Quand créer une nouvelle instance EAD ?⚓

La description d'un fonds donne en principe lieu à la création d'une instance EAD. Cependant, en fonction du contexte de l'établissement, un fonds de faible importance peut ne pas faire l'objet d'une instance EAD spécifique.

Un manuscrit isolé ne doit pas faire l'objet d'une instance EAD spécifique.

Une instance EAD spécifique peut et doit être créée lorsque l'imposent des circonstances telles que :

• l'architecture générale des catalogues de l'établissement (p. ex., cotations particulières)

• des contraintes techniques (notamment de taille de fichier : dans Calames, ne pas dépasser les 3 à 4 Mo)

• et / ou la nécessité d'informations de haut niveau spécifiques (<author>, etc.).

Les instances EAD issues de la rétroconversion du CGM

• n'ont pas vocation à être complétées par des suppléments en attente de rétroconversion ni par la description de nouvelles acquisitions

• elles peuvent cependant être corrigées et modifiées (pour le signalement de ces modifications, voir les éléments Description des révisions <revisiondesc>et Contrôle de la description, Date et auteur de la description d'une unité documentaire <processinfo>).

Les instances EAD issues de la conversion de Palme peuvent être réorganisées pour refléter le classement des fonds.