Modifier son arborescence⚓

Après une phase d'accroissement ou à l'occasion d'un grand chantier de reprise, un établissement peut vouloir modifier son arborescence de fichiers maître et sous-maîtres, en créant, par exemple, un nouveau niveau de fichiers sous-maîtres pour expliciter des regroupements de fonds archivistiques ou de collections de manuscrits.

Si cette modification affecte plus de 5 ou 6 fichiers (qui changent de fichier parent et/ou de position dans la fratrie), l'Abes préconise la procédure suivante afin de garantir le respect de toutes les étapes indispensables au bon déroulement de la republication générale de tous les fichiers concernés.

Procédure
  1. Demander à l'Abes une version à jour du tableau de son arborescence⚓

    Voir ici la structuration du tableau

  2. Compléter ce tableau avec la ou les nouvelles clés de fichiers parents et les nouvelles positions dans des colonnes dédiées⚓
  3. Procéder à la mise à jour des propriétés SANS dépublier NI republier les fichiers⚓

    Selon l'ampleur et le caractère progressif ou simultané des corrections, la mise à jour des propriétés des fichiers EAD (parent, position, etc...) peut se faire

    • manuellement par l'établissement,

    • par une modification de masse demandée à l'Abes via le guichet ABESstp Calames pro, domaine Traitements de masse, à partir du tableau ci-dessus.

      Le tableau produit par l'Abes comprend toujours des colonnes dédiées à ces demandes de modification des propriétés.

  4. Demander à l'Abes une version à jour de l'état sur le serveur Calames suite à ces modifications, du tableau de son arborescence⚓

    En cas de modifications de masse réalisées par l'Abes, elle réédite systématiquement une version à jour du tableau et l'envoie à l'établissement pour contrôle.

  5. S'assurer de la conformité des fichiers qui seront à publier pour la première fois⚓

    Comme pour toute publication, les fichiers qui, dans le cadre de cette opération, connaîtront une primo publication, devront avoir été vérifié pour s'assurer notamment

    - de la présence du RCR Calames valide en /ead/archdesc/did/repository/corpname/@authfilenumber

    - de l'absence d'ID de <c> doublons

  6. Dépublier-Republier tous les fichiers affectés par lot cohérent⚓

    Attention

    Quand une inclusion est modifiée, il est impératif de republier dans l'ordre le parent (fichier M), puis tous les fichiers enfants (fichier A, B,...) avec leurs nouveau parent et position.

    Quand on modifie l'ordre des inclusions (pour refaire un ordre alphabétique des fonds archivistiques par exemple), il est impératif de republier dans l'ordre les fichiers de la fratrie.

    L'Abes peut procéder par lot à cette republication en programmant des publications nocturnes ou le week-end, sur demande via le guichet AbesSTP : elle détermine avec l'établissement les lots à partir de la version à jour du tableau d'arborescence.