Demander la génération en masse de dao ou daoloc⚓
Le périmètre du service : création ou mise à jour de liens url en masse dans les composants⚓
L'Abes offre un service de modification de masse qui permet d'insérer des <dao> ou <daogrp><daoloc> complets, avec la valeur de l'attribut HREF et des autres éléments obligatoires ou possibles, dans un ensemble de composants, à partir d'une liste d'url.
Ainsi peut être garantit, dans l'interface publique de Calames, un accès à la version électronique présente soit dans la bibliothèque numérique de l'établissement, soit dans une base d'images, soit dans une base nationale.
Attention : Les limites du service⚓
Il ne concerne que des composants <c> : les <dao> ou <daogrp> dans les <archdesc> sont exclus du service standard
Il ne concerne a priori que des composants publiés
Concernant spécifiquement les <daogrp>
Les composants avec plus d'un seul <daogrp> sont exclus
La création ou mise à jour d'un <daogrp> ne peux concerner que ceux qui contiennent au maximum quatre <daoloc> et un seul <daodesc>
Cas particulier des suppressions⚓
Le service permet aussi de demander
la suppression de <dao> ou de <daogrp> sans création ni mise à jour : fournir la liste des clés et id de composant concernés par la suppression des <dao> ou <daogrp> existants ;
la suppression de <daogrp> pour recréer des <dao> (en cas de suppression de vignettes par exemple) : fournir la liste des clés et id de composants concernés par la suppression d'une part et les données nécessaires pour la création de <dao> d'autre part.
Cas particulier des mises à jour en masse sans identifiant Calames⚓
Dans le cas où la bibliothèque numérique ignore les identifiants des composants présents dans Calames, il est possible à l'établissement de fournir des listes d'url accompagné
au moins des cotes et les titres qui serviront de base de rapprochement avec les <unitid> et <unittitle> présents dans Calames,
les identifiants pérennes de ces unités documentaires dans la bibliothèque numérique, qui seront conservés par l'Abes dans Calames dans un <daodesc audience="internal">
Règle d'alignement⚓
L'Abes, avant toute modification de masse, mène un travail d'analyse préalable afin d'identifier les composants Calames concernés par les lignes de la liste fournie.
Si un composant Calames peut correspondre à plusieurs lignes de la liste fournie par l'établissement, il est exclu du traitement de masse
Si une ligne de la liste fournie par l'établissement peut correspondre à plusieurs composants Calames, elle est exclue du traitement de masse
Avant tout traitement de masse, l'Abes soumet à l'établissement :
la liste enrichie des identifiants Calames qui seront traités
la liste des ligne exclues du traitement de masse avec la cause
Pour les <dao>⚓
Les informations à fournir à l'Abes⚓
Pour la création ou mise à jour de <dao> seuls la clé du fichier, l'ID du composant <c> et l'url de l'attribut HREF sont obligatoires. Mais il est aussi possible de préciser la valeur d'un éventuel attribut TITLE.
Conseil :
Pour les établissements dans l'impossibilité de connaitre l' ID des composants <c> concernés, solliciter au préalable le service spécifique d'alignement par l'Abes qui identifie l'ID à partir de données descriptives de l'unité documentaire (cote, titre,...).
L'Abes met à votre disposition un tableau conforme à la structuration et aux informations attendues
- Identification de l'établissement
- Mise à jour ou création
- Avec ou sans republication
- Nombre de fichiers EAD concernés par le tableau
- clé du fichier EAD
- Id du composant <c>
- Valeur de l'attribut TITLE souhaitée
- Valeur de l'attribut HREF à générer
- Identifiant propre à l'unité documentaire dans la bibliothèque numérique
- Identification de l'établissement⚓
Saisir son RCR Calames
- Mise à jour ou création⚓
Préciser, en choisissant dans la liste déroulante, s'il s'agit de création de nouveaux <dao> ou de la mise à jour de <dao> déjà présents dans les composants
Dans le cas de créations, l'Abes vérifie que les composants concernés n'ont aucun <dao> déjà présent : elle vous communiquera la liste des composants qui auraient déjà un <dao>
Dans le cas de mises à jour, l'Abes vérifie dans les composants listés l'existence et la formulation des valeurs d'attribut TITLE des <dao> déjà présents dans Calames, afin de vous permettre de procéder à une mise en cohérence
Conseil :
En travail préparatoire à une demande de génération en masse de <dao> et ou <daogrp><daoloc>, les établissements peuvent solliciter sur le guichet AbesSTP, domaine « Modification de notices par lot » la liste des différentes formes utilisées dans l'attribut TITLE de leur <dao> et <daoloc> et le nombre d'occurrences (nombre de composants publiés) à l'échelle de l'ensemble des fonds et collections de l'établissement (RCR Calames), afin de corriger ou faire corriger par traitement de masse de l'Abes (selon le volume) les formes incohérentes, fautives ou obsolètes.
