Gérer les comptes dans Calames⚓
- Logins, mots de passe et groupes de droit
- Les contraintes techniques de Calames
- La règle par défaut de création de compte
- Solution pour ne pas diffuser le mot de passe de l'établissement aux agents exerçant sur une courte durée (vacataires et stagiaires)
- Solution pour cloisonner les droits d'écriture sur les fichiers EAD de son établissement
Logins, mots de passe et groupes de droit⚓
Un compte (login/mot de passe) est toujours rattaché à un groupe de Droits (groupes d'appartenance du document).
Un compte ne peut être rattaché qu'à un seul groupe de Droits.
Le groupe de Droits détermine quels fichiers EAD sont :
visibles par défaut dans Calames lorsque le login qui lui est rattaché se connecte.
Il est toujours possible de faire "
Voir tout les documents" ; Dans ce cas, tous les fichiers EAD de tous les établissements déployés dans Calames apparaissent.
accessibles en écriture/publication.
Lors de la création d'un nouveau fichier EAD, seuls disposent par défaut des droits sur ce fichier EAD :
le groupe de droits "admin", soit l'Abes,
le groupe de droits du login créateur du fichier EAD.
Ainsi, s'il existe 2 logins (A et B), rattachés à 2 groupes de Droits différents d'un même établissement, sans modification volontaire des propriétés du fichier EAD par le créateur, les fichiers EAD créés par A ne peuvent pas être vus et modifiés par B.
Les contraintes techniques de Calames⚓
Calames, tel que développé, offre très peu de marge de manœuvre dans la politique de gestion des accès.
Il n'y a pas de gestion des traces liées à un compte permettant d'avoir, par login, des statistiques, un historique des interventions dans les données, etc.
Les traces et statistiques sont uniquement liées au RCR déclaré dans l'attribut AUTHFILENUMBER du <corpname> du <repository>.
Il n'y a donc aucun bénéfice à multiplier les comptes pour un même RCR pour mieux analyser leur activité respective, c'est impossible.
Il n'y a pas de gradation des droits possibles : tous les comptes ont les mêmes droits/habilitations sur les fichiers EAD qui leur sont rattachés.
La seule variable est de pouvoir définir sur quels fichiers EAD tel ou tel groupe a des droits de modification/publication. Et ces droits sont définis dans les propriétés du fichier EAD et non dans les propriétés du compte (login/mot de passe).
Il n'y a donc aucun bénéfice à multiplier les comptes pour affiner leurs droits respectifs, c'est impossible.
Il y a inconvénient à créer plusieurs groupes de droits pour un même établissement car ils sont, sans intervention volontaire, exclusifs les uns des autres : les fichiers EAD que crée A, a priori B ne les voit pas et ne peut pas les modifier.
Il n'y a pas d'interface permettant à un Correspondant de modifier le mot de passe de son compte ; seule l'Abes peut déclarer ou modifier un mot de passe
Tout changement est donc laborieux car le Correspondant n'a pas entièrement la main sur le calendrier et la diffusion des changements dans son équipe
Remarque :
Il n'y a aucun lien entre le nombre de compte et le nombre de licences XMetal.
La règle par défaut de création de compte⚓
Par défaut, lors du déploiement d'un établissement, l'Abes :
crée un unique login, qui est le RCR Calames de l'établissement,
lui attribue son mot de passe,
le rattache à un groupe de Droits propre à l'établissement qui est aussi défini par le RCR Calames de l'établissement.
Ce compte pérenne peut être utilisé simultanément par autant de personnes qu'il y a de membres de l'équipe.
Attention :
Il est toujours possible de demander, via le guichet d'assistance > Calames Pro > Domaine "Autre", le changement du mot de passe lié au compte RCR Calames, quand vous le jugez nécessaire pour la sécurité de l'accès à vos données.
Solution pour ne pas diffuser le mot de passe de l'établissement aux agents exerçant sur une courte durée (vacataires et stagiaires)⚓
Remarque :
Certains établissements qui proposent des contrats parfois très courts de vacation pour des travaux dans Calames, ne souhaitent pas donner le login/mot de passe pérenne de l'établissement à ces agents exerçant sur une courte durée (vacataires et stagiaires), afin de limiter les risques de diffusion de leur compte Calames.
L'Abes propose, pour répondre à ce type de besoin, de fournir un deuxième login/mot de passe "CompteTemporaire". Ainsi l'établissement peut disposer d'un compte avec un nouveau mot de passe prêt pour le nouveau contrat de vacation.
Ce compte temporaire nécessite un changement de mot de passe à chaque fin de contrat (ou groupe de contrats)
L'établissement doit effectuer cette demande (mise à jour du mot de passe) sur le guichet d'assistance de l'Abes > CalamesPro > Domaine : Autres
Comme pour le compte pérenne, ce compte peut être utilisé simultanément par plusieurs personnes.
Attention :
A priori, ce compte est rattaché au même groupe de droits que le compte pérenne de l'établissement (RCR Calames) : il a donc les moyens de travailler dans tous les fichiers EAD de l'établissement.
Cependant, à la demande explicite du correspondant lors de la création initiale de ce compte, il peut être rattaché à un groupe de droit spécifique "Compte temporaire", si le correspondant veut pouvoir déterminer, à chaque renouvellement de contrat, à quel fichier EAD le(s) bénéficiaire(s) temporaire(s) de ce compte doi(ven)t avoir accès.
Le rajout ou suppression de ce groupe de droits "Compte temporaire" devra alors être fait manuellement par le correspondant dans chaque fichier EAD via la mise à jour des propriétés.
Le correspondant devra initier (création a minima) tout nouveau fichier EAD pour en déterminer les Droits (groupes d'appartenance du document) et ainsi garantir que son compte RCR Calames peut aussi y accéder.
Truc & astuce :
Ce type de compte est une manière de cloisonner ses accès dans le temps
Le correspondant doit en faire la demande sur le guichet d'assistance de l'Abes > CalamesPro > Autres en précisant :
qu'il s'agit d'un compte pour les vacataires,
s'il doit appartenir au même groupe de droits que le compte établissement ou s'il doit avoir son propre groupe de droits.
Solution pour cloisonner les droits d'écriture sur les fichiers EAD de son établissement⚓
Remarque :
Certains établissements, qui ont beaucoup de fichiers EAD et des composantes très distinctes, ou très hétérogènes, souhaitent ne pas rendre tous leurs fichiers EAD accessibles en modification/publication à tous les catalogueurs Calames de toutes leurs composantes.
L'Abes propose , pour répondre à ce type de besoin, de fournir des "sous-comptes" rattachés chacun à un sous groupe de Droits, afin de permettre au correspondant de définir a priori quel compte a accès à quel fichier EAD de son établissement.
Cependant, afin de garantir que le correspondant conserve une vue exhaustive de tous les composants de son établissement, il doit s'engager à initier (créer a minima) tous les nouveaux fichiers EAD et ainsi s'assurer que le compte établissement (RCR Calames) a bien des droits d'écriture sur tous les document EAD. Le correspondant peut cependant en créer un ou plusieurs d'avance pré-attribués à tel ou tel groupe de droits des sous-comptes afin de ne pas bloquer ses équipes.
Attention :
Il n'est techniquement pas possible d'empêcher ces sous-comptes de créer des fichiers EAD. Si le sous-compte qui créé le fichier EAD n'en modifie pas les droits via les "Propriétés", le fichier EAD est inaccessible au compte établissement RCR Calames. L'Abes devra être sollicitée, dans ce cas et exceptionnellement, pour rétablir les droits du compte RCR Calames de l'établissement sur ces créations.
Truc & astuce :
Ce type de sous-compte est une manière de cloisonner le travail interne de catalogage.
Le correspondant doit en faire la demande à l'Abes via le guichet d'assistance de l'Abes > CalamesPro > Domaine : Autres en précisant :
à quel périmètre institutionnel correspond chaque sous-comptes et sous-groupe de droits,
à quel(s) fichier(s) EAD déjà existant(s) dans la base, chaque sous-groupe de Droits doit s'appliquer
Le RCR Calames de l'établissement avec lequel le correspondant s'est connecté et qui doit figurer en début d'intitulé est ajouté automatiquement lors de la validation.
Voir le chapitre création
Dans cet exemple, le correspondant Calames de l'Université de Montpellier a ajouté :
à son groupe de droits établissement "341729801", le groupe de droits spécifique de sa section Lettres "341722103"
et un l'intitulé (libre) commençant obligatoirement par le RCR Calames de l'établissement : "341729801-341722103 Montpellier Lettres"
Conseil :
L'intitulé (libre) peut porter la mention "EN RESERVE" et sera corrigé par les catalogueurs de la composante quand ils en auront l'usage.