Description du fichier⚓

Sommaire
  1. Bonnes pratiques...
  2. Spécificité Calames
  3. Exemple

Bonnes pratiques...⚓

pour Description du fichier  : <filedesc>⚓

<fildesc>>qui contient les informations bibliographiques sur l'instrument de recherche lui-même et non sur les documents décrits, doit contenir dans l'ordre suivant : <titlestmt> (imposé par la DTD) et <publicationstmt> (obligatoire au titre des bonne pratiques)

pour Mention de titre : <titlestmt>⚓

<titlestmt> peut contenir, dans l'ordre <titleproper> (imposé par le DTD), <subtitle>, <author> et <sponsor>

et ses éléments enfants⚓

Titre propre de l'instrument de recherche :<titleproper> doit être explicite pour une identification sans ambiguïté. La nature de l’instrument de recherche doit être mentionnée dans <titleproper>...

...ou à défaut, dans Sous-titre : <subtitle>

Auteur de l'instrument de recherche :<author> est non répétable

Commanditaire :<sponsor> précise qui a soutenu, financé ou organisé tout ou partie du processus de création et de diffusion de l’instrument de recherche

ConseilSelon les Bonnes pratiques,⚓

Ne pas confondre

  • <filedesc> qui concerne le fichier lui-même avec <archdesc> qui concerne les documents décrits

  • <filedesc> et <author> qui concernent la description et l'analyse intellectuelle, avec <profiledesc> et <creation> qui concernent l'encodage en EAD

pour Mention de publication : <publicationstmt>⚓

<publicationstmt> contient obligatoirement <publisher> et <date>

Editeur : <publisher>⚓

publisher mentionne l'organisme responsable de l'outil de mise en ligne dans le cas des catalogues collectifs

ConseilSelon les Bonnes pratiques⚓

  • <date> dans <publicationstmt>, doit avoir la valeur d'attribut TYPE "publication de l'IR"

  • Pour le bon fonctionnement des index, on renseigne systématique les attributs suivants : ERA, CALENDAR, NORMAL.

Spécificité Calames⚓

Un titre explicite⚓

Dans le cas de catalogues ou descriptions divisés en plusieurs parties sur plusieurs fichier EAD (tranches de cotes, tranches chronologiques, tranches alphabétiques, etc.), veiller à faire apparaitre ces informations dans le titre propre.

1
<filedesc>
2
   <titlestmt>
3
      <titleproper>Catalogue des manuscrits de la bibliothèque de la Sorbonne MS 2145-2538</titleproper>
4
      <subtitle>Catalogue détaillé</subtitle>
5
      <author>Catalogue rédigé par Amédée Boinet</author>
6
   </titlestmt>
7
</filedesc>

RemarqueFranceArchives⚓

Contrairement à Calames qui privilégie l'<unititle> du <archedesc> et où rien du contenu de l'<eadheader> n'est affiché au public, le contenu textuel du <titleproper> (sans celui de <subtitle>) est affiché comme titre de l'instrument de recherche dans l'interface publique de FranceArchives

La précision du périmètre exacte est indispensable dans le<titleproper> des fichiers liés moissonnés par FranceArchives où ils sont sont affichés de manière autonome car FranceArchives ne prend pas en charge cette opération de liage propre à Calames.

Les opérations de rétroconversion cofinancées par l'ABES⚓

RemarqueUne mention obligatoire⚓

Tout fichier EAD dont l'encodage aura été financé au moins en partie par l'ABES doit comporter au sein de l'élément <sponsor> une mention ainsi structurée :

  •  RETRO en cas de création ou ENRICHISSEMENT-RETRO si le fichier EAD préexistait et qu'il a été complété, réorganisé. etc.,

  • - [tiret] l'année du signalement rétrospectif saisie au format AAAA,

  • - [tiret] la mention FINANCEMENT ABES.

1
<sponsor>RETRO-2013-FINANCEMENT ABES</sponsor>
2
3
<sponsor>ENRICHISSEMENT-RETRO-2018-FINANCEMENT ABES</sponsor>  
  • Cette disposition ne concerne que les inventaires à contenus analytiques (et non les fichiers maîtres, sans composant <c>).
  • La DTD ne permet pas la répétition de <sponsor> : en cas de besoin séparer les mentions par un ; [point virgule]
  • Exemple pour un fichier rétro CGM enrichi par un financement Abes deux années consécutives
1
<sponsor>Ministère chargé de la Culture et Ministère chargé de l'Enseignement supérieur ; ENRICHISSEMENT-RETRO-2018-FINANCEMENT ABES;  ENRICHISSEMENT-RETRO-2019-FINANCEMENT ABES</sponsor>
  • Si c'est utile, des compléments à la mention <sponsor> peuvent être apportés par l'intermédiaire des éléments <creation> en cas de primo-encodage ou <revisiondesc><change> en cas d'enrichissement.
Une <date type="publication de l'IR"> obligatoire⚓
L'élément <date> doit obligatoirement contenir la date de première publication de l'instrument de recherche informatisé.
L'éditeur est systématiquement l'Abes⚓
<publisher> est toujours ainsi renseigné : <publisher>Agence bibliographique de l'Enseignement supérieur</publisher>
1
<filedesc>[...]
2
   <publicationstmt>
3
      <publisher>Agence bibliographique de l'Enseignement supérieur</publisher>
4
      <date calendar="gregorian" era="ce" normal="201406" type="publication de l'IR">Juin 2014</date>  
5
   </publicationstmt>
6
</fildesc>
Exemple⚓
ExempleUn <filedesc> type⚓
1
<eadheader [...]>
2
   <eadid contrycode="FR" mainagencycode="341720001" identifier="FR-751029801_CALAMESFileId-5678">FR-751029801_CALAMESFileId-5678_Fonds Tartampion</eadid>
3
   <filedesc>
4
      <titlestmt>
5
         <titleproper>Inventaire du Fonds Jean Tartampion</titleproper>
6
         <subtitle>Catalogue détaillé</subtitle>
7
         <sponsor>Financement du GIS CollEx-Persée</sponsor>
8
      </titlestmt>
9
      <publicationstmt>
10
         <publisher>Agence bibliographique de l'Enseignement supérieur</publisher>
11
         <date calendar="gregorian" era="ce" normal="202306" type="publication de l'IR">Juin 2023</date>  
12
      </publicationstmt>
13
   </fildesc>
14
   [...]
15
</eadheader>