Déterminer le RCR Calames⚓
Chaque membre du réseau se voit attribuer un identifiant d'établissement propre à Calames ou « RCR Calames ».
Il est déterminé quelques mois avant le déploiement, en même temps que la dénomination publique. Il est décidé par l'Abes après discussion avec le Correspondant du futur membre du réseau.
Il est obligatoire qu'un établissement ait contracté une convention d'adhésion au réseau Calames ou soit couvert par une telle convention pour recevoir et utiliser un RCR Calames.
La règle est qu'un établissement Calames a un unique RCR Calames.
L'Abes peut cependant, dans les cas complexes d'évolution institutionnelle, de parrainage, ou d'identités publiques distinctes très fortes, être amenée à permettre la gestion de plusieurs RCR Calames.
Structure et rôle du RCR Calames⚓
Déterminer son RCR Calames et sa dénomination publique⚓
Le RCR Calames est un code de 9 chiffres composé de 3 segments :
- 5 chiffres constituant le code INSEE de la commune, dont les deux premiers désignent le département : 34712 pour Montpellier dans l'Hérault, 75106 pour le 6e arrondissement de Paris
- 98 qui est la marque d'un RCR Calames
- 2 chiffres qui correspondent à un numéro séquentiel
Exemple : le RCR Calames 751059811 est celui du onzième établissement localisé dans le 5 arr. de Paris déployé dans Calames
Le RCR Calames est a priori unique pour l'ensemble de l'établissement, il n'est pas lié à une localisation ou une section documentaire précise. Il est donc commun à des archives et manuscrits pouvant être localisés dans des bibliothèques ou lieux de conservation physiques différents, relevant d'un même établissement.
Cf. la liste des RCR Calames
Le début du RCR doit être cohérent avec la dénomination retenue pour l'affichage dans l'interface publique, qui commence toujours par un nom de lieu.
Il s'agit, en règle générale, du nom de la commune centre de l'agglomération abritant les principaux locaux de l'établissement.
Exemple :
Exemple : CHANTENAY-MALABRY, LILLE, GRENOBLE (même si l'adresse est sur la commune de Saint-Martin d'Heres)
Attention :
Le nom de lieu peut être aménagé
en cas de deux communes d'égale importance pour l'établissement. Exemple : AIX-MARSEILLE pour l'AMU, PARIS/MEUDON pour l'Observatoire
en cas de nom de commune peu connu. Exemple : FAA'A-TAHITI
en cas d'entrée d'un réseau national dispersé sur tout le territoire. Exemple FRANCE. Sociétés savantes (Cths-ENC). Les entrées FRANCE. sont classées :
- après l'entrée "Toutes bibliothèques",
- en début de liste, avant les noms de commune classés par ordre alphabétique.
Le reste de la dénomination doit à la fois être parlant pour tous les publics, au moins au niveau national, et refléter la réalité institutionnelle du périmètre ayant vocation à être couvert. Pour les établissements d'enseignement et de recherche, il faut notamment décider si c'est la structure documentaire (Bibliothèque) ou l'établissement (Ecole, Université) qui est mise en avant.
Il doit être suffisamment concis et peut utiliser les sigles connus (BU, SCD, etc.).
Conseil :
La dénomination affichée dans l'interface de recherche peut être relativement facilement modifiée pour s'adapter à une évolution politique ou institutionnelle.
La modification est à demander à l'Abes via le guichet d'assistance > Calames Pro
Les fonctions du RCR Calames⚓
RCR Calames : identifiant administratif⚓
Le RCR Calames identifie un périmètre institutionnel, légitime à bénéficier d'un accès à l'outil et aux services tels que listés dans le texte de la convention signée entre l'établissement et l'Abes. Il est donc précisé dans l'annexe 2 des conventions Calames (Description des licences installées pour l'établissement).
RCR Calames : outil de gestion⚓
Le RCR Calames est un élément structurant du fonctionnement de Calames et permet d'administrer les fichiers EAD de chaque établissement
La présence du RCR Calames dans le champ « Droits » des Propriétés de chaque fichier EAD (opération effectuée par l'Abes pour les premiers fichiers EAD d'un établissement lors de son déploiement) permet de délimiter les fichiers EAD sur lesquels l'établissement a des droits d'écriture.
