Documents de types « non manuscrits »
Tout document, quel que soit son type (imprimés, tirés à part, objets, affiches, estampes, photographies, etc.), a vocation à être intégré à Calames à partir de l'instant où il appartient à un fonds d'archives décrit dans Calames.
La profondeur de description dépend des choix de l'établissement qui peut, le cas échéant, doubler cette description dans un catalogue ou une base de données ad hoc (par exemple, un catalogue d'affiches en format MARC, des notices MARC.
Des fonds ou collections composés uniquement de documents de type « non manuscrit » peuvent intégrer Calames si et seulement si :
ces fonds sont des fonds d'archives (définis comme : « Documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public, dans l'exercice de leur activité. Le mot archive est couramment employé dans le sens restrictif de document ayant fait l'objet d'un archivage, par opposition aux archives courantes »)
OU
une architecture du fonds ou de la collection existe et sa conservation est indispensable parce que chaque document prend sens en fonction de son contexte, c'est-à-dire de sa place dans cette architecture et de voisinage avec les autres documents.
Les unités cataloguées dans Calames sont considérées implicitement et par défaut comme étant de type « Archives et manuscrits ». L'existence de documents « non manuscrits » est signalée à l'aide de l'élément <genreform type="type de document">.
Ce point d'accès s'emploie soit au sein de <controlaccess>, soit au fil de la description. On a alors recours à une liste fermée de valeurs au sein de l'attribut NORMAL :
texte imprimé
image fixe
images animées
enregistrement sonore
objet
ressource électronique
texte manuscrit
L'usage d'un élément <genreform type="type de document"> est exclu si l'unité ou l'ensemble des unités décrites sont constitués uniquement de textes manuscrits.
La valeur « texte manuscrit » ne devra être employée que dans le cas où un composant <c> comporte plusieurs <genreform type="type de document">.
Réglementaire :
Cf. DeMarch, § « Champ d'application » :
« Par le mot manuscrit, on désigne, traditionnellement et conformément à l'étymologie, tout texte écrit à la main.
Cependant, par extension, on assimile aux manuscrits des documents dactylographiés ou saisis sur ordinateur, voire imprimés, produits ou reproduits sans intention de diffusion sous cette forme, en exemplaire unique ou en très petit nombre. »
Attention :
Fonds ou ensembles documentaires « mixtes »
Du fait que cette donnée s'hérite, la balise <genreform type="type de document"> n'est répétable au sein d'un même composant <c> que si l'on y décrit des documents de types différents et que l'on ne souhaite pas créer de sous-composants.
Dès lors qu'on souhaite singulariser un ou quelques élément(s) d'un ensemble mixte, l'usage de la balise <genreform type="type de document"> au niveau du parent est proscrit : il ne devient possible qu'au sein du ou des composant(s) enfant(s).
Conseil :
La présence des points d'accès <genreform> est exploitée de deux manières différentes dans Calames :
<genreform type="type de document"> : affichage à l'aide d'icônes spécifiques au niveau des notices détaillées ; filtres de recherche (Documents illustrés et/ou iconographiques, Objets...) au sein de la recherche avancée et facettes au sein des listes de résultats.
<genreform type="technique"> et <genreform type="genre, forme et fonction">: affichage à la fin des notices des valeurs normalisées (à l'instar des autres points d'accès : <persname>, <subjetc>...) précédées des intitulés « Technique(s) » et « Genre(s), forme(s) et fonction(s ) » ; indexation exploitée à l'aide de deux champs de recherche mots-clés en recherche avancée et de listes feuilletables (valeurs normalisées et renvois).