Sources complémentaires : Documents en relation - <relatedmaterial> et Documents séparés - <separatedmaterial>⚓
Pour signaler des documents originaux – conservés ou non par l'établissement – en relation avec l'unité documentaire décrite on utilise les éléments suivants :
l'élément Documents séparés <separatedmaterial> si, et seulement si, ces autres documents originaux ont été séparés ou retirés physiquement du fonds que l'on est en train de décrire et dont ils faisaient initialement partie intégrante ;
l'élément Documents en relation <relatedmaterial>, dans tous les autres cas.
À l'intérieur des éléments <separatedmaterial> et <relatedmaterial>, on saisit les informations dans un ou plusieurs éléments de texte <p>. On peut utiliser <archref> pour encoder une référence archivistique à l'intérieur d'un <p>, si l'on souhaite faire un lien vers la description en ligne de la ressource (Chapitre 5 « Liens »).
Conseil :
Il est inutile de baliser précisément les informations relatives à ces sources complémentaires (titre du document complémentaire, lieu de conservation, cote, descriptif de la nature de la relation) ; une indication sous forme textuelle est suffisante.
En revanche, lorsque la source complémentaire est décrite dans un catalogue ou inventaire accessible en ligne, il est utile de créer un lien vers sa description.
Exemple :
Exemple 1 : document séparé physiquement du fonds dont il faisait initialement partie intégrante
<separatedmaterial>
<p>Le volume XIV des manuscrits Dubuisson Aubenay est conservé à la Bibliothèque nationale de France, département des Manuscrits, sous la cote XXX.</p>
</separatedmaterial>
Exemple :
Exemple 2 : documents de même provenance archivistique
<separatedmaterial>
<p>Une partie importante des papiers de Georges Cuvier
(<archref
href="http://www.calames.abes.fr/pub/ms/PA2011342">oeuvres scientifiques</archref>) a été donnée par son neveu Frédéric-Georges Cuvier à la Bibliothèque du Muséum national d'histoire naturelle.</p>
</separatedmaterial>
Exemple :
Exemple 3 : Document relié intellectuellement à un autre document
<relatedmaterial>
<p>Un autre exemplaire de ce scénario se trouve sous forme de brochure multigraphiée en dehors du fonds Billetdoux, à la Bibliothèque nationale de France, Département des arts du spectacle, sous la cote
<extref
href="http://catalogue.bnf.fr/ark:/12148/cb40898878s/PUBLIC">8YA TV-1132</extref>.</p>
</relatedmaterial>
Attention :
Ne pas confondre avec les éléments de bibliographie sur le document décrit (voir Bibliographie - <bibliography>) ni avec l'élément de localisation d'un original lorsque l'on décrit une reproduction (voir Existence et lieu de conservation des originaux - <originalsloc>).