :

Dans tous les cas de figure, rappelons que seul l'établissement de soutenance est habilité à qualifier un document comme étant conforme à la version originelle de la thèse.

Deux cas de figure peuvent se présenter :

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2.4.2 L'établissement possesseur du document est l'établissement de soutenance de la thèse originelle

C'est à l'établissement de soutenance de qualifier ou non le document comme étant conforme à la version originelle de la thèse. L'établissement de soutenance est seul habilité à déterminer si le document doit être considéré : comme un autre exemplaire de la thèse originelle, comme une reproduction conforme à la thèse originelle, comme une autre édition/version de la thèse, ou comme un autre type de document universitaire auquel le statut de thèse est refusé.

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2.4.3 L'établissement possesseur n'est pas l'établissement de soutenance de la thèse originelle

L'établissement possède un document estampillé « thèse » sur la page de titre : il n'est pas l'établissement de soutenance de la thèse originelle et ne sait pas si le document qu'il possède est une reproduction conforme à la version de soutenance.

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3. Règles fondamentales du signalement des thèses de doctorat dans le Sudoc et dans theses.fr

1 - Une notice est créée pour chaque version et/ou reproduction. La notice décrivant la version originelle constitue en quelque sorte une notice de base, la notice mère, et doit être liée aux notices des reproductions conformes et des autres éditions, complètes ou partielles, par l'intermédiaire des zones 4XX appropriés. Les liens réciproques doivent être créés entre la notice mère et les notices filles.


2 - La notice de la version originelle doit pouvoir être repérée. Cette notice seule reçoit donc, dans la zone 105, le code spécifique de m : "Thèse (document originel)". Les notices des reproductions et autres éditions reçoivent un code différent, v : « Thèse ou mémoire (reproduction ou autre édition) ».

Pour cataloguer les reproductions de thèses originelles, il existe des scripts dédiés :

Pour tout ce qui concerne les scripts et en particulier leur installation, merci de vous reporter au Manuel WiniIBW correspondant.


3 - Depuis l'arrêté du 25 mai 2016, art. 24, le doctorant doit obligatoirement déposer sa thèse sous forme électronique. Seule cette forme de la thèse est qualifiée de version originelle et la notice qui la décrit porte en 105 $b la valeur m. Cette notice est créée par l'intermédiaire de STAR.

Dans theses.fr, les données sont organisées selon le modèle FRBR. La thèse est une Œuvre. La thèse originelle est une Expression de cette œuvre. Pour des raisons propres à l'application theses.fr, la version remaniée en vue d'une publication commerciale est également considéré comme une expression de cette même thèse. Les reproductions à l'identique de la thèse originelle sont les Manifestations de l'expression "Thèse originelle". Une oeuvre, ses expressions et ses manifestations forment une grappe (voir schéma).



Une thèse sera visible dans theses.fr si et seulement si la notice de la thèse originelle est présente (une version remaniée et/ou des reproductions à l'identique n'apparaissent pas sans la thèse originelle).

L'algorithme de versement des données du Sudoc dans theses.fr teste la cohérence entre les valeurs de la sous-zone 105$b, le numéro national de thèse (029) et les étiquettes de liens d'une grappe. Ainsi :
  • une notice de thèse originelle ne doit pas contenir de lien vers une autre notice de thèse originelle
  • une notice de thèse originelle ne doit pas contenir de lien 455 - Reproduction de
  • dans une grappe de plusieurs notices portant le même numéro national de thèse (c'est à dire une thèse originelle et ses reproductions à l'identique), seule la notice de thèse originelle doit avoir la valeur "m" en 105$b.
Il est donc d'une importance capitale d'attribuer les bons codes.

Voir aussi le manuel Rapports de chargement des données Sudoc dans theses.fr et en particulier le Chapitre 6. Annexe : batterie de tests utilisée par l'algorithme de chargement des données du Sudoc dans theses.fr

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