Le RCR Calames en début d' « intitulé » de chaque fichier EAD détermine le classement des fichiers EAD dans l'arbre de gauche de l'interface professionnelle.
Pour l'Abes, mais aussi les établissements, cela permet de visualiser de manière rassemblée les fichiers EAD produits par un même établissement parmi l'ensemble des fichiers EAD de la base de production.
Attention :
Le RCR en début d'intitulé des fichier EAD EST IMPERATIF Tout manquement fera l'objet d'une demande de correction par l'Abes
Remarque :
Le RCR Calames en début d'intitulé est également indispensable pour la prise en compte du fichier EAD dans les statistiques par établissement concernant les composants non publiés accessibles dans Webstats
RCR Calames : outil d'organisation lors de la publication⚓
Dans l'interface publique de Calames, le RCR Calames permet l'affichage ordonné des fichiers EAD sous le nom d'un établissement dans la liste des bibliothèques en page d'accueil. L'existence d'un RCR Calames est commandée par le rattachement de fichiers EAD à une même arborescence publique d'inventaires (et de fichiers EAD maîtres) : un RCR Calames = un « accès direct » à des données Calames via une entrée propre à l'établissement en page d'accueil de l'interface publique.
Liaisons et inclusions ne peuvent se faire qu'entre fichiers EAD qui ont le même RCR Calames dans l'attribut AUTHFILENUMBER du <corpname> du <repository>
Ce lien entre le fichier EAD et l'établissement dans l'arborescence duquel le fichier EAD sera publié ne peut être effectué par le système que si le RCR Calames de l'établissement en question est bien renseigné par les catalogueurs en attribut AUTHFILENUMBER du <corpname> du <repository> du fichier EAD.
Un RCR Calames doit donc également correspondre à la définition en bonnes pratiques françaises de l'élément <repository> : « organisme responsable de l'accès intellectuel est l'institution qui est en charge du traitement et de la communication des documents ». Dans la plupart des cas, c'est le même établissement qui est responsable de l'accès intellectuel et de l'accès physique
Remarque :
Le RCR Calames n'empêche pas de mentionner et décrire des bibliothèques physiques différentes.
Quand différents fichier ou documents EAD d'un même RCR correspondent à des localisations différentes au sein de l'établissement, si le même RCR Calames figure systématiquement dans l'attribut AUTHFILENUMBER du <corpname> du <repository> pour garantir la publication dans la bonne arborescence, les informations affichée au public, saisies dans le PCdata du <corpname> et les autres éléments du <repository> peuvent varier.
Exemple au MNHN. les deux fichiers ont le meme RCR en AUTHFILENUMBER du <corpname> du <repository>, mais les textes saisis dans le PCData du <corpname> du <repository> varient
Document EAD 432 | Document EAD 434 |
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Les données à afficher sont déterminées par l'adresse à laquelle doit s'adresser le lecteur intéressé par le fond .Structure et rôle du RCR Calames
RCR Calames : filtre de recherche dans l'interface publique⚓
Le RCR Calames permet de définir un sous-ensemble de recherche dans l'interface publique :
- en sélectionnant une bibliothèque dès la page d'accueil pour une recherche par cote
- en utilisant le filtre "bibliothèques" sur la liste de résultats obtenue à l'issue d'une recherche
- en mettant en oeuvre une interface personnalisée
Dans ces 3 cas, la recherche porte sur l'ensemble des composants présents dans les documents EAD dont l'attribut AUTHFILENUMBER du <corpname> du <repository> contient le RCR Calames concerné
Dans ces 3 cas, il est impossible de définir un lot de plusieurs RCR Calames : la recherche se fait soit sur l'ensemble de la base, soit sur un unique RCR Calames.
RCR Calames : critère de sélection de SET OAI-PMH⚓
Le RCR Calames est actuellement l'unique critère de constitution de SET dans l'exposition des données Calames en OAI-PMH
Contrôle et cohérence dans la saisie des RCR Calames⚓
Contrôle avant publication : Visio_controle vérifie la présence du nombre 98 en sixième et septième position du RCR renseigné dans l'attribut AUTHFILENUMBER du <coprname> du <repository> , marque du RCR Calames.
