Comment transférer des notices de conversion rétrospective du Sudoc vers les SIGB ?
Problème initial⚓
Solution 1 : Filtrage en aval au niveau du SIGB⚓
Attention :
Ce protocole est envisageable uniquement selon les critères standards définis ci-dessous.
Les notices rétroconverties figurent obligatoirement dans les mêmes fichiers de transfert régulier envoyés par l'ABES que les autres notices de la bibliothèque.
- La bibliothèque peut mettre en place un filtre au niveau de son SIGB pour rejeter ces notices, identifiées par leur zone 991.⚓
Remarque :
Le détail du paramétrage est à voir soit en interne, soit avec le fournisseur du SIGB.
- En chargeant ce fichier, la bibliothèque aura l'assurance d'alimenter son SIGB uniquement avec les notices exemplarisées définitivement.⚓
Remarque :
Il est nécessaire pour cela de faire appel au service Exports à la demande de l'ABES : le coordinateur doit en faire la demande en remplissant un formulaire de demande d'export.
Dans le cadre de cette opération, ce produit dérivé sera fourni gracieusement.
Truc & astuce : Dans le cas où le SIGB ne gère pas les rejets de notices mais les critères d'acceptation de notices⚓
Arrêter le logiciel de la bibliothèque qui traite automatiquement le transfert régulier
Envoyer le message de déclenchement du transfert manuellement pour recevoir le fichier ISO 2709
Ouvrir le fichier ISO 2709 reçu avec un visualiseur
Supprimer (par lot, sur critère) toutes les notices comportant la zone 991 dans ce fichier
Lancer manuellement l'import dans votre SIGB de ce fichier "nettoyé"
Demander ensuite l'extraction des notices de rétroconversion à l'ABES en remplissant un formulaire de demande d'export.
Solution 2 : Envoi par l'ABES de listes de PPN délocalisés⚓
A l'occasion de ses opérations de rétroconversion, un établissement peut se délocaliser parce qu'il a fait une erreur de localisation ou parce qu'il ne dispose plus du document. Dans les transferts réguliers quotidiens ou hebdomadaires, s'il n'y a plus aucun exemplaire d'un ILN sous une notice, la notice n'est pas envoyée au SIGB de cet ILN .
Remarque :
En revanche, si d'autres exemplaires de cet ILN subsistent sous la notice, celle-ci est envoyée au SIGB de l'ILN
Truc & astuce :
Pour vous aider à repérer les notices sous lesquelles vous n'avez plus aucun exemplaire : vous pouvez demander à l'Abes la liste des ppn délocalisés via le guichet d'assistance
Cette liste de PPN vous servira à supprimer manuellement du SIGB les notices qui doivent l'être ou à vérifier que les programmes (de dédoublonnage en particulier) fonctionnent correctement.
Réglementaire : Documentation sur les PPN délocalisés⚓
Consulter la documentation sur ces PPNdélocalisés
Voir la mise en place technique de cette option
Pour tout renseignement concernant cette option, contacter le guichet d'assistance de l'ABES : https://stp.abes.fr/node/3?origine=sudocpro Domaine Transferts réguliers
Dans le cadre d'une conversion rétrospective en ligne :
Cependant, rien ne permet de détruire dans le système local la première notice qui n'est plus localisée dans le Sudoc.
Il y a donc création d'un doublon dans le catalogue de la bibliothèque.
Attention : Par conséquent le suivi de l'opération de conversion rétrospective par la bibliothèque devient plus lourd⚓
En effet, en plus du suivi de la correction des tests et échantillons dans la base de production, il faut supprimer dans la base locale les notices qui ont été l'objet d'une délocalisation en ligne.