- Avec ou sans republication⚓
Préciser, en choisissant dans la liste déroulante, si vous demandez à l'Abes de republier les fichiers EAD [oui] ou si vous préférez vous en charger après vérification [non]
- Nombre de fichiers EAD concernés par le tableau⚓
Vous pouvez mettre dans un même tableau des demandes de créations ou mises à jour de composants relevant de fichiers EAD différents. Le chiffre déclaré doit être cohérent avec le nombre de clés différentes présentes dans la première colonne du tableau
- clé du fichier EAD⚓
Pour chaque composant concerné par une demande de génération de <dao>, préciser la clé du fichier EAD dans laquelle il est présent.
- Id du composant <c>⚓
Donner l'identifiant du composant concerné par la demande de génération de <dao>, tel qu'il figure dans l'attribut ID du <c>
Conseil :
Le tableau calcule automatiquement le nombre d'ID présents dans la colonne (à condition qu'il n'y ait pas de ligne laissée vide au milieu)
Remarque :
Désormais, le service est également possible si vous n'êtes pas en mesure de fournir l'identifiant Calames du composant. (cf. cas particulier)
Il est donc possible de saisir la cote du document numérisé décrit par chaque composant dans la colonne Id du composant <c> du tableau.
- Valeur de l'attribut TITLE souhaitée⚓
Dans Calames, ainsi que le précise le manuel de catalogage, l'url figurant dans l'attribut HREF du <dao> (ou <daoloc type="rebond">) génère un lien hypertexte dans l'interface publique
par défaut sur le texte
Disponible en lignesur le texte saisi dans l'attribut TITLE du même <dao> (ou <daoloc type="rebond">) s'il existe
Laisser cette colonne vide s'il n'y pas de texte spécifique et que vous souhaitez le texte par défaut.
- Valeur de l'attribut HREF à générer⚓
URL complet, propre au composant, d'accès à la version numérisée de l'unité documentaire
- Identifiant propre à l'unité documentaire dans la bibliothèque numérique⚓
L'Abes conserve cet identifiant dans un <daodesc> invisible dans l'interface publique
1<daodesc audience="internal"><p>Identifiant [Nom bibliothèque numérique] <num type="bibliothèque numérique">xxxx</num></p></daodesc>
Pour les <daogrp><daoloc>⚓
Les informations à fournir à l'Abes⚓
Parce que le processus automatisé, même en cas de mise à jour, recrée entièrement les <daogrp>, l'Abes doit disposer de toutes les valeurs de tous les attributs (et la valeur du texte des éventuels <daodesc>), y compris les valeurs qui ne changent pas. C'est pourquoi l'établissement doit toujours partir de l'existant, en cas de mise à jour.
Pour la création ou mise à jour de <daogrp> sont obligatoires :
la clé du fichier et l'ID du composant <c>
au moins deux <daoloc> avec
leur valeur de l'attribut ROLE,
l'url de l'attribut HREF
et le plus souvent la valeur d'un attribut TITLE.
Mais il est possible de préciser jusqu'à deux autres <daoloc> avec leurs valeurs d'attributs ainsi qu'un éventuel contenu textuel pour un <daodesc><p> si les valeurs de TITLE ne peuvent suffire.
Conseil :
Pour les établissements dans l'impossibilité de connaitre l' ID des composants <c> concernés, solliciter au préalable le service spécifique d'alignement par l'Abes qui identifie l'ID à partir de données descriptives de l'unité documentaire (cote, titre,...).
L'Abes met à votre disposition dans le tableau bilan de l'existant un onglet conforme à la structuration et aux informations attendues.
Le bilan fourni par l'Abes⚓
Le tableau de bilan fourni par l'Abes à l'étape 2 de la procédure comprend au minimum 3 onglets :
la Synthèse : un bilan quantitatif des <daogrp> et des problèmes plus ou moins bloquants constatés,
le Liste des <c> et leurs <daogrp> : la liste exhaustive des données de <daogrp> avec une ligne par composant concerné,
l'onglet Données pour traitement par lot aux colonnes prédéfinies et qui peut être alimenté par copier-coller avant correction pour le traitement de mise à jour en masse.