Contrôle automatique dans le processus de publication: Un RCR absent ou non conforme dans l"attribut AUTHFILENUMBER du <corpname> du <repository> empêche la publication du fichier EAD d'aboutir.
Incidence pour le moissonnage par le CCFr : à chaque création de RCR Calames, le service du CCFr à la BnF est informé par l'Abes de la publication de données sous ce nouvel identifiant, afin de pouvoir mettre à jour ses procédures de moissonnage des données de Calames.
Quand des fichiers EAD issus des rétroconversions CGM ou PALME préexistent au déploiement⚓
Sont publiés dans Calames des fichiers EAD issus des rétroconversions CGM et PALME relevant d'établissements non déployés. Ces établissements ne sont pas identifiés par un RCR Calames, mais par le RCR de la bibliothèque tel que défini pour le Sudoc dans le répertoire des centres de ressources
Lorsque les établissements concernés par ces fonds se déploient dans Calames, l'Abes leur donne immédiatement les droits en écriture sur ces fichiers EAD.
Le correspondant dispose d'une année pour
- décider de comment les intégrer à une arborescence d'ensemble des fonds à signaler, soit en l'état, soit en en repensant l'organisation interne (dans le cas des collections de manuscrits)
- déclarer le RCR Calames en début d'intitulé des fichiers EAD préexistants
- corriger les AUTHFILENUMBER du <corpname> du <repository> des fichiers EAD préexistants
- de les republier
Attention :
Un an après le déploiement, le RCR non Calames n'est plus reconnu par l'interface publique. Les fichiers EAD qui n'auraient pas été corrigés donneraient une erreur à l'affichage publique. L'Abes demande alors à l'établissement de faire la correction au plus vite.
Cas complexes⚓
Regroupements et fusions⚓
Des évolutions institutionnelles peuvent amener le regroupement dans un même établissement de plusieurs établissements préexistants, précédemment déployés dans Calames
Dans le cas de fusion d'établissements, la logique institutionnelle veut que les diverses entrées dans l'interface publique Calames et les différents RCR Calames fusionnent au profit d'une entrée unique sous un RCR Calames unique, et qu'à terme l'organisation hiérarchique des fonds se conforme à la nouvelle réalité politique, organisationnelle et documentaire.
Cette réorganisation peut se faire a minima, par la création d'un fichier EAD maître pour le nouvel établissement, qui aura pour fils les fichiers EAD maîtres préexistants, sans toucher à l'organisation des niveaux inférieurs.
Pour cela, il faut :
choisir un RCR Calames unique et sa dénomination publique
que le Correspondant Calames crée un nouveau fichier EAD maître et redéfinisse les liaisons dans les fichiers EAD maîtres préexistants
selon le nombre de fichiers EAD concernés, que le Correspondant Calames corrige ou demande à l'Abes via le guichet d'assistance une modification en masse des RCR Calames préexistants en début des noms de fichiers EAD et dans l'attribut AUTHFILENUMBER du <corpname> du <repository>
La réorganisation de l'arborescence peut être plus ambitieuse, repensant l'articulation fine de l'ensemble dans une logique unique, ce qui prend du temps et intervient plus tard.
L'Abes permet donc, durant une période transitoire de quelques années, de faire cohabiter plusieurs RCR Calames qui préexistaient avant la fusion.
Une simple demande via le guichet d'assistance permet d'harmoniser les dénominations correspondant aux RCR Calames qui demeurent pour les rapprocher visuellement dans l'interface publique
Exemple :
Exemple, lors de leur fusion la Bibliothèque interuniversitaire de Médecine et celle de Pharmacie (BIUM et BIUP) ont demandé la seule modification de leur nom public en le préfixant "BIU Santé" pour apparaître l'une en dessous de l'autre dans l'affichage alphabétique des établissements
Durant cette période le Correspondant du nouvel établissement fusionné, interlocuteur unique de l'Abes, dispose de chacun des logins / mot de passe de chacun des RCR Calames dont il assure la coordination et de tous les droits sur les fichiers EAD afférents. La liste des RCR Calames sous son autorité est précisée dans l'annexe de la convention qui lie l'établissement à l'Abes.
