Création par dérivation d'une notice d'autorité BnF⚓
L'option dériver une notice d'autorité BnF proposée par IdRef, permet d'importer dans le Sudoc une notice d'autorité déjà existante dans le catalogue de la BnF.
Attention :
Avant de dériver une notice, veiller à bien vérifier que l'autorité n'existe pas déjà et à ne pas créer un doublon.
Vérification de l'existence de la notice d'autorité dans le catalogue de la Bnf⚓
Avant de pouvoir dériver une notice BnF, il faut vérifier que cette notice d'autorité existe bien dans le catalogue de la Bnf.
Procédure de vérification⚓
Diapo 1 : Cliquer sur le lien BnF
Diapo 2 : On est automatiquement dirigé vers la page du catalogue de la Bnf Recherche dans les notices d'autorité
Diapo 3 : Rechercher la notice d'autorité à créer
Par exemple : taper Dworkin, Andrea dans le champ Formes retenues et rejetées puis cliquer sur Lancer la recherche
Diapo 4 : Si la notice d'autorité existe déjà dans le catalogue de la BnF, cliquer dessus
Diapo 5 : Copier le lien ARK situé dans la barre d'adresse du navigateur ou à droite de la notice
Conseil :
Dans le diaporama ci-dessous, cliquer sur les flèches pour faire défiler les images.
Pour agrandir une image, cliquer dessus
Attention :
Si la notice d'autorité n'existe pas dans le catalogue de la BnF, créer la notice dans IdRef grâce au formulaire
Saisie de l'ARK dans IdRef⚓
Coller l'ARK de la notice BnF qu'on souhaite dériver dans le champs dédié et lancer la dérivation.
Vérifications automatiques⚓
La dérivation de la notice s'effectue en quatre étapes au cours desquelles des vérifications automatiques ont lieu.
A chaque étape, des messages d'erreur s'affichent si une anomalie est détectée et la dérivation est alors interrompue.
Au contraire, si toutes les étapes du contrôle sont validées, la dérivation est réalisée.
Attention :
Attention : dès qu'on clique sur le bouton Dériver, si aucune erreur n'est détectée lors des vérifications automatiques, la notice est créée sans qu'il soit possible de revenir en arrière et d'annuler cette création. Toutes les vérifications doivent ainsi être réalisées en amont, avant de renseigner l'ARK.
En cas d'erreur, il faudra fusionner la nouvelle notice créée avec la notice d'autorité existante :consulter le Manuel Dédoublonnage > Le cas particulier des notices d'autorité
Étapes | Messages d'erreur possibles | Causes | Actions à réaliser |
Contrôle de la validité de l'ARK |  | L'ARK est mal formé | La dérivation est interrompue. Vérifier la saisie de l'ARK, corriger l'erreur et recommencer la dérivation |
Contrôle la présence de l'ARK dans les données du Sudoc |  | Ce message d'erreur apparaît si l'identifiant de cette notice BnF est déjà présent dans une notice du Sudoc car il y a un risque de doublon. | La dérivation est interrompue. Attention : il est impératif de signaler cette notice à votre correspondant Autorités avant de poursuivre la dérivation. |
Contrôle du succès de la requête |  | Si les deux premières étapes sont validées, IdRef envoie une requête au webservice SRU de la BnF pour dériver la notice : le message d'erreur apparaît quand la requête n'aboutit pas. Plusieurs causes sont possibles : - le webservice de la BnF est hors service, - l'ARK n'a remonté aucun résultat (par exemple si l'ARK renseigné est un ARK de ressource bibliographique) - l'ARK renseigné correspond à une notice élémentaire*. *La requête exclut les notices élémentaires (pré-notices) car on ne souhaite pas que ces notices pauvres soient dérivées vers le Sudoc. Il convient de leur privilégier la création d'une notice avec les données bibliographiques de nos catalogues comme source pour établir l'autorité à créer. | La dérivation est interrompue et ne pourra pas être réalisée. Utiliser alors le formulaire d'IdRef pour créer la notice d'autorité. |
Contrôle du format et des données de la notice BnF |  | IdRef vérifie que le format et les données de la notice BnF satisfont les règles de validation du Sudoc. Dans le cas contraire, un message d'erreur s'affiche indiquant la nature de l'anomalie, cause du blocage. | La dérivation est interrompue et ne pourra pas être réalisée. Utiliser alors le formulaire d'IdRef pour créer la notice d'autorité. |
Création de la notice d'autorité⚓
Dans le cas où les quatre étapes de vérification sont OK, la notice d'autorité est créée.
Un message de succès contenant le PPN de la nouvelle notice s'affiche.
Le PPN est cliquable et permet d'afficher la notice.
Consultation de la notice d'autorité créée⚓
Lorsqu'on clique sur le PPN contenu dans message de succès, la notice s'affiche au bout de quelques secondes.
Conseil :
Cliquer sur les zones numérotées de l'image pour afficher les descriptions.
Écran : Affichage de la notice créée⚓
- 0 Résultat⚓
Attention :
Attention : Ne pas se fier à la mention
0 RÉSULTATle PPN de la notice d'autorité créée est bien indiqué à côté. - PPN de la notice créée⚓
En haut à gauche de la page se trouve le PPN de la nouvelle notice créée.
- La notice créée⚓
La nouvelle notice créée est affichée sur la partie droite de l'écran.
La notice d'autorité est à présent utilisable pour lier le point d'accès bibliographique et ainsi compléter la notice bibliographique en cours de catalogage.