Écran : La synthèse chiffrée de l'analyse⚓
Les cellules en jaune peuvent être complétées à l'analyse lors de l'étape 2 de la procédure ; les cellules en orange le sont à l'issu de la modification par lot
- Données d'identification⚓
RCR Calames et date de l'extraction qui ne peut concerner que des composants publiés
- Périmètre de l'analyse⚓
Si le projet de l'établissement cible d'emblée certains fonds particuliers, l'Abes distingue dans son analyse les résultats sur tout le RCR des résultats sur les seules clés ciblées par l'établissement dans sa demande : les clés sont alors listées dans la 1re colonne
- Problèmes bloquants au regard des bonnes pratiques⚓
Ce pavé donne le bilan quantitatif des points bloquants au regard des règles de catalogage.
Selon la nature et le volume du problème la correction ne peut pas toujours être prise en charge par la seule mise à jour en masse des <daogrp>. Les composants doivent être alors soit corrigés manuellement et/ou exclus du traitement, soit faire l'objet d'un traitement de masse spécifique par l'Abes.
Les traitements de masse permettent à l'Abes
de supprimer des <dao> en laissant les <daogrp> et inversement, mais pas de cibler un <daogrp> parmi plusieurs dans un même composant ; les listes de suppression doivent être homogènes et ne peuvent mêler <dao> et <daogrp>
de supprimer des <daogrp> puis recréer des <dao>
de compléter les valeurs d'attributs manquantes : les données complétées doivent alors figurer dans l'onglet « Données pour traitement par lot »
- Sujets à réfléchir⚓
Certaines données ne sont pas fausses au regard des bonnes pratiques mais peuvent cependant justifier d'être réexaminées
Le traitement par lot ne peut porter que sur les <daogrp> contenant 4 <daoloc> maximum ; certains composants ont plusieurs dizaines de <daoloc>
L'interface publique de Calames permet de faire défiler plusieurs vignettes, ce n'est cependant pas forcément pertinent d'en avoir plusieurs pour une fonctionnalité qui vise essentiellement à attirer l'oeil.
Le présence d'un <daodesc> est autorisée dans <daoloc> mais il est recommandé de privilégier l'attribut TITLE. Les traitement de masse ne peuvent prendre en charge les mises à jour de <daogrp> avec des <daodesc> dans les <daoloc>.
- Les différentes valeurs de l'attribut TITLE⚓
Un traitement par lot peut être l'occasion d'harmoniser les valeurs des attributs TITLE : aussi l'analyse liste les différentes valeurs et leur nombre d'occurrences sur le RCR
Écran : Liste des <c> et leurs <daogrp> : partie analyse⚓
- Identification⚓
La clé et l'ID du composant sont des données indispensables à fournir pour toute mise à jour
Les <unitid> de type cote ou division sont donnés à des fins de contrôle
- Compteurs⚓
Ils permettent de repérer les composants avec plus d'un <daogrp> et ceux avec plus de quatre <daoloc> dans le <daogrp> : ils ne peuvent être traités en masse.
- Différents problèmes⚓
« ok » signifie que le composant ne présente pas le problème recherché.
La colonne « Elément parent » permet de repérer les <daogrp> qui ne sont pas enfants directs de <c>
- Pour réflexion⚓
Détaille deux points que les règles de catalogage autorisent mais qui peuvent justifier une révision
- Nombre de composants concernés⚓
Cette ligne calcule automatiquement le nombre de composants concernés par le problème ou le point à examiner.
Écran : Liste des <c> et leurs <daogrp> : données à mettre à jour⚓
- Données à mettre à jour⚓
Les valeurs des attributs HREF et TITLE des différents <daoloc> et le contenu textuel du <daodesc>
La structuration de ces colonnes est identique aux colonnes du 3e onglet « Données pour traitement par lot » : il est donc possible de faire un copier-coller avant de procéder aux corrections des données qui le nécessitent
- Par sécurité⚓
Les 2 dernières colonnes sont là uniquement à des fins de contrôle éventuel en cas de doute. Elles contiennent
le contenu textuel cumulé de tous les <daodesc> présents à un endroit ou l'autre du ou des <daogrp>
l'extrait EAD de la totalité du ou des <daogrp>
- Vérifications préalables⚓
Plusieurs erreurs concernant les <daogrp> présents dans Calames, peuvent empêcher la génération de <daogrp><daoloc> par lot.
L'Abes a produit, en novembre 2023, un tableau de diagnostic sur la totalité des <daogrp> problématiques présents dans la base Calames, pour information et traitement éventuel par les établissements.
L'Abes refait systématiquement ces vérifications lors de la première étape ci-dessous : « connaitre ses daogrp ».
Conseil :
En travail préparatoire à une demande de génération en masse de <dao> et ou <daogrp><daoloc>, les établissements peuvent solliciter sur le guichet AbesSTP, domaine « Modification de notices par lot » la liste des différentes formes utilisées dans l'attribut TITLE de leur <dao> et <daoloc> et le nombre d'occurrences (nombre de composants publiés) à l'échelle de l'ensemble des fonds et collections de l'établissement (RCR Calames), afin de corriger ou faire corriger par traitement de masse de l'Abes (selon le volume) les formes incohérentes, fautives ou obsolètes.