Remarque :
Le Correspondant est libre d'ajouter le RCR Calames de son établissement de rattachement ou le RCR Calames appelé à désigner le nouvel établissement, dans le champ Droits de tous les fichiers EAD relevant des RCR Calames maintenus.
Il peut alors voir et modifier, avec une connexion unique, tous les documents EAD dont il assure la cohérence ; mais c'est aussi le cas de toutes les personnes qui utilisent le compte principal pour travailler sur les fonds.
Il doit veiller, s'il crée de nouveaux fichiers EAD, à ajouter le RCR Calames propre à la structure dans les Droits et à l'utiliser dans l'intitulé et les données du repository.
Remarque :
Dans tous les cas, le RCR en début d'intitulé de fichier EAD doit être le même que celui dans l'attribut AUTHFILENUMBER du <corpname> du <repository> ; ce RCR détermine l'arborescence de publication
Le parrainage⚓
Est considéré comme parrainage les cas où un établissement déployé dans Calames assure l'encadrement et le signalement de fonds de structures qui ont une existence juridique indépendante de l'établissement déployé, et qui ne sont, elles, pas déployées.
Tout établissement déployé qui en a les capacités organisationnelles, financières et techniques peut être parrain.
La décision d’apparaître dans Calames sous une entrée spécifique avec son RCR Calames en propre, ou comme une branche de l'arborescence de l'établissement parrain, sans RCR Calames en propre, appartient aux 2 établissements, parrain et parrainé concernés.
Dans le cas de parrainage, la structure parrainée est un établissement ou une structure de plein exercice, qui n'a aucune dépendance institutionnelle à son parrain. Il peut-être cohérent qu'elle soit identifiée par un RCR Calames propre qui :
lui assure une visibilité publique autonome,
lui permet de bénéficier de statistiques en propre.
L'Abes accepte de créer des RCR Calames pour les établissements parrainés.
Cas n° 1 : le parrainé n'a pas de RCR Calames propre et son fonds est une branche de l'arborescence du parrain, affiché sous le RCR Calames du parrain
Dans ce cas, il ne sera pas possible de lancer une recherche sur les seuls fonds du parrainé : la recherche limitée par établissement ne peut s'appliquer qu'à un RCR
Cas 2 : le parrainé à son RCR Calames propre
Dans ce cas, il ne sera pas possible de lancer une recherche fédérée sur les fonds de ces deux seuls RCR : la recherche est soit limitée par établissement et ne peut s'appliquer qu'à un seul RCR, soit elle porte sur tout le catalogue Calames.
Complément : ⚓
L'établissement parrain peut , dans son arborescence, créer un <archdesc> ou un <c> qui introduit un lien vers le fonds du parrainé, grâce à un <otherfindaid> <p><archref linktype="simple" href="url Calames du fichier du parrainé pertinent">... dans l'esprit de l'exemple 9 du manuel de catalogage)
Le RCR Calames de la structure parrainée doit alors impérativement figurer :
en début d'intitulé des fichiers EAD,
dans les Droits des Propriétés des fichiers EAD
dans l'attribut AUTHFILENUMBER du <corpname> du <repository>
Réglementaire :
Pour que l'Abes accepte un parainage elle doit en être informée par l'établissement parrain qui a l'obligation de lui faire parvenir copie d'un courrier officiel signé par le parrainé comprenant l'engagement explicite suivant :
« Nous désignons officiellement [tel établissement] déployé comme parrain afin qu'il assure l'encadrement et le signalement de nos fonds d'archives et manuscrits dans Calames, selon les principes d'affichage qu'il a définis avec l'Abes » |
Réglementaire :
Dans tous les cas, le Correspondant Calames de l'établissement parrain est le seul interlocuteur de l'Abes.
C'est donc à lui que sont transmis les logins et mot de passe propres au RCR Calames de la structure parrainée. Il doit lui être garanti un accès complet aux documents EAD des structures parrainées.
Remarque :
Le Correspondant peut décider, pour éviter de devoir se déconnecter de son compte Calames d'établissement parrain pour se reconnecter avec le compte RCR de la structure parrainée, d'ajouter son RCR Calames parrain dans le champ "Droits" des propriétés des fichiers EAD de la structure parrainée.
Dans ce cas, il faut savoir que toutes les personnes de l'établissement parrain, qui travaillent dans Calames, auront accès en lecture et en écriture aux document EAD de la structure parrainée.
Le Correspondant doit donc, lors de la création de nouveaux fichiers EAD, ajouter le RCR Calames propre à la structure parrainée dans les Droits ainsi qu'à l'utiliser dans l'intitulé et les données du repository.
Exemple :
2 structures parrainées :
L'Ecole française d'Extrême-Orient (RCR Calames 751169801) ou Institut d'Etudes slaves (RCR Calames ) sont des structures parrainées par la BULAC (RCR Calames 751139802) : il y a trois entrées distinctes sur la page d'accueil de l'interface publique de Calames.
Exemple :
Dans le cas d'un réseau national, la création d'une entrée unique "France...." permet de regrouper les établissements parrainées. Cette solution permet de faciliter l'identification publique sans provoquer une éclatement trop grand de fonds de taille très variable.
Par exemple l'Ecole nationale des chartes (751029802) parraine le signalement des sociétés savantes regroupées sous un RCR Calames unique correspondant en page d'accueil publique à France. Société savantes (Cths-ENC) (751029803)
Remarque :
Dans des cas exceptionnels où les établissements regroupés sous une même entité juridique, ont chacun une identité forte et une existence publique très autonome de leur établissement de rattachement, il peut être envisagé de maintenir plusieurs RCR Calames publics.
C'est par exemple le cas des différentes bibliothèques (Mazarine, Bibliothèque Thiers, Bibliothèque du Musée Condé de Chantilly) réparties sur le territoire national relevant de la tutelle de l'Institut de France.
Le fonctionnement et les enjeux de gestion sont les mêmes que dans le cas d'un parrainage.
Identités fortes⚓
Dans quelques rares cas, un établissement avec une unique entité juridique peut conserver plusieurs RCR Calames pour plusieurs de ses composantes qui ont une identité documentaire très connue et une histoire longue justifiant une entrée identifiable par les lecteurs.
Ce cas constitue une situation comparable à la cohabitation de plusieurs RCR suite à une fusion, mais validé par l'Abes comme pérenne. Les dénominations publiques correspondant aux RCR Calames doivent cependant permettre de comprendre l'unité institutionnelle, par un préfixe commun notamment.
Cette configuration se distingue des parrainages , en ce que les différents RCR Calames identifient des entités qui dépendent toutes juridiquement de la même institution.
Exemple :
Certaines des bibliothèques juridiquement rattachées, sous différentes modalités, à l'Institut de France, comme la Mazarine, ou le Musée Condé.
Le correspondant Calames, unique, dispose de chacun des logins / mots de passe de chacun des RCR Calames dont il assure la coordination et de tous les droits sur les fichiers EAD afférents.
La liste des RCR Calames sous son autorité est précisée dans l'annexe de la convention qui lie l'établissement à l'Abes.
Remarque :
Le Correspondant est libre d'ajouter le RCR Calames de son établissement de rattachement ou le RCR Calames appelé à désigner le nouvel établissement, dans le champ Droits de tous les fichiers EAD relevant des RCR Calames maintenus.
Il peut alors voir et modifier, avec une connexion unique, tous les documents EAD dont il assure la cohérence ; mais c'est aussi le cas de toutes les personnes qui utilisent le compte principal pour travailler sur les fonds.
Il doit veiller, s'il crée de nouveaux fichiers EAD, à ajouter le RCR Calames propre à la structure dans les Droits et à l'utiliser dans l'intitulé et les données du repository.
Remarque :
Dans tous les cas, le RCR en début d'intitulé de fichier EAD doit être le même que celui dans l'attribut AUTHFILENUMBER du <corpname> du <repository> ; ce RCR détermine l'arborescence de publication