Regroupements et fusions⚓
Des évolutions institutionnelles peuvent amener le regroupement dans un même établissement de plusieurs établissements préexistants, précédemment déployés dans Calames
Dans le cas de fusion d'établissements, la logique institutionnelle veut que les diverses entrées dans l'interface publique Calames et les différents RCR Calames fusionnent au profit d'une entrée unique sous un RCR Calames unique, et qu'à terme l'organisation hiérarchique des fonds se conforme à la nouvelle réalité politique, organisationnelle et documentaire.
Cette réorganisation peut se faire a minima, par la création d'un fichier EAD maître pour le nouvel établissement, qui aura pour fils les fichiers EAD maîtres préexistants, sans toucher à l'organisation des niveaux inférieurs.
Pour cela, il faut :
choisir un RCR Calames unique et sa dénomination publique
que le Correspondant Calames crée un nouveau fichier EAD maître et redéfinisse les liaisons dans les fichiers EAD maîtres préexistants
selon le nombre de fichiers EAD concernés, que le Correspondant Calames corrige ou demande à l'Abes via le guichet d'assistance une modification en masse des RCR Calames préexistants en début des noms de fichiers EAD et dans l'attribut AUTHFILENUMBER du <corpname> du <repository>
La réorganisation de l'arborescence peut être plus ambitieuse, repensant l'articulation fine de l'ensemble dans une logique unique, ce qui prend du temps et intervient plus tard.
L'Abes permet donc, durant une période transitoire de quelques années, de faire cohabiter plusieurs RCR Calames qui préexistaient avant la fusion.
Une simple demande via le guichet d'assistance permet d'harmoniser les dénominations correspondant aux RCR Calames qui demeurent pour les rapprocher visuellement dans l'interface publique
Exemple :
Exemple, lors de leur fusion la Bibliothèque interuniversitaire de Médecine et celle de Pharmacie (BIUM et BIUP) ont demandé la seule modification de leur nom public en le préfixant "BIU Santé" pour apparaître l'une en dessous de l'autre dans l'affichage alphabétique des établissements
Durant cette période le Correspondant du nouvel établissement fusionné, interlocuteur unique de l'Abes, dispose de chacun des logins / mot de passe de chacun des RCR Calames dont il assure la coordination et de tous les droits sur les fichiers EAD afférents. La liste des RCR Calames sous son autorité est précisée dans l'annexe de la convention qui lie l'établissement à l'Abes.
Remarque :
Le Correspondant est libre d'ajouter le RCR Calames de son établissement de rattachement ou le RCR Calames appelé à désigner le nouvel établissement, dans le champ Droits de tous les fichiers EAD relevant des RCR Calames maintenus.
Il peut alors voir et modifier, avec une connexion unique, tous les documents EAD dont il assure la cohérence ; mais c'est aussi le cas de toutes les personnes qui utilisent le compte principal pour travailler sur les fonds.
Il doit veiller, s'il crée de nouveaux fichiers EAD, à ajouter le RCR Calames propre à la structure dans les Droits et à l'utiliser dans l'intitulé et les données du repository.
Remarque :
Dans tous les cas, le RCR en début d'intitulé de fichier EAD doit être le même que celui dans l'attribut AUTHFILENUMBER du <corpname> du <repository> ; ce RCR détermine l'arborescence de publication