- Connaitre ses <daogrp>⚓
En travail préparatoire à une demande de génération de masse de <daogrp>, les établissements doivent solliciter sur le guichet AbesSTP, Domaine Modification de notices par lot la liste exhautive des <daogrp><daoloc> existants.
La demande doit préciser les clés des fichiers EAD ciblés ou si elle porte sur tout le RCR
Voir ci-dessus le contenu de ce tableau.
- Traiter les cas bloquants signalés par l'Abes⚓
L'Abes signale systématiquement les cas bloquants dans le tableau bilan., Selon le volume de cas bloquants, elle vous demande de les traiter avant de poursuivre ou les exclura du processus.
- Transmettre à l'Abes les données du <daogrp> à générer par lot dans les composants Calames⚓
Dans le suivi du ticket ouvert sur le guichet AbesSTP, transmettre à l'Abes une version du tableau avec un onglet « Données pour traitement par lot » pour chaque composant concerné
soit des données à créer ex nihilo par lot
soit des données copiées du bilan fourni par l'Abes et corrigées là où nécessaire pour les mises à jour par lot ; pour un composant donné, toute valeur qui existe dans Calames mais ne figure pas dans cet onglet sera écrasée.
- Convenir avec l'Abes d'une demi-journée de traitement⚓
Pendant que tourne le traitement par lot lancé par l'Abes sur les données EAD, il est impératif que l’établissement s'abstienne d’intervenir sur les fichiers concernés, bien que les fichiers EAD n'apparaissent pas comme verrouillés dans l'application professionnelle.
L'Abes convient donc à l'avance, avec le correspondant Calames, via le ticket AbesSTP, d'une demi-journée pendant laquelle vous NE DEVEZ PAS toucher aux fichiers EAD concernés tant que vous n’avez pas été avisé de la fin de l’opération.
- Bilan de l'opération⚓
L'Abes fournit systématiquement un bilan chiffré.
Conseil :
En travail préparatoire à une demande de génération de masse de <dao>, les établissements peuvent solliciter sur le guichet AbesSTP, Domaine Modification de notices par lot la liste exhautive des <dao> existant à l'échelle de l'ensemble de leur fonds (RCR Calames).
La liste fournie comprend : la clé du fichier, l'id du composant <c>, la cote présente dans l'<unitid type="cote">, les valeurs des attributs TITLE (facultatif), HREF (obligatoire), ROLE (superflu) du premier <dao>, le nombre de <dao> dans le composant et l'élément EAD parent direct du <dao>.
La liste ne concerne que les composants publiés au moment de l'extraction.
Plusieurs erreurs concernant les <dao> présents dans Calames, peuvent empêcher la génération de <dao> par lot.
L'Abes a produit, le 16 octobre 2023, un tableau de diagnostic sur la totalité des <dao> problématiques présents dans la base Calames, pour information et traitement éventuel par les établissements.
L'Abes refait systématiquement ces vérifications au début de son traitement. Selon le volume de cas bloquants, elle vous demandera de les traiter avant de poursuivre ou les exclura du processus.
Conseil :
En travail préparatoire à une demande de génération en masse de <dao> et ou <daogrp><daoloc>, les établissements peuvent solliciter sur le guichet AbesSTP, domaine « Modification de notices par lot » la liste des différentes formes utilisées dans l'attribut TITLE de leur <dao> et <daoloc> et le nombre d'occurrences (nombre de composants publiés) à l'échelle de l'ensemble des fonds et collections de l'établissement (RCR Calames), afin de corriger ou faire corriger par traitement de masse de l'Abes (selon le volume) les formes incohérentes, fautives ou obsolètes.
La demande doit préciser toutes les informations définies ci-dessous.
Si son analyse révèle trop de problèmes bloquants pour donner suite au processus, l'Abes vous donnera, via le guichet d'assistance, la liste des questions à trancher et des composants à reprendre avant de pouvoir lancer la modification de masse.
Pendant que tourne le traitement par lot lancé par l'Abes sur les données EAD, il est impératif que l’établissement s'abstienne d’intervenir sur les fichiers concernés, bien que les fichiers EAD n'apparaissent pas comme verrouillés dans l'application professionnelle.
L'Abes convient donc à l'avance, avec le correspondant Calames, via le ticket AbesSTP, d'une demi-journée pendant laquelle vous NE DEVEZ PAS toucher aux fichiers EAD concernés tant que vous n’avez pas été avisé de la fin de l’opération.
L'Abes fournit systématiquement un bilan détaillé