Pour les <daogrp><daoloc>⚓
Les informations à fournir à l'Abes⚓
Parce que le processus automatisé, même en cas de mise à jour, recrée entièrement les <daogrp>, l'Abes doit disposer de toutes les valeurs de tous les attributs (et la valeur du texte des éventuels <daodesc>), y compris les valeurs qui ne changent pas. C'est pourquoi l'établissement doit toujours partir de l'existant, en cas de mise à jour.
Pour la création ou mise à jour de <daogrp> sont obligatoires :
la clé du fichier et l'ID du composant <c>
au moins deux <daoloc> avec
leur valeur de l'attribut ROLE,
l'url de l'attribut HREF
et le plus souvent la valeur d'un attribut TITLE.
Mais il est possible de préciser jusqu'à deux autres <daoloc> avec leurs valeurs d'attributs ainsi qu'un éventuel contenu textuel pour un <daodesc><p> si les valeurs de TITLE ne peuvent suffire.
Conseil :
Pour les établissements dans l'impossibilité de connaitre l' ID des composants <c> concernés, solliciter au préalable le service spécifique d'alignement par l'Abes qui identifie l'ID à partir de données descriptives de l'unité documentaire (cote, titre,...).
L'Abes met à votre disposition dans le tableau bilan de l'existant un onglet conforme à la structuration et aux informations attendues.
Le bilan fourni par l'Abes⚓
Le tableau de bilan fourni par l'Abes à l'étape 2 de la procédure comprend au minimum 3 onglets :
la Synthèse : un bilan quantitatif des <daogrp> et des problèmes plus ou moins bloquants constatés,
le Liste des <c> et leurs <daogrp> : la liste exhaustive des données de <daogrp> avec une ligne par composant concerné,
l'onglet Données pour traitement par lot aux colonnes prédéfinies et qui peut être alimenté par copier-coller avant correction pour le traitement de mise à jour en masse.
Écran : La synthèse chiffrée de l'analyse⚓
Les cellules en jaune peuvent être complétées à l'analyse lors de l'étape 2 de la procédure ; les cellules en orange le sont à l'issu de la modification par lot
- Données d'identification⚓
RCR Calames et date de l'extraction qui ne peut concerner que des composants publiés
- Périmètre de l'analyse⚓
Si le projet de l'établissement cible d'emblée certains fonds particuliers, l'Abes distingue dans son analyse les résultats sur tout le RCR des résultats sur les seules clés ciblées par l'établissement dans sa demande : les clés sont alors listées dans la 1re colonne
- Problèmes bloquants au regard des bonnes pratiques⚓
Ce pavé donne le bilan quantitatif des points bloquants au regard des règles de catalogage.
Selon la nature et le volume du problème la correction ne peut pas toujours être prise en charge par la seule mise à jour en masse des <daogrp>. Les composants doivent être alors soit corrigés manuellement et/ou exclus du traitement, soit faire l'objet d'un traitement de masse spécifique par l'Abes.
Les traitements de masse permettent à l'Abes
de supprimer des <dao> en laissant les <daogrp> et inversement, mais pas de cibler un <daogrp> parmi plusieurs dans un même composant ; les listes de suppression doivent être homogènes et ne peuvent mêler <dao> et <daogrp>
de supprimer des <daogrp> puis recréer des <dao>
de compléter les valeurs d'attributs manquantes : les données complétées doivent alors figurer dans l'onglet « Données pour traitement par lot »
- Sujets à réfléchir⚓
Certaines données ne sont pas fausses au regard des bonnes pratiques mais peuvent cependant justifier d'être réexaminées
Le traitement par lot ne peut porter que sur les <daogrp> contenant 4 <daoloc> maximum ; certains composants ont plusieurs dizaines de <daoloc>
L'interface publique de Calames permet de faire défiler plusieurs vignettes, ce n'est cependant pas forcément pertinent d'en avoir plusieurs pour une fonctionnalité qui vise essentiellement à attirer l'oeil.
Le présence d'un <daodesc> est autorisée dans <daoloc> mais il est recommandé de privilégier l'attribut TITLE. Les traitement de masse ne peuvent prendre en charge les mises à jour de <daogrp> avec des <daodesc> dans les <daoloc>.
- Les différentes valeurs de l'attribut TITLE⚓
Un traitement par lot peut être l'occasion d'harmoniser les valeurs des attributs TITLE : aussi l'analyse liste les différentes valeurs et leur nombre d'occurrences sur le RCR
Écran : Liste des <c> et leurs <daogrp> : partie analyse⚓
- Identification⚓
La clé et l'ID du composant sont des données indispensables à fournir pour toute mise à jour
Les <unitid> de type cote ou division sont donnés à des fins de contrôle
- Compteurs⚓
Ils permettent de repérer les composants avec plus d'un <daogrp> et ceux avec plus de quatre <daoloc> dans le <daogrp> : ils ne peuvent être traités en masse.
- Différents problèmes⚓
« ok » signifie que le composant ne présente pas le problème recherché.
La colonne « Elément parent » permet de repérer les <daogrp> qui ne sont pas enfants directs de <c>
- Pour réflexion⚓
Détaille deux points que les règles de catalogage autorisent mais qui peuvent justifier une révision
- Nombre de composants concernés⚓
Cette ligne calcule automatiquement le nombre de composants concernés par le problème ou le point à examiner.
Écran : Liste des <c> et leurs <daogrp> : données à mettre à jour⚓
- Données à mettre à jour⚓
Les valeurs des attributs HREF et TITLE des différents <daoloc> et le contenu textuel du <daodesc>
La structuration de ces colonnes est identique aux colonnes du 3e onglet « Données pour traitement par lot » : il est donc possible de faire un copier-coller avant de procéder aux corrections des données qui le nécessitent
- Par sécurité⚓
Les 2 dernières colonnes sont là uniquement à des fins de contrôle éventuel en cas de doute. Elles contiennent
le contenu textuel cumulé de tous les <daodesc> présents à un endroit ou l'autre du ou des <daogrp>
l'extrait EAD de la totalité du ou des <daogrp>
Plusieurs erreurs concernant les <daogrp> présents dans Calames, peuvent empêcher la génération de <daogrp><daoloc> par lot.
L'Abes a produit, en novembre 2023, un tableau de diagnostic sur la totalité des <daogrp> problématiques présents dans la base Calames, pour information et traitement éventuel par les établissements.
L'Abes refait systématiquement ces vérifications lors de la première étape ci-dessous : « connaitre ses daogrp ».
Conseil :
En travail préparatoire à une demande de génération en masse de <dao> et ou <daogrp><daoloc>, les établissements peuvent solliciter sur le guichet AbesSTP, domaine « Modification de notices par lot » la liste des différentes formes utilisées dans l'attribut TITLE de leur <dao> et <daoloc> et le nombre d'occurrences (nombre de composants publiés) à l'échelle de l'ensemble des fonds et collections de l'établissement (RCR Calames), afin de corriger ou faire corriger par traitement de masse de l'Abes (selon le volume) les formes incohérentes, fautives ou obsolètes.
En travail préparatoire à une demande de génération de masse de <daogrp>, les établissements doivent solliciter sur le guichet AbesSTP, Domaine Modification de notices par lot la liste exhautive des <daogrp><daoloc> existants.
La demande doit préciser les clés des fichiers EAD ciblés ou si elle porte sur tout le RCR
Voir ci-dessus le contenu de ce tableau.
L'Abes signale systématiquement les cas bloquants dans le tableau bilan., Selon le volume de cas bloquants, elle vous demande de les traiter avant de poursuivre ou les exclura du processus.
Dans le suivi du ticket ouvert sur le guichet AbesSTP, transmettre à l'Abes une version du tableau avec un onglet « Données pour traitement par lot » pour chaque composant concerné
soit des données à créer ex nihilo par lot
soit des données copiées du bilan fourni par l'Abes et corrigées là où nécessaire pour les mises à jour par lot ; pour un composant donné, toute valeur qui existe dans Calames mais ne figure pas dans cet onglet sera écrasée.
Pendant que tourne le traitement par lot lancé par l'Abes sur les données EAD, il est impératif que l’établissement s'abstienne d’intervenir sur les fichiers concernés, bien que les fichiers EAD n'apparaissent pas comme verrouillés dans l'application professionnelle.
L'Abes convient donc à l'avance, avec le correspondant Calames, via le ticket AbesSTP, d'une demi-journée pendant laquelle vous NE DEVEZ PAS toucher aux fichiers EAD concernés tant que vous n’avez pas été avisé de la fin de l’opération.
L'Abes fournit systématiquement un bilan chiffré.