Avoir une vue d'ensemble⚓
Un tableau d'arborescence (à demander à l'Abes)⚓
L'arbre de gauche dans l'outil Calames professionnel ne permet pas de visualiser l'articulation entre les documents EAD de son fonds, qu'il s'agisse de liaisons ou d'inclusions
Pour disposer d'une vue complète de son arborescence, l'Abes peut vous fournir une extraction sous tableur (format csv), de ce type :
Conseil : Demander le tableau⚓
Pour obtenir son arborescence à jour des données Calames, faire une demande via le guichet d'assistance de l'Abes > Calames Pro > Autres en précisant :
le sujet : "Tableau d'arborescence",
le ou les RCR Calames concernés.
Remarque : Demander une correction de masse⚓
Ce tableau peut également être utile pour engager un chantier de modifications importantes sur ces propriétés de fichiers EAD (liaison/inclusion/n° d'ordre/intitulé/droits).
Dans ce cas, l'établissement peut ajouter des colonnes explicitement titrées avec les données corrigées. Cela peut concerner les cas où :
l'arborescence est repensée,
un grand nombre de nouveaux fichiers EAD sont ajoutés et où les positions sont à redéfinir,
des transferts d'un RCR à un autre
Si les corrections concernent plusieurs fichiers EAD, l'Abes recommande une procédure afin de ne rien oublier et garantir la cohérence des modifications.
Si les corrections concernent beaucoup de fichiers EAD (plus de 15), l'établissement peut faire une demande de mises à jour en masse via le guichet d'assistance de l'Abes > Calames Pro > Modifications de notices par lots en joignant le tableau arborescence complété.
Les données présentées dans le tableau⚓
Les données affichées dans le tableau sont extraites des propriétés des fichiers EAD
- Hiérarchie entre fichiers EAD (jeux de 3 colonnes)⚓
Pour chaque fichier EAD sont mentionnés, dans un jeu de trois colonnes spécifiques à chaque niveau de la hiérarchie entre fichiers EAD :
le n° de fichier [colonne "niv"]
sa position (n° d'ordre) déclarée dans une fratrie [colonne "pos"]
son intitulé [colonne "intitulé"]
- Nombre de descendants, taille et répartition des composants⚓
Dans les colonnes regroupées à la fin :
le nombre de descendants si le fichier EAD est publié à date extraction, (0 si pas publié) [colonne Y]
la taille du fichier EAD en ko [colonne Z]
la répartition des composants par générations si le fichier EAD est publié) : Nombre de C1 (enfant de archdesc) - Nombre de C2 (enfant de C1) - etc jusqu'à C12 [colonne AA] (NULL si pas publié)
Remarque :
Les fichiers EAD liés (divisés par l'établissement pour des questions de taille) sont regroupés sur une même